Administrative Assistant – Financial Services
We are seeking a professional, organized, and client-focused Administrative Assistant to join our growing financial services office located in Orléans, Ontario.
Key Responsibilities
- Answer incoming telephone calls and assist clients with general inquiries or direct calls to the appropriate team member.
- Schedule appointments and meetings for Advisors.
- Welcome and greet clients in a professional and courteous manner.
- Manage electronic filing and maintain organized client records.
- Monitor and respond to emails promptly and professionally.
- Prepare and process administrative documentation as required.
- Perform general office and administrative support duties.
Qualifications
- Fully bilingual (English and French), both written and spoken.
- Strong knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive and Microsoft Teams).
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong attention to detail and ability to multitask.
- Professional appearance and customer service-oriented attitude.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Previous administrative experience is considered an asset.
Work Schedule
- Monday to Thursday: 8:30 a.m. – 4:00 p.m.
- Friday: 8:30 a.m. – 12:00 p.m.
- In-office position only; remote work is not available.
- Office location: Orléans, Ontario.
Compensation
- Starting wage: $18.00 per hour
- Opportunity for salary review based on performance and experience.
- Health Spending Account (HSA) available after the successful completion of the probationary period
- Group Registered Savings Plan (GRSP) available after the successful completion of the probationary period
We offer a professional, friendly, and supportive work environment and are looking for an individual who enjoys working with clients and contributing to a team-oriented office.
Only candidates selected for an interview will be contacted.
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Adjoint(e) administratif(ve) – Services financiers
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) professionnel(le), organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle pour se joindre à notre bureau de services financiers en pleine croissance situé à Orléans, en Ontario.
Principales responsabilités
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et aider les clients avec leurs demandes générales ou acheminer les appels au membre de l’équipe approprié.
- Planifier les rendez-vous et les réunions pour les conseillers.
- Accueillir les clients de façon professionnelle et courtoise.
- Gérer le classement électronique et maintenir les dossiers clients de façon organisée.
- Surveiller et répondre aux courriels rapidement et professionnellement.
- Préparer et traiter la documentation administrative requise.
- Effectuer diverses tâches administratives et de soutien au bureau.
Qualifications
- Bilinguisme complet (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams).
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
- Grand souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Présentation professionnelle et attitude axée sur le service à la clientèle.
- Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.
- Une expérience préalable en administration est considérée comme un atout.
Horaire de travail
Lundi au jeudi : 8 h 30 à 16 h 00
Vendredi : 8 h 30 à 12 h 00
Poste en présentiel seulement; le télétravail n’est pas offert.
Lieu de travail : Orléans, Ontario
Rémunération
- Salaire de départ :18,00 $ l’heure
- Possibilité de révision salariale selon le rendement et l’expérience.
- Compte de gestion santé (CGS/HSA) offert après la réussite de la période de probation.
- Régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER collectif/GRSP) offert après la réussite de la période de probation.
Notre environnement de travail
Nous offrons un environnement de travail professionnel, convivial et stimulant et recherchons une personne qui aime travailler avec les clients et contribuer au succès d’une équipe dynamique.
Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
Pay: From $18.00 per hour
Benefits:
Experience:
- Administrative: 1 year (preferred)
Language:
- Fluent English and French (required)
Work Location: In person
