Administrative Intake Coordinator
Full-time hybrid role based in Montreal, QC
Company Overview
MindSession Intercultural Psychology is a Montreal-based clinic offering psychotherapy, psychological assessments, workshops, training, and consulting services. The clinic focuses on cultural diversity, inclusion, collaboration, and humanistic values. Our team supports clients from diverse backgrounds with concerns such as anxiety, depression, trauma, eating disorders, relational issues, and other mental health challenges.
Role Overview
The Admin Coordinator is responsible for managing intake, bookings, client coordination, billing follow-ups, clinician support, and day-to-day clinic operations. This is a dynamic position that requires strong organization, excellent communication, bilingual client service, and the ability to manage sensitive mental health-related inquiries professionally.
1. Intake & Bookings — Main Priority
The Admin Coordinator is the first point of contact for new and existing clients and ensures a smooth, timely, and professional intake and booking process.
Core responsibilities:
- Respond to all new inquiries as soon as possible and no later than within 24 hours.
- Manage daily client follow-ups, waitlist updates, and pending intake requests.
- Screen prospective clients’ needs at a basic level and identify appropriate services or referral-out needs when necessary.
- Assign clients to clinicians based on clinical fit, language, availability, insurance/receipt needs, modality, presenting concerns, and strategic caseload matching.
- Book clients promptly and work to maximize filled appointment slots while reducing unused clinician availability.
- Monitor clinician availability, paused slots, caseload targets, and booking cadence.
- Track weekly leads, bookings, clinician availability, caseload gaps, lead demographics, and referral source trends.
- Identify booking delays, conversion issues, or matching barriers, and bring them to management with proposed solutions.
- Support the outreach team by maintaining referral sources, directories, and referral contacts.
- Help improve referral source quality by tracking which sources lead to appropriate, bookable, and retained clients.
2. Clinic Operations
The Admin Coordinator supports the day-to-day functioning of the clinic and helps ensure clinicians and clients follow established procedures.
Core responsibilities:
- Support smooth daily clinic operations and help ensure clinic protocols are followed.
- Manage billing questions, payment follow-ups, expired credit cards, outstanding balances, and insurance/receipt-related questions.
- Monitor client files, profiles, consent forms, payment information, and administrative completion requirements.
- Ensure clinicians follow clinic protocols related to billing, scheduling, documentation, client files, and administrative procedures.
- Book and run monthly 1:1 check-ins with clinicians to review caseload, schedule, billing, availability, file completion, and operational concerns.
- Support administrative onboarding and setup for new clinicians.
- Maintain and update intake forms, caseload templates, tracking sheets, SOPs, and shared admin resources.
- Identify outdated information, unclear processes, missing documentation, workflow gaps, or bottlenecks, and propose improvements.
- Manage office use, room-related needs, supplies, and small tech/setup tasks when required.
3. Admin & Team Coordination
The Admin Coordinator helps keep the team organized, informed, and aligned by managing shared systems, internal communication, scheduling, and team-related logistics.
Core responsibilities:
- Schedule and track peer supervision meetings, attendance, and participation expectations when applicable.
- Share relevant clinical trainings, professional events, resources, or opportunities with the team.
- Track team birthdays, milestones, and special dates, and coordinate Slack messages when appropriate.
- Support clear internal communication between management, clinicians, and the admin team.
- Help maintain organized shared documents, trackers, folders, and clinic tools.
Qualifications & Profile Sought
The ideal candidate is organized, reliable, client-focused, and comfortable working in a mental health clinic environment.
- Fully bilingual in English and French.
- Strong communication and customer service skills.
- Strong organizational and multitasking abilities.
- Comfortable managing sensitive client information with professionalism and discretion.
- Basic understanding of mental health screening, client needs, and appropriate service matching.
- Ability to answer basic insurance, receipt, billing, and scheduling questions.
- Experience with case management, client onboarding, scheduling, or healthcare administration.
- Proficiency with office software, shared documents, scheduling tools, and tracking systems.
- Previous experience in a mental health, healthcare, or related setting is a strong asset.
- Adaptable, detail-oriented, and comfortable working in a growing clinic where systems and processes continue to evolve.
Job Terms
- Full-time role.
- Hybrid position based in Montreal, QC.
- Starting compensation: $25/hour, depending on experience and qualifications.
- Flexibility may be considered for more experienced candidates.
How to Apply
Subject line: Administrative Intake Coordinator
Video CV Instructions
Please record a video of maximum three minutes answering the following questions. Alternate your responses between English and French.
- Why are you interested in this position?
- What do you know about MindSession?
- What is your ideal work environment?
- What are your strengths?
- Where do you see yourself in five years?
Français
Coordonnateur(trice) administratif(ve) à l’accueil et aux admissions
Poste à temps plein, hybride, basé à Montréal, QC
Aperçu de l’entreprise
MindSession Intercultural Psychology est une clinique située à Montréal qui offre des services de psychothérapie, d’évaluations psychologiques, d’ateliers, de formations et de consultation. La clinique met l’accent sur la diversité culturelle, l’inclusion, la collaboration et les valeurs humanistes. Notre équipe accompagne des clients issus de divers milieux présentant des difficultés telles que l’anxiété, la dépression, les traumatismes, les troubles alimentaires, les difficultés relationnelles et d’autres enjeux de santé mentale.
