Participer à la mise en oeuvre, en collaboration avec les équipes de la Fondation, du Musée et de collaborateurs externes, des événements tels que :
le Bal annuel du Musée, rassemblant près de 800 invités et amassant environ 2 M $;
d’autres événements de plus petite envergure à caractère philanthropique.
Participer au développement de l’offre d’événements de collecte de fonds hors les murs par des tiers.
Collaborer à la conception, l’organisation et la réalisation des événements de la Fondation, selon la répartition établie, avec une emphase sur les événements à haut potentiel de développement philanthropique ou corporatif.
Soutenir le développement et la coordination de l’offre de voyages culturels.
Participer à l’idéation et à la recherche de commandites liées à l’offre événementielle philanthropique.
Assurer le service à la clientèle d’événements philanthropiques ou corporatifs, location des salles, suivis, devis, fiches techniques, soutien aux organisateurs des événements.
Initier et coordonner des rencontres en vue de la collaboration avec les différents services du Musée et de la Fondation.
Être la personne ressource pour tous les aspects logistiques, organisationnels et opérationnels lors de l’événement, du montage au démontage.
Assurer le suivi des événements auprès des divers comités de bénévoles lorsque requis.
Organiser des visites privées des expositions.
Organiser et coordonner les demandes de tournages et séances de photos non reliées à la couverture de presse.
Effectuer les installations techniques avec l’équipe.
Être responsable des réservations et de leur mise à jour sur le système de gestion des salles sur le CRM pour les événements.
Faire le suivi de la gestion des différents fournisseurs et bonifier la base de données de la Fondation.
Assurer le suivi des échéanciers et des imputations budgétaires des événements.
Participer à la documentation des procédures de la Fondation.
Effectuer une veille des tendances en événementiel.
Accomplir des tâches administratives.
Participer aux projets d’amélioration continue des processus du service.
Accomplir toutes autres tâches et responsabilités connexes aux fonctions.
