Description de poste
Adjoint(e) à la direction
Supérieur immédiat : Président-directeur général / Direction
Sommaire du poste
Vivago est à la recherche d’un(e) adjoint(e) à la direction rigoureux(se), organisé(e) et proactif(ve) afin de soutenir la direction générale dans les activités administratives quotidiennes. La personne retenue jouera un rôle clé dans la coordination des communications, le suivi des dossiers administratifs, la gestion de la boîte courriel du PDG, ainsi que le soutien aux opérations internes liées aux employés, à la paie et aux fournisseurs.
Ce poste requiert une excellente capacité d’organisation, un grand souci du détail, de la discrétion, ainsi qu’une bonne aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
Principales responsabilités
Soutien administratif à la direction
- Assurer un soutien administratif quotidien au PDG et à la direction.
- Gérer les priorités, les suivis et les demandes administratives selon leur degré d’urgence.
- Préparer, classer et organiser divers documents administratifs.
- Assurer la confidentialité des informations traitées.
Gestion des communications
- Effectuer le suivi des courriels entrants et sortants.
- Gérer la boîte de courriels du PDG, incluant le tri, la priorisation, la réponse ou le transfert des messages pertinents.
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer les suivis nécessaires.
- Recevoir, envoyer et faire le suivi des communications.
- Rediriger les demandes aux personnes concernées et assurer un suivi jusqu’à résolution.
Suivi administratif des employés
- Assurer certains suivis auprès des employés selon les besoins de la direction.
- Transmettre les informations administratives pertinentes aux membres de l’équipe.
- Participer au suivi des documents requis pour les employés.
- Collaborer avec la direction pour assurer une bonne circulation de l’information interne.
Suivi de la paie
- Effectuer les suivis liés à la paie auprès des personnes concernées.
- Recueillir, vérifier et transmettre les informations nécessaires au traitement de la paie.
- Assurer le suivi des heures, absences, vacances ou autres éléments pertinents, selon les procédures internes.
- Collaborer avec la direction ou le service responsable afin de résoudre les écarts ou questions liés à la paie.
Suivi avec les fournisseurs
- Assurer les suivis administratifs auprès des fournisseurs.
- Transmettre les demandes, documents ou informations nécessaires.
- Faire le suivi des factures, soumissions, commandes ou communications fournisseurs, selon les besoins.
- Maintenir une communication professionnelle et efficace avec les partenaires externes.
Exigences du poste
- Expérience pertinente dans un rôle administratif, de coordination ou d’adjoint(e) à la direction.
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
- Bonne capacité à communiquer par courriel et téléphone de façon professionnelle.
- Bonne maîtrise des outils informatiques usuels, notamment la suite Microsoft Office ou Google Workspace.
- Capacité à gérer une boîte courriel professionnelle avec efficacité.
- Sens de l’organisation, autonomie et capacité à prioriser.
- Discrétion, jugement professionnel et respect de la confidentialité.
- Rigueur dans les suivis administratifs.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Atouts
- Expérience avec le suivi de la paie.
- Expérience en gestion administrative de personnel.
- Expérience dans un environnement de services professionnels, de santé, de soins ou de gestion d’équipe.
- Connaissance d’outils de gestion administrative, de paie ou de comptabilité.
Profil recherché
La personne idéale est fiable, méthodique et débrouillarde. Elle sait prendre des initiatives, anticiper les besoins de la direction et assurer des suivis rigoureux. Elle possède un excellent sens du service, une communication professionnelle et une grande capacité d’adaptation.
Conditions de travail
- Horaire à déterminer selon les besoins de Vivago.
- Rémunération à discuter selon l’expérience et les responsabilités confiées.
Type d'emploi : Permanent, Temps partiel
Rémunération : 45 000,00$ à 70 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
Lieu du poste : En présentiel
