Joignez une entreprise familiale œuvrant à Saint-Hyacinthe. Poste permanent à temps plein chez Groupe Robin.
Des racines fortes pour grandir, ENSEMBLE
Chez Groupe Robin, nos talents s’appuient sur 50 ans d’histoire pour s’épanouir & évoluer. Parce que grandir ENSEMBLE, c’est ce qui nous rend plus forts.
Ce poste de technicien(ne) administratif(ve) immobilier(ère) vous permettra de contribuer à une entreprise qui grandit avec ses talents.
Ce que nous t’offrons pour avancer ensemble :
- Régime modulaire d’assurances collectives pour prendre soin de vous et de vos proches;
- Programme d’aide aux employés;
- Télémédecine : accès à un médecin et autres spécialistes de la santé 24/7 virtuellement;
- Programme de remboursement des activités physiques;
- REER collectif avec participation de l’employeur;
- Un service de garde éducatif en communauté priorisant les enfants de nos employés;
- Programme de référencement employé avec prime de 500 à 750 $;
- Programme de référencement d’un nouveau résident dans nos RPA : 750$;
- Programme de reconnaissance des années de service;
- Rabais chez nos commerçants partenaires du Groupe Robin;
- Congés mobiles pour faciliter la conciliation travail/vie personnelle;
- Machine à café spécialisée, thé, tisane et fruits à volonté;
- Rabais sur les repas au travail;
- Rabais mensuel sur un logement Groupe Robin;
- Possibilité d’évolution dans tous les secteurs d’activités du Groupe Robin;
- Allocation cellulaire;
- Remboursement du KM;
- Événements d’entreprises;
- Programme de formation continue;
- Un environnement de travail au goût du jour !
Le ou la titulaire du poste joue un rôle essentiel dans la coordination administrative des activités immobilières résidentielles et commerciales. Il ou elle assure la gestion administrative des dossiers locataires, la facturation, l'encaissement des loyers et le soutien aux opérations quotidiennes.
Au-delà de ses responsabilités administratives, la personne agit comme gardienne de la qualité des données, des processus administratifs et des systèmes de gestion immobilière. Elle contribue activement à l'amélioration continue des pratiques, à la production des indicateurs de performance et à l'implantation de nouvelles solutions technologiques visant à optimiser les opérations et l'expérience client.
Ce rôle constitue un levier important pour soutenir la performance opérationnelle et la transformation numérique de la fonction immobilière.
Principales responsabilités
Administration des dossiers des locataires (arrivées, renouvellements et départs)
- Coordonner administrativement la documentation des arrivées, des renouvellements et des départs des locataires et effectuer les suivis requis;
- Tenir à jour les baux, annexes et amendements dans le système de gestion;
- Créer et mettre à jour les fiches de contacts, locataires, unités de logement et immeubles;
- Assurer la conformité et la mise à jour des dossiers locataires, incluant les preuves d'assurance et autres documents requis;
- Gérer les informations relatives aux stationnements, rangements et autres espaces locatifs;
- Émettre les vignettes de stationnement et s'assurer du respect des procédures liées à la remise des clés;
- Produire différents rapports liés aux disponibilités, aux mouvements des locataires, au suivi locatif et aux besoins opérationnels.
Comptabilité et gestion des comptes locataires
- Effectuer la facturation et l'encaissement des loyers, travaux et autres frais applicables aux immeubles résidentiels et commerciaux;
- Traiter les différents modes de paiement et assurer l'enregistrement adéquat des transactions;
- Effectuer les ajustements, crédits et corrections requis aux dossiers des locataires;
- Assurer le suivi des comptes à recevoir et des paiements en retard;
- Soutenir le parajuriste dans les dossiers liés aux comptes à recevoir et aux procédures de recouvrement;
- Identifier les anomalies et recommander les correctifs appropriés;
- Produire et transmettre les relevés fiscaux aux locataires.
Soutien aux opérations immobilières
- Soutenir l'équipe dans le traitement et le suivi des appels de service;
- Collaborer avec les équipes de gestion immobilière, de maintenance et de service à la clientèle afin d'assurer la fluidité des opérations;
- Remplacer occasionnellement ou assumer certaines tâches des collègues lors d'absences.
