Job Summary
he Client Service Representative plays a vital role in delivering exceptional service to Fixed Base Operator (FBO) visitors, including pilots, passengers, aircraft operators, and guests of the VIP Lounge reserved for ultra-high-net-worth individuals. As the first point of contact, the CSR must consistently demonstrate elegance, professionalism, and efficiency, even in high-pressure situations.
In addition to providing outstanding customer service, the CSR is responsible for a variety of administrative and clerical tasks that require frequent computer use and a high level of focus. The work environment is dynamic and fast-paced, demanding adaptability and attention to detail.
Felexibility is essential in this role, as CSR must be available to work variable schedules, including holidays & weekends.
Responsibilities
- Meet and greet clients arriving at the FBO and the VIP Lounge, offering commissary beverages and snacks.
- Handle phone calls, emails and two-way radio communications with internal and external clients with ability to multi-task.
- Deliver concierge services by coordinating hotel reservations, ground transportation, rental car arrangements and catering services.
- Assist with handling passengers’ personal vehicles.
- Provide pilots and aircraft operators with aircraft commissary items such as ice and coffee, arrival and departures notifications, flight schedule updates, slots requests, process billing and payment for FBO services provided.
- Compile and organize flights details for clients visiting Execaire Montreal FBO and VIP Lounge.
- Accurately receive and dispatch fuel orders in accordance with Company procedures. Prepare fuel reports and monitor fuel inventory.
- Responsible for ordering and purchasing all perishable and non-perishable items according to client’s specific requirements, i.e., dishes, linens, wine etc. and ensure that onboard commissary items are regularly verified for quality and expiry dates
- Maintain aircraft orderliness and organization and ensure the cabin presentation and appearance respect the highest standards and in accordance with clients’ requests.
- Help ensure compliance with all safety protocols and regulations for both customer and aircraft safety.
Experience
- High School Diploma
- 3-5 years hospitality experience
- 2-3 years aviation experience
- Exceptional communication skills in both English and French (written, spoken, and read)
- Intermediate knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PPT)
- High level of professionalism and discretion
- Impeccable attention to detail and highly focused customer service skills
- Extremely reliable, organized, and a self-starter
- Demonstrated capacity to be flexible and adjust shift to cover aircraft arrivals and departures including evenings, weekends, and holidays.
Le/la Chargé(e) de la relation client joue un rôle essentiel dans la prestation d’un service exceptionnel aux visiteurs de l’opérateur de base fixe (FBO), notamment les pilotes, les passagers, et les invités du salon VIP réservé aux personnes à très haut revenu. En tant que premier point de contact, le/la Chargé(e) de la relation client doit constamment faire preuve d’élégance, de professionnalisme et d’efficacité, même dans des situations de forte pression.
En plus d’offrir un service à la clientèle hors pair, le/la Chargé(e) de la relation client est responsable de diverses tâches administratives et cléricales qui nécessitent une utilisation fréquente de l’ordinateur et un haut niveau de concentration. L’environnement de travail est dynamique et exigeant, ce qui requiert une grande capacité d’adaptation et une attention particulière aux détails.
La flexibilité est essentielle dans ce rôle, car le/la CSR doit être disponible pour travailler selon des horaires variables, y compris les jours fériés et les fins de semaine.
Responsabilités
- Accueillir les clients à leur arrivée au FBO et au salon VIP, en leur offrant des boissons et collations de courtoisie.
- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les communications par radio bidirectionnelle avec les clients internes et externes, en faisant preuve de polyvalence.
- Offrir des services de conciergerie en coordonnant les réservations d’hôtel, le transport terrestre, les locations de voitures et les services de traiteur.
- Assister au service des véhicules personnels des passagers.
- Fournir aux pilotes et aux exploitants d’aéronefs les articles de bord tels que la glace et le café, assurer la transmission des avis d’arrivée et de départ, les mises à jour d’horaires de vol, les demandes de créneaux, ainsi que le traitement de la facturation et des paiements pour les services FBO rendus.
- Compiler et organiser les informations relatives aux vols des clients visitant le FBO d’Execaire à Montréal et le salon VIP.
- Recevoir et dispatcher avec précision les commandes de carburant conformément aux procédures de l’entreprise, préparer les rapports de carburant et surveiller les inventaires.
- Être responsable des commandes et achats de tous les articles périssables et non périssables selon les exigences spécifiques des clients (ex. : vaisselle, linges de table, vins, etc.) et s’assurer que les produits de bord soient régulièrement vérifiés pour leur qualité et leurs dates de péremption.
- Maintenir l’ordre et l’organisation dans l’aéronef et veiller à ce que la présentation et l’apparence de la cabine respectent les plus hauts standards et les demandes des clients.
- Contribuer au respect de tous les protocoles et règlements de sécurité, tant pour les clients que pour la sécurité des aéronefs.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires
- 3 à 5 ans d’expérience dans l’hôtellerie
- 2 à 3 ans d’expérience dans l’aviation
- Excellentes compétences en communication en anglais et en français (écrit, parlé et lu)
- Connaissance intermédiaire de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Haut niveau de professionnalisme et de discrétion
- Attention impeccable aux détails et compétences exceptionnelles en service à la clientèle
- Très fiable, organisé et autonome
- Capacité démontrée à être flexible et à adapter ses horaires pour couvrir les arrivées et départs d’aéronefs, y compris les soirées, les fins de semaine et les jours fériés
Pay: $45,000.00-$50,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- On-site parking
- RRSP match
Work Location: In person