Aperçu du rôle
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) est responsable de l’accueil, des admissions, des réservations, de la coordination client, des suivis de facturation, du soutien aux cliniciens et du bon fonctionnement quotidien de la clinique. Il s’agit d’un rôle dynamique qui exige une grande organisation, d’excellentes habiletés de communication, un service bilingue de qualité et la capacité de gérer des demandes sensibles liées à la santé mentale avec professionnalisme.
1. Accueil et réservations — Priorité principale
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) est le premier point de contact pour les nouveaux clients et les clients actuels, et veille à un processus d’accueil et de réservation fluide, rapide et professionnel.
Responsabilités principales :
- Répondre à toutes les nouvelles demandes dès que possible et au plus tard dans les 24 heures.
- Gérer quotidiennement les suivis clients, les listes d’attente et les demandes d’admission en attente.
- Évaluer les besoins des clients potentiels à un niveau de base et identifier les services appropriés ou les besoins de référence externe lorsque nécessaire.
- Assigner les clients aux cliniciens selon l’ajustement clinique, la langue, les disponibilités, les besoins d’assurance/reçus, la modalité, les motifs de consultation et les objectifs de gestion des cas.
- Réserver rapidement les rendez-vous et maximiser les plages horaires remplies tout en réduisant les disponibilités inutilisées.
- Suivre les disponibilités des cliniciens, les pauses, les objectifs de charge de cas et la cadence de réservation.
- Faire le suivi des demandes, réservations, disponibilités, écarts de charge de cas, données démographiques et tendances des sources de référence.
- Identifier les délais de réservation, les enjeux de conversion ou les obstacles de jumelage, et les porter à l’attention de la direction avec des pistes de solution.
- Soutenir l’équipe de rayonnement en maintenant les sources de référence, les répertoires et les contacts de référence actifs.
- Aider à améliorer la qualité des sources de référence en suivant celles qui mènent à des clients appropriés, réservables et retenus.
2. Opérations de la clinique
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) soutient le fonctionnement quotidien de la clinique et aide à assurer le respect des procédures établies.
Responsabilités principales :
- Soutenir le bon fonctionnement quotidien de la clinique et aider à assurer le respect des protocoles.
- Gérer les questions de facturation, les suivis de paiement, les cartes expirées, les soldes impayés et les questions liées aux assurances/reçus.
- Surveiller les dossiers clients, les profils, les formulaires de consentement, les informations de paiement et les exigences administratives à compléter.
- S’assurer que les cliniciens suivent les protocoles liés à la facturation, à l’horaire, à la documentation, aux dossiers clients et aux procédures administratives.
- Planifier et tenir les rencontres mensuelles individuelles avec les cliniciens.
- Soutenir l’intégration administrative des nouveaux cliniciens.
- Maintenir et mettre à jour les formulaires d’accueil, modèles de charge de cas, fichiers de suivi, SOPs et ressources administratives partagées.
- Identifier les informations désuètes, les processus ambigus, les documents manquants, les lacunes de workflow ou les goulots d’étranglement, et proposer des améliorations.
- Gérer l’utilisation des bureaux, les besoins liés aux salles, les fournitures et les petites tâches techniques lorsque requis.
3. Coordination administrative et équipe
Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) aide à garder l’équipe organisée, informée et alignée en gérant les systèmes partagés, la communication interne, la planification et la logistique d’équipe.
Responsabilités principales :
- Planifier et suivre les rencontres de supervision entre pairs, la présence et les attentes de participation lorsque applicable.
- Partager avec l’équipe les formations cliniques, événements professionnels, ressources ou opportunités pertinentes.
- Suivre les anniversaires, jalons et dates importantes de l’équipe, et coordonner les messages Slack lorsque pertinent.
- Soutenir une communication interne claire entre la direction, les cliniciens et l’équipe administrative.
- Aider à maintenir les documents partagés, fichiers de suivi, dossiers et outils de la clinique bien organisés.
Qualifications et profil recherché
La personne idéale est organisée, fiable, orientée vers le client et à l’aise dans un environnement de clinique en santé mentale.
- Parfaitement bilingue en français et en anglais.
- Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle.
- Fortes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs tâches à la fois.
- À l’aise de gérer des informations sensibles avec professionnalisme et discrétion.
- Compréhension de base du dépistage en santé mentale, des besoins clients et du jumelage avec les services appropriés.
- Capacité de répondre aux questions de base liées aux assurances, reçus, facturation et horaires.
- Expérience en gestion de cas, accueil client, planification ou administration en santé.
- Maîtrise des outils bureautiques, documents partagés, outils de planification et systèmes de suivi.
- Expérience dans un milieu de santé mentale, de santé ou un domaine connexe, un atout important.
- Personne adaptable, minutieuse et à l’aise dans une clinique en croissance où les systèmes et processus évoluent.
Conditions du poste
- Poste à temps plein.
- Poste hybride basé à Montréal, QC.
- Rémunération à partir de 25 $/heure, selon l’expérience et les qualifications.
- Une certaine flexibilité peut être considérée pour les candidatures plus expérimentées.
Pay: From $25.00 per hour
Benefits:
- Flexible schedule
- Work from home
Application question(s):
- Do you have a degree in psychology or previous work experience in the mental health field?
Experience:
- Administrative: 1 year (required)
- Client Intake: 1 year (preferred)
Language:
- English Fluently (required)
- French Fluently (required)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC (Montréal, H2Y)
