Description du service
Le service de prévention des risques assure la fluidité et la sécurité du transport des conteneurs en traitant les cargaisons non-dédouanées et abandonnées de manière pratique et rapide, tout en protégeant les intérêts de MSC, en réduisant les risques financiers et opérationnels, en favorisant la satisfaction des clients et en garantissant la pleine exécution du contrat de transport de MSC.
Description du poste
Le/la représentant(e) FNA est responsable du suivi quotidien et de la gestion complète des dossiers FNA, incluant l'évaluation des risques, la communication avec les clients, la coordination avec les bureaux à l'étranger et le siège social, le suivi des coûts, la facturation et la clôture des dossiers en fonction de l'évolution du statut des conteneurs. Ce rôle contribue à la réduction des risques financiers et opérationnels grâce à une communication régulière, une gestion rigoureuse des dossiers et un suivi attentif, conformément aux procédures FNA.
Niveau de responsabilité
Responsable pour la qualité et le respect des échéanciers de son travail. Contribution aux projets avec encadrement, soutien aux objectifs de l’équipe et de l’organisation. Gestion accrue des tâches avec une plus grande autonomie à mesure que l'expérience progresse dans le rôle.
Tâches principales
Performance opérationnelle
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Surveiller les envois et les dossiers FNA attribués afin d'identifier les risques liés aux cargaisons non dédouanées ou abandonnées et assurer un suivi rapide.
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Coordonner avec les clients, les bureaux à l'étranger, les contacts portuaires, les transitaires, les expéditeurs, les destinataires et les équipes internes pour obtenir des mises à jour et résoudre les problèmes liés aux dossiers.
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Assurer le traitement quotidien des dossiers FNA, de leur ouverture à leur clôture, en veillant à ce que les actions soient réalisées conformément aux procédures du MSC Genève et aux procédures opérationnelles standard (SOP) de l'agence.
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Maintenir des mises à jour précises et régulières dans MAP, le tableau de bord, Themis et autres outils de suivi pertinents afin de faciliter la production de rapports et la visibilité opérationnelle.
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Assurer l'exactitude quotidienne des données relatives aux dossiers FNA en cours et clôturés, y compris les enregistrements de coûts, les transactions de paiement et les mises à jour de statut des dossiers.
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Fournir un soutien à la clientèle rapide et professionnel en partageant des informations claires, en assurant le suivi des actions requises et en contribuant à la résolution des dossiers.
Évaluation des risques, suivi et clôture des dossiers
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Examiner les dossiers FNA nouveaux et existants afin d'identifier les risques opérationnels, financiers et liés à la relation client. Faire le suivi auprès des clients, des bureaux à l'étranger, du siège social et des services internes afin d'obtenir les mises à jour, les instructions, les paiements et les documents requis.
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Suivre l’évolution du statut des conteneurs et des cargaisons afin de faciliter la prise de décisions rapides concernant leur libération, leur retour, leur élimination, leur récupération ou la clôture des dossiers.
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Préparer et soumettre aux clients les détails des coûts, les factures et les pièces justificatives afin de traiter les frais impayés et les obligations financières.
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Tenir à jour les notes de dossier et les systèmes pour assurer un suivi, des rapports et une clôture appropriée des dossiers FNA, conformément aux procédures.
Soutien aux activités et collaboration interfonctionnelle
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Collaborer avec les équipes internes pour assurer un traitement rapide des dossiers FNA, le suivi client, l'analyse des coûts et la résolution opérationnelle.
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Partager les mises à jour précises des dossiers et les renseignements requis avec les services concernés afin d'assurer la cohérence des actions et une communication claire.
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Respecter les procédures établies et les pratiques d'équipe afin d'assurer l'exactitude, la cohérence et la documentation appropriée dans le traitement des dossiers FNA.
Gestion des dossiers FNA
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Gérer efficacement les dossiers FNA attribués en vérifiant leur statut, en effectuant les suivis nécessaires et en contribuant à leur résolution rapide, conformément aux procédures.
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Communiquer avec les clients, les contacts portuaires, les représentants des douanes, les bureaux à l'étranger et les équipes internes pour fournir des mises à jour, obtenir des renseignements et suivre l'avancement des dossiers.
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Examiner les coûts, les frais, la documentation et l'évolution des dossiers afin de faciliter le suivi des recouvrements et la prise de décisions éclairées.
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Faire le suivi des factures, des paiements et des écritures comptables relatifs aux dossiers FNA, en assurant un suivi précis et en signalant rapidement les cas à risque élevé aux responsables de l'équipe.
