Titre du poste: Gestionnaire de bureau et soutien aux enquêtes
Département: Administration
Supérieur immédiat : Vice-président exécutif
Lieu de travail: Montréal (télétravail lors d’exceptions si autorisé par le supérieur immédiat)
Statut : Temps plein - permanent
SOMMAIRE DU POSTE
Le titulaire du poste assure un soutien administratif et opérationnel à la direction et aux équipes internes. Il est responsable de la gestion documentaire, de la mise à jour de registres et procédures, du contrôle de qualité des rapports, ainsi que du soutien aux activités administratives, de développement des affaires et de coordination interne. Il assure également un soutien direct au président en gérant son horaire et en répondant à diverses demandes administratives et organisationnelles.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Assurer un soutien administratif et organisationnel à la direction (gestion d’agenda, courriels, coordination générale)
- Gérer les dossiers d’enquête (ouverture, suivi, fermeture et maintien des registres)
- Effectuer le contrôle de qualité des rapports (mise en page, révision, uniformisation et correction)
- Maintenir à jour divers registres et outils internes (CRM, permis, clients, fournisseurs, dossiers actifs, etc.)
- Offrir un soutien opérationnel aux enquêteurs (recherche d’information, accès aux dossiers, intranet/SharePoint)
- Participer à la gestion documentaire (classement, archivage, numérisation, organisation des dossiers)
- Contribuer aux activités administratives transversales (RH, comptabilité de base, mise à jour de politiques)
- Soutenir les activités de développement des affaires et de marketing (listes, publipostage, suivi)
- Préparer et mettre en forme divers documents (rapports, présentations, contrats, grilles tarifaires)
- Assurer un suivi de certaines obligations administratives (SEAO, registre des lobbyistes, etc.)
- Participer à la gestion des ressources matérielles (fournitures, équipements, registres)
- Effectuer toute autre tâche administrative connexe
EXIGENCES DU POSTE
- Diplôme en administration, bureautique ou domaine connexe
- Minimum de 2 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de coordination
- Expérience en environnement multi-tâches ou en soutien à la direction (atout important)
COMPÉTENCES CLÉS
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Très bonnes aptitudes en rédaction, révision et mise en page de documents
- Aisance avec les outils informatiques (SharePoint, CRM ou équivalent – un atout)
- Bonne capacité en gestion documentaire et tenue de registres
- Sens de l’organisation et grande rigueur
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Autonomie, débrouillardise et proactivité
CONDITIONS DE TRAVAIL
- En présentiel
- Aucune banque de temps acceptée
- Ordinateur et téléphone cellulaire fournis
Lieu du poste : En présentiel
