Coordonnateur(trice) de clinique (Esthétique médicale)
Salaire : 19,00 $ à 24,00 $/heure + Primes de performance et commissions
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Lieu : Montréal, QC
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À propos de Cosmo Skin Clinic
Chez Cosmo Skin Clinic, nous croyons qu'une expérience client exceptionnelle commence dès le premier contact.
Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de clinique organisé(e), proactif(ve) et accueillant(e) qui deviendra le point central de nos opérations quotidiennes. Ce poste va bien au-delà de la réception traditionnelle : vous coordonnerez les horaires, soutiendrez notre équipe clinique et contribuerez à offrir une expérience client irréprochable tout en assurant le bon fonctionnement de la clinique.
Si vous aimez prendre des initiatives, être organisé(e), résoudre des problèmes et offrir un service client exceptionnel, nous aimerions vous rencontrer.
Responsabilités
Expérience client
- Accueillir les clients et effectuer leur arrivée
- Effectuer les départs et les paiements
- Répondre aux appels, courriels, messages texte et messages sur les réseaux sociaux
- Planifier les rendez-vous et les consultations
- Confirmer les rendez-vous
- Effectuer les suivis auprès des clients lorsque nécessaire
- Répondre aux questions générales concernant nos traitements et services
- Orienter les nouveaux clients vers une consultation adaptée à leurs besoins
Coordination de la clinique
- Optimiser l'horaire quotidien et hebdomadaire
- Prévenir et résoudre les conflits d'horaire
- Coordonner les activités avec notre médecin, notre infirmière injectrice et nos techniciennes
- Maintenir les dossiers clients à jour
- Envoyer les plans de traitement, reçus et suivis
- Maintenir une réception propre, organisée et accueillante
- Participer à la gestion et au réapprovisionnement de l'inventaire
Soutien administratif
- Traiter les paiements selon les différents modes de paiement
- Appliquer correctement les prix spéciaux et promotions
- Maintenir l'inventaire à jour
- Participer aux communications marketing
- Contribuer à l'amélioration des processus de la clinique
Profil recherché
- Excellent service à la clientèle
- Très bonne organisation et souci du détail
- Attitude professionnelle, positive et dynamique
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Excellentes habiletés en communication
- À l'aise avec les outils informatiques et les nouvelles technologies
- Autonomie et sens de l'initiative
- Intérêt pour le domaine de l'esthétique médicale, du bien-être ou de la santé
Exigences
- Expérience en réception, administration, service à la clientèle ou coordination
- Bilinguisme (français et anglais) obligatoire
- Une expérience en clinique médicale, dentaire ou médico-esthétique constitue un atout, mais n'est pas obligatoire
Salaire et avantages
- 19,00 $ à 24,00 $/heure selon l'expérience
- Primes de performance et bonification selon les indicateurs de performance (KPI)
- Commissions sur les ventes
- Rabais employés sur les traitements et les produits
- Traitements esthétiques offerts
- Allocation mieux-être
- Formation continue
- Possibilités d'avancement au sein d'une clinique en pleine croissance
Si vous souhaitez faire carrière dans une clinique d'esthétique médicale où votre contribution aura un réel impact, nous serons ravis de faire votre connaissance.
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Clinic Coordinator (Medical Aesthetics)
Salary: $19.00–$24.00/hour + Performance Bonuses & Commissions
Job Type: Full-time, Permanent
Location: Montréal, QC
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About Cosmo Skin Clinic
At Cosmo Skin Clinic, we believe exceptional client experiences begin long before a treatment starts.
We're looking for an organized, proactive, and personable Clinic Coordinator to become the heart of our daily operations. This role goes far beyond traditional reception—you'll coordinate schedules, support our clinical team, ensure every client receives outstanding service, and help the clinic operate efficiently every day.
If you enjoy taking initiative, staying organized, solving problems, and creating exceptional customer experiences, we'd love to meet you.
Responsibilities
Client Experience
- Welcome and check in clients
- Check out clients and process payments
- Answer phone calls, emails, text messages, and social media inquiries
- Schedule appointments and consultations
- Confirm appointments and manage the clinic schedule
- Follow up with clients when required
- Provide general information about our treatments and services
- Guide prospective clients toward booking consultations
Clinic Coordination
- Monitor and optimize the daily and weekly schedule
- Identify scheduling conflicts and resolve them proactively
- Coordinate with our physician, nurse injector, and aestheticians
- Maintain accurate client files and treatment notes
- Send treatment plans, receipts, and follow-up communications
- Keep the reception area clean, organized, and welcoming
- Assist with inventory tracking and restocking
Administrative Support
- Process payments through multiple payment methods
- Apply special pricing and promotions accurately
- Maintain inventory records
- Assist with marketing initiatives and client communications
- Help improve clinic systems and day-to-day operations
What We're Looking For
- Excellent customer service skills
- Highly organized and detail-oriented
- Professional, positive, and reliable
- Comfortable multitasking in a fast-paced environment
- Excellent communication skills
- Strong computer skills and quick to learn new software
- Ability to take initiative and work independently
- Interest in aesthetics, wellness, or healthcare
Qualifications
- Experience in reception, administration, customer service, or clinic coordination
- Bilingual (French & English)
- Experience in a medical, dental, spa, or aesthetic clinic is considered an asset, but not required
Compensation & Benefits
- $19.00–$24.00/hour depending on experience
- Performance bonuses & KPI incentives
- Sales commissions
- Employee discounts on treatments and skincare products
- Complimentary aesthetic treatments
- Wellness allowance
- Ongoing training and development
- Opportunities for career growth
If you're looking to build a long-term career in a growing medical aesthetics clinic where your work truly makes a difference, we'd love to hear from you.
Pay: $19.00-$24.00 per hour
Benefits:
- Company events
- Flexible schedule
- On-site parking
- Paid time off
- Store discount
- Wellness program
Work Location: In person