Examen des coûts et suivi financier
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Recueillir et tenir à jour des renseignements précis sur les coûts, les factures, les paiements et l'état des dossiers FNA attribués.
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Examiner les coûts et les frais FNA afin d'identifier les anomalies, les informations manquantes ou les éléments nécessitant un suivi auprès du client.
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Préparer les détails des coûts, les pièces justificatives et les factures à soumettre au client, conformément aux procédures FNA.
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Assurer le suivi des paiements en souffrance et des actions de recouvrement, en assurant un suivi précis et des mises à jour régulières dans les systèmes concernés.
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Signaler les problèmes non résolus liés aux coûts, aux paiements ou aux recouvrements aux responsables de l'équipe lorsque des conseils ou des mesures supplémentaires sont nécessaires.
Compétences / Expérience :
On attend de toute l’équipe de MSC Canada qu’elle adopte l’attitude MSC, c’est-à-dire qu’elle soit une force positive, motivée par la recherche incessante de résultats axés sur les solutions; elle doit également être accessible et encourager la collaboration avec les collègues et les clients.
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Formation : Baccalauréat ou équivalent (formation et expérience professionnelle pertinentes).
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Expérience professionnelle : 1 à 2 ans d’expérience dans le secteur du transport, de la logistique ou de l’expédition, avec une connaissance pratique de la documentation associée (un atout).
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Sens du service à la clientèle : Offre un soutien rapide, professionnel et axé sur les solutions aux clients internes et externes.
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Gestion du temps et organisation : Priorise sa charge de travail quotidienne, respecte les échéances et assure l’exactitude de la documentation et des mises à jour du système.
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Prise de décision : Analyse les informations disponibles, évalue les options et appuie les décisions pratiques visant à réduire les risques et les coûts.
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Multitâches : Gère plusieurs dossiers, appels, courriels et suivis tout en maintenant la précision et la qualité du service.
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Communication : Communique clairement et professionnellement avec les clients, les fournisseurs, les bureaux à l’étranger et les équipes internes.
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Suivi et responsabilisation : Prend en charge les dossiers qui lui sont confiés et assure un suivi rigoureux jusqu’à ce que les problèmes soient résolus ou remis à la hiérarchie compétente.
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Pensée logique et créative : Fait preuve de discernement, de compétences en résolution de problèmes et de créativité pour identifier des solutions efficaces, y compris pour des sujets qui sortent du cadre habituel.
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Précision sous pression : Maintient la précision, la qualité et la productivité tout en travaillant rapidement et en gérant des priorités concurrentes.
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Autonomie et proactivité : Travaille de manière indépendante, reste proactif et signale les problèmes à haut risque, inhabituels ou hors du cadre habituel lorsque l’avis de la direction est requis.
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Connaissances techniques : Maîtrise en transport maritime, logistique, documentation pertinente, Excel et Microsoft Office.
Pourquoi travailler chez MSC Canada?
MSC est un chef de file mondial de l’expédition par conteneurs. Au service du marché canadien depuis plus de vingt ans, MSC Canada est rapidement devenue le premier transporteur à l’échelle nationale.
Nos valeurs déterminent nos façons de faire. Elles sont la pierre angulaire de notre entreprise; elles appuient notre vision, façonnent notre culture et définissent nos axes futurs.
Une équipe formidable, composée de gens qui travaillent dur et qui veillent les uns sur les autres, tout simplement.
Voici quelques-uns des avantages que nous offrons :
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Couverture flexible des soins de santé et des soins dentaires (pour tous les postes permanents à temps plein).
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Cotisations REER de contrepartie versées par l’entreprise, qui correspondent à une partie des cotisations d’un membre du personnel (pour tous les postes permanents à temps plein)
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Programmes de formation sur mesure pour le perfectionnement du personnel
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Possibilités en matière de mentorat, de leadership et de soutien
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Programme de recommandation de membres du personnel
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Engagement au sein de la communauté
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Salle d’entraînement aux bureaux de Montréal et de Toronto
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Programme de santé et de mieux-être
Engagement de MSC Canada envers un processus équitable d’acquisition de talents :
Déclaration relative à l’intelligence artificielle
Chez MSC Canada, nous nous engageons à faire preuve de transparence et d’équité dans notre processus de recrutement. Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle dans nos efforts d’acquisition de talents.
Disponibilité du poste
- Poste déjà disponible : Ce poste est établi et il est actuellement à pourvoir.
Communication en temps opportun
MSC Canada s’assure de tenir les candidat(e)s au courant de l’évolution du processus en temps opportun. Les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue en personne en seront informé(e)s dans les 45 jours suivant leur entretien initial avec nous.
