Résumé du poste :
La personne responsable de la coordination des ressources humaines occupe un poste permanent à temps partiel de 20 heures par semaine et travaille en collaboration avec la personne responsable de la coordination des personnes assistantes afin de soutenir le recrutement, la sélection, l’intégration, le développement et le soutien continu des membres du personnel et des personnes assistantes au sein de la communauté. La personne titulaire du poste assure le leadership et la supervision des systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH), de la conformité législative, des dossiers du personnel et des processus de recrutement. À titre de membre de l’équipe de leadership, la personne titulaire du poste soutient activement les besoins continus de la communauté, en mettant particulièrement l’accent sur les relations de travail, le développement de la main-d’œuvre et la culture organisationnelle. La personne titulaire du poste exerce ses responsabilités conformément aux principes, aux valeurs et à la philosophie énoncés dans la Charte de L’Arche, l’Énoncé de mission de L’Arche et le Modèle de leadership de L’Arche Canada.
Principales fonctions et responsabilités
Recrutement, en collaboration avec le ou la coordonnateur/trice des assistants :
- Est responsable de la présélection et de l’embauche des membres du personnel conformément aux politiques et procédures, aux lois et aux règlements de L’Arche Canada et de Citoyenneté et Immigration Canada.
- En collaboration avec la personne responsable du recrutement national et en utilisant les systèmes de recrutement et de SIRH de l’organisation, coordonne et dirige les efforts de recrutement afin d’attirer, d’évaluer et d’embaucher des personnes qualifiées dont les valeurs correspondent à celles de L’Arche pour les postes vacants.
- Élabore et met en œuvre des stratégies locales de recrutement, notamment l’affichage d’offres d’emploi en ligne, l’établissement de relations avec les collèges, les universités et les partenaires communautaires, la participation à des salons de l’emploi et à des activités de recrutement, ainsi que la promotion de L’Arche Ottawa comme employeur de choix.
Ressources humaines et relations de travail :
Veille à ce que tous les dossiers du personnel soient exacts et à jour et répondent aux exigences du ministère du Travail et du ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires.- Traite les demandes de permis de travail et leur renouvellement.
- Se tient au courant des changements dans les processus du ministère du Travail et de l’immigration canadienne et veille au respect de la Loi sur les normes d’emploi.
- Se tient au courant des pratiques exemplaires, des changements législatifs et des normes de l’industrie, et veille à la conformité juridique des ententes contractuelles.
- Répond aux plaintes, réclamations, griefs et préoccupations en milieu de travail du personnel; fournit des conseils et du soutien aux gestionnaires; et coordonne la documentation, la paie finale et les autres processus liés à l’emploi lors des cessations d’emploi.
- Conseille et appuie la personne responsable de la communauté et les membres de l’équipe de coordination dans l’interprétation et l’administration des politiques, des programmes et des pratiques exemplaires.
- Fournit des conseils, des consultations et du soutien aux membres de l’équipe de coordination, aux gestionnaires et au personnel concernant les politiques et procédures de ressources humaines, la législation en matière d’emploi et les pratiques en milieu de travail.
- Conseille et soutient les gestionnaires dans le traitement des questions de relations de travail, notamment la gestion du rendement, les conflits en milieu de travail, la discrimination, le harcèlement, les mesures d’adaptation, la gestion de l’assiduité et les processus disciplinaires.
- Gère et consigne toutes les données relatives au personnel, y compris les nouvelles embauches, les changements et les cessations d’emploi, et produit les rapports requis.
- Fournit des conseils stratégiques et du soutien à la personne responsable de la communauté en matière de relations de travail, de politiques et pratiques de ressources humaines, de planification de la main-d’œuvre, de développement organisationnel et de gestion des risques liés à l’emploi.
- Maintient en tout temps la confidentialité des dossiers et des renseignements du personnel et respecte le code d’éthique de la Human Resources Professional Association.
Responsabilités financières / paie :
En partenariat avec la personne responsable de la coordination des personnes assistantes, aide les membres du personnel à obtenir un numéro d’assurance sociale, à présenter une demande de carte Santé de l’Ontario et à ouvrir un compte bancaire.- En collaboration avec la personne responsable de la coordination des personnes assistantes, surveille le niveau de rémunération approprié pour l’ensemble du personnel de la communauté.
- Travaille en collaboration avec la personne responsable de la coordination des personnes assistantes pour gérer la paie aux deux semaines.
- Recueille et saisit les pièces justificatives nécessaires à la paie.
