Vous avez une expérience en soutien administratif et vous souhaitez évoluer et développer de nouvelles compétences? Ce poste est pour vous !
Gérer les courriels du directeur des Ingénierie afin d'assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant
Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe
Organiser son agenda en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes
Répondre aux demandes d'informations, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s'ensuivent
Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que toutes les échéances liées aux gouvernances des groupes sont respectées
Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe et valider les notes de frais
Préparer les formulaires PR et la demande de PO pour le département et les sous-traitants
Assurer le suivi avec les comptes fournisseurs pour les paiements dus
Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents
Préparer les itinéraires de voyage et faire les réservations nécessaires
Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu'avec les membres de la haute direction de l'entreprise au Canada et en Europe
Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés (y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services
Créer toutes les demandes informatiques et d’accès pour les nouvelles embauches; accès, badges, matériel TI, etc.
Gérer et organiser les sessions d’intégration des nouvelles embauches
Gérer et commander les fournitures de bureau
Offrir soutien administratif à l’équipe de direction, notamment ; organisation de réunion, commande de service traiteurs, réservation de salles, etc.
Offrir soutien administratif et sur site aux visites de fournisseurs externes
Organiser et superviser les événements de la fonction Ingénierie
Coordonner les communications à destination de la Communauté Ingénierie
Effectuer toutes autres tâches pertinentes liées à sa fonction.
