Mener le processus complet d’admission afin d’analyser les besoins de la clientèle et de déterminer leur admissibilité aux services selon les procédures et les lignes directrices en vigueur.
Coordonner la mise en place et la prestation des services destinés à la nouvelle clientèle, en veillant à ce qu’ils soient établis avec exactitude et en temps opportun.
Communiquer à la clientèle des renseignements clairs et précis sur les services offerts, y compris les options à sa disposition, les coûts, les horaires et les modalités de paiement.
Diriger les personnes inadmissibles ou situées en dehors de la zone de service vers d’autres programmes ou ressources communautaires.
Communiquer avec la clientèle de manière professionnelle et empreinte de compassion, particulièrement avec les personnes en situation de vulnérabilité sur le plan physique, psychologique ou social.
Faire preuve d’une bonne compréhension de la diversité des besoins de la clientèle (p. ex. déficiences cognitives, obstacles à la communication, maladies chroniques) et y répondre avec patience et empathie.
Planifier les services en fonction des demandes de la clientèle et des modalités du programme (p. ex. rendez-vous, livraisons ou visites).
Préparer et mettre à jour les horaires quotidiens des services, et communiquer les tâches aux employé(e)s ou aux bénévoles par les moyens appropriés.
Maintenir une communication continue avec la clientèle, les membres de l’équipe et les partenaires afin de coordonner les changements, de fournir des mises à jour et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Gérer les perturbations de service ou les situations d’urgence de dernière minute conformément aux protocoles établis, tout en assurant la sécurité des personnes et la continuité des soins.
Assurer le suivi des besoins de la clientèle, comme les restrictions alimentaires ou les préférences relatives aux services, et coordonner les aspects logistiques en conséquence.
Maintenir des dossiers clients exacts et à jour dans les systèmes de gestion de l’information, en respectant les exigences de confidentialité et la qualité des données.
Répondre aux demandes de renseignements, vérifier les messages laissés dans la boîte vocale et effectuer les rappels dans les meilleurs délais et de manière professionnelle.
Consigner les services fournis, les plaintes, les commentaires favorables et les mesures de suivi entreprises afin de favoriser l’assurance de la qualité et l’amélioration des services.
Soutenir l’administration financière, notamment en traitant les paiements, en répondant aux questions relatives à la facturation et en participant au suivi des comptes en souffrance.
Communiquer aux responsables de programme et aux employé(e)s de première ligne les mises à jour concernant l’admission de la clientèle et les changements apportés aux services.
Recueillir et analyser la rétroaction de la clientèle et les données sur les services afin de contribuer à l’évaluation des programmes et de recommander des pistes d’amélioration.
Assurer la gestion des communications entrantes et sortantes (p. ex. courriels, documents et formulaires), en garantissant leur traitement rapide et leur classement approprié dans les dossiers de la clientèle.
Détenir au moins trois ans d’expérience et un diplôme ou un certificat d’études postsecondaires obtenu au terme d’un programme d’un ou deux ans en services sociaux, en administration de la santé, en développement communautaire, ou posséder une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) et SharePoint est obligatoire.
Avoir la capacité de cerner et de résoudre les problèmes en appliquant les procédures normalisées et des connaissances fonctionnelles ou organisationnelles.
Être capable de communiquer efficacement, de faire preuve de diplomatie et d’empathie pour interpréter l’information et offrir des conseils, de bien définir les besoins des parties prenantes, de proposer des solutions et de résoudre des enjeux complexes dans des situations nouvelles ou délicates.
Avoir de l’expérience en coordination de programmes, en mobilisation communautaire et en orientation d’initiatives.
Avoir déjà travaillé auprès de populations diversifiées ou de communautés vulnérables ou sous-desservies.• Connaître les principes de la prestation de programmes communautaires.