Performance opérationnelle et amélioration continue
- Participer à la documentation, à la mise à jour et à l'amélioration continue des procédures administratives liées à la gestion immobilière;
- Identifier les opportunités d'amélioration des processus administratifs et recommander des solutions favorisant l'efficacité opérationnelle;
- Être responsable de la mise à jour mensuelle du tableau de bord des opérations en collaboration avec les différentes parties prenantes, en assurant la collecte, la validation et la consolidation des données requises;
- Identifier les opportunités d'automatisation et d'optimisation des processus administratifs et opérationnels;
- Contribuer à l'amélioration de l'expérience client en identifiant les irritants administratifs et opérationnels et en proposant des pistes d'amélioration.
Transformation numérique et systèmes de gestion
- Participer à l'implantation de nouvelles solutions technologiques en collaboration avec les équipes immobilières, les technologies de l'information et les fournisseurs;
- Agir à titre de personne-ressource et de super-utilisateur des systèmes de gestion immobilière;
- Participer aux essais, à la validation des données et à la mise en production de nouvelles fonctionnalités ou solutions technologiques;
- Contribuer à la documentation des processus, des procédures et des guides utilisateurs;
- Assurer la qualité, l'intégrité et la migration des données lors de projets d'implantation ou d'amélioration des systèmes;
- Recueillir les besoins des utilisateurs et formuler des recommandations visant l'amélioration des outils et des méthodes de travail;
- Participer à la formation et à l'accompagnement des utilisateurs lors du déploiement de nouvelles solutions technologiques.
Ce que nous cherchons:
Formation
- DEP, AEC ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou toute autre discipline pertinente.
Expérience
- 2 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
- Expérience en administration immobilière, comptabilité ou coordination administrative (atout);
- Expérience avec des systèmes de gestion immobilière ou ERP (atout).
Compétences recherchées
- Minutie, précision et exactitude;
- Excellente rigueur administrative;
- Esprit analytique et souci de la qualité des données;
- Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités;
- Orientation service à la clientèle;
- Aptitude à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs intervenants;
- Intérêt pour l'amélioration continue et l'optimisation des processus;
- Aisance avec les technologies et les systèmes d'information;
- Capacité à apprendre et à soutenir l'implantation de nouveaux outils;
- Connaissances en maintenance de bâtiments (atout).
Depuis 50 ans, Groupe Robin réalise des projets d’envergure en tant que promoteur, constructeur et gestionnaire immobilier, dans les domaines de l’hôtellerie, des résidences pour personnes âgées, de la gestion immobilière résidentielle et commerciale ainsi qu’en vente résidentielle.
Nous croyons que c’est la richesse des différences qui fait la force d’une équipe. C’est pourquoi nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous horizons et nous nous engageons à créer un environnement où chacun se sent respecté, accueilli et soutenu.
Des mesures d’accommodement sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement.
Le masculin est utilisé dans ce texte dans le seul but d’en alléger la lecture.
Au Groupe Robin, nos actions reposent sur quatre convictions profondes qui orientent chacune de nos décisions et chacune de nos relations.
Nous croyons qu’il faut agir avec authenticité, en mettant le respect, l’écoute et l’intégrité au cœur de toutes nos interactions. Nous visons l’excellence avec rigueur, en nous appuyant sur plus de 50 ans d’expertise pour livrer un service et des milieux de vie qui offrent la tranquillité d’esprit à nos clients. Animés par le désir de progresser, nous choisissons d’innover avec passion, en ayant l’audace de relever les défis autrement et de bâtir des projets durables pour l’avenir. Enfin, nous croyons qu’il n’y a de succès que si nous grandissons ENSEMBLE, durablement, en prenant soin les uns des autres et en contribuant positivement à nos communautés. Parce que chez nous, chaque lien compte!
Nous attendons de chaque nouveau talent qu’il embrasse pleinement ces convictions et qu’il contribue, par son attitude et son engagement, à maintenir un climat de travail positif, collaboratif et inspirant.
Envie de grandir avec nous ? Nous avons hâte de te rencontrer.