- Soumet les demandes de relevé d’emploi (RE) à L’Arche Canada et répond aux demandes de renseignements du ministère du Travail.
- Signale les préoccupations potentielles liées à la paie, comme une répartition inéquitable des heures ou une tendance constante aux heures supplémentaires.
- Travaille étroitement avec la personne responsable de la communauté concernant les coûts liés à la formation, au recrutement et à d’autres éléments de la planification budgétaire.
Formation et perfectionnement :
Recommande, planifie et/ou met en œuvre les formations obligatoires, telles que l’IPC/CPI, les premiers soins, la LAPHO (AODA) et d’autres programmes de perfectionnement destinés à l’ensemble des personnes assistantes et du personnel de L’Arche Ottawa.- Gère les systèmes d’apprentissage et veille à ce que la formation de l’ensemble du personnel soit à jour.
Santé, sécurité et mesures d’adaptation en milieu de travail
Soutient la conformité à la législation sur la santé et la sécurité au travail, aux exigences en matière de mesures d’adaptation en milieu de travail et aux politiques organisationnelles.- Coordonne le signalement des incidents en milieu de travail, les enquêtes, les mesures correctives et la tenue des dossiers.
- Soutient les mesures d’adaptation en milieu de travail et la planification du retour au travail, en collaboration avec le personnel, les gestionnaires et les spécialistes externes, au besoin.
- Fournit des conseils aux personnes responsables et au personnel concernant la santé et la sécurité au travail, les mesures d’adaptation et les exigences de conformité législative.
- Favorise un milieu de travail sécuritaire, sain et inclusif grâce à la gestion des risques, aux initiatives de prévention et à l’amélioration continue.
Rapports et conformité
Tient des dossiers exacts et veille à ce que les soumissions soient effectuées en temps opportun et conformément aux exigences applicables.
Leadership organisationnel
Participe à titre de membre de l’équipe de leadership.- Contribue à l’élaboration du plan opérationnel.
- Conseille sur l’élaboration des politiques.
- Contribue à la planification de la relève, à la planification de la main-d’œuvre et à la rétention, afin d’aider L’Arche Ottawa à devenir un employeur de choix.
- Soutient l’engagement du personnel dans la culture du milieu de travail.
- Contribue à nourrir une culture communautaire saine qui reflète l’Identité et la Mission de L’Arche.
- Révise et met à jour les descriptions de poste au besoin, en collaboration avec l’équipe de leadership.
Autres :
En collaboration avec la personne responsable de la coordination des personnes assistantes, participe à tout groupe de travail pertinent de l’ODSN.- Assure, à tour de rôle avec les autres membres de l’équipe de coordination, la garde du téléphone d’urgence.
- Participe à des réunions organisationnelles en Ontario, à l’échelle nationale et/ou internationale. D’autres tâches peuvent être définies par la personne responsable de la communauté ou la personne désignée, selon les besoins.
Qualifications, compétences requises et exigences du poste :
Formation en ressources humaines et/ou expérience équivalente de plus de cinq ans.- La maîtrise des deux langues officielles est privilégiée.
- Vérification claire du casier judiciaire, y compris une vérification pour le secteur vulnérable.
- Capacité à reconnaître ses erreurs et à en tirer des leçons; demande et accepte de l’aide lorsque nécessaire.
- Capacité à demeurer calme et à maintenir sa concentration en période d’incertitude et de crise, et à donner des directives claires.
- Travaille en collaboration, donne l’exemple et favorise la résolution des conflits, et reconnaît les efforts des autres.
- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
- Bonnes compétences administratives; sens de l’organisation et bonne gestion du temps.
- Capacité à résoudre des problèmes, à contribuer à l’élaboration de solutions et à obtenir les ressources nécessaires.
- Connaissance des logiciels informatiques et des systèmes SIRH, notamment Excel, Outlook, Word, PowerPoint et les systèmes SIRH.
- Permis de conduire et accès à un véhicule.
- Capacité à voyager en Ontario.
Conditions de travail et environnement physique :
À l’aise de travailler dans un environnement de bureau où l’équipement et l’espace sont partagés avec d’autres personnes.- À l’aise de diriger plusieurs réunions et d’y participer, tant en groupe qu’individuellement.
- De temps à autre, la personne responsable de la coordination des ressources humaines devra s’absenter pour participer à des événements et/ou à des formations communautaires, régionaux ou nationaux, ce qui peut comprendre du travail en soirée et la fin de semaine.
- Doit occasionnellement assister à des inspections et à des réunions d’équipe dans chaque foyer.
