Description de poste
Titre de poste : Coordinateur(trice), Ressources humaines
Département : Ressources humaines
Lieu : Direct (St. Jean et Montréal)
Statut : Permanent, À temps plein
Rend compte au : Directeur Principal, RH; Liaison avec le directeur général
Révisé : mai 2026
À propos de la compagnie
Kyocera Document Solutions Canada, Ltd. est une société du groupe Kyocera Document Solutions Inc., l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions documentaires complètes basé à Osaka, au Japon. Le portefeuille de la société comprend des imprimantes et des imprimantes multifonctions fiables et respectueuses de l'environnement, ainsi que des applications professionnelles et des services de conseil qui permettent aux clients d'optimiser et de gérer leur flux de travail documentaire, atteignant ainsi de nouveaux sommets en matière d'efficacité. Grâce à son expertise professionnelle et à sa culture de partenariat empathique, l'entreprise a pour objectif d'aider les organisations à mettre leurs connaissances au service du changement. Kyocera recherche des personnes enthousiastes et innovantes pour aider ses clients à gérer leurs activités de manière plus efficace et plus rentable. Nous offrons un ensemble complet d'avantages sociaux, notamment des régimes d'assurance médicale, dentaire et optique, une assurance invalidité et une assurance vie, un programme de REER avec abondement de l'entreprise, un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, le bien-être des employés, le développement professionnel, ainsi que des congés payés et des jours fériés.
Lorsque vous rejoignez Kyocera Document Solutions Canada, vous intégrez une organisation profondément ancrée dans la philosophie « faire ce qui est juste en tant qu'être humain ». Grâce à cette philosophie, nos employés sont passionnés par l'idée de fournir le meilleur service client possible grâce à leur efficacité, leur sens des responsabilités et leur sens de l'urgence, tout en mettant leurs connaissances au service du changement.
L'occasion de faire quelque chose de significatif, de vous mettre au défi, de participer au changement dans un secteur d'activité, d'influencer le changement, ce qui n'arrive pas tous les jours. Si vous êtes une personne passionnée, motivée par les défis, et que vous souhaitez être un agent du changement et un moteur de croissance, alors Kyocera Document Solutions Canada est l'entreprise qu'il vous faut.
Nous sommes fiers d'avoir obtenu la certification Great Place to Work®, qui témoigne de notre engagement à favoriser un milieu de travail solidaire et inclusif. Cette reconnaissance reflète notre philosophie qui consiste à « faire ce qui est juste en tant qu'être humain », permettant ainsi à notre équipe de s'épanouir.
Description du rôle
En tant que Coordonnateur des ressources humaines, vous aiderez le département des ressources humaines à assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Vous serez le premier point de contact de l’équipe de RH et vous performerez des fonctions administratives variées. Le candidat idéal aura de vastes connaissances des ressources humaines ainsi que des fonctions administratives générales.
Vous aurez l’opportunité inouïe de faire quelque chose de significatif, de vous dépasser, de faire partie de l’avancement dans l’industrie et d’influencer le changement.
Principales tâches et responsabilités
- Effectuer des fonctions administratives y compris la rédaction de rapports, la tenue des dossiers du personnel, le traitement des modifications au dossier des employés dans le SIRH, la mise à jour des données et des formulaires, ainsi que les documents RH.
- Créer et distribuer des rapports mensuels tels que les rapports sur les effectifs, les organigrammes et d’autres rapports s’il y a lieu.
- Répondre aux questions internes et externes en lien avec les RH et aider au besoin.
- Être responsable du cycle complet de recrutement et de sélection pour les postes ouverts au sein de l’organisation, y compris, mais sans s’y limiter, à la gestion du processus de socialisation organisationnelle et la gestion des départs des nouvelles recrues, y compris l'orientation et les entrevues de départ.
- Coordonner le calendrier du département et la feuille de route des projets pour s’assurer que les initiatives reçoivent le temps et l’attention nécessaire.
- Veillez au respect des normes du travail fédéraux et provinciaux en matière d’affichage à l’échelle du pays.
- Répondre aux questions par rapport à l’interprétation des politiques de ressources humaines et de ses programmes d'indemnisation et d’avantages sociaux.
- Gérer les congés autorisés et les plans d’action pour le retour au travail des employés, notamment en assurant la liaison entre les compagnies d’assurance et les professionnels de la santé au besoin afin de veiller à ce que la documentation requise est complétée dans les délais prévus.
- Aider avec la coordination du programme d’évaluation du rendement des employés.
- Coordonner et mettre à jour la base de données pour les formations en milieu de travail requises pour tous les employés, selon le besoin. Veiller à ce que tous les programmes de formation sur la conformité et la réglementation sont complétés et que la certification est renouvelée avant la date d’expiration.
- Traiter les factures en s’assurant que chacune d’entre elles soit correctement codées et budgétisées.
- Diriger la coordination des activités des employés telles que la planification des événements et des initiatives de la compagnie.
- Soutenir l’équipe RH en créant des communications par courriel, des documents et des présentations dans le respect des directives de la marque.
- Coordonner les réunions de l’équipe RH, prendre les notes de réunion et assurer le suivi des projets et des travaux selon le besoin.
- Soutenir l’équipe des ressources humaines avec l’administration générale.
- Coordonner les réunions du Comité en matière de santé et de sécurité et travailler avec le comité afin de faciliter les recommandations de santé et de sécurité. Ensemble, élaborer et améliorer les politiques, les lignes directrices et les normes en lien avec la Loi sur la santé et la sécurité au travail à tous les niveaux de l’organisation.
- Harmoniser les initiatives en matière de santé et de sécurité avec les objectifs organisationnels des ressources humaines de façon régulière, en toute conformité avec les mandats législatifs.
- Exécuter d’autres tâches et projets assignés.
Qualités
Requises:
- Baccalauréat dans un domaine connexe
- 3 ans ou plus d’expérience dans le domaine des ressources humaines.
- Compréhension approfondie des fonctions RH, de la conformité et des meilleures pratiques.
- Compétent en informatique avec des connaissances approfondies de MS Office (c.-à-d. Word, Excel et PowerPoint)
- Individu proactif avec un excellent sens de l’organisation, qui est habile en gestion du temps et en résolution de problèmes. Il sait coordonner et établir des priorités afin de respecter les délais tout en gérant les exigences conflictuelles et les changements de priorités.
- Aptitudes relationnelles, collaboratives et interpersonnelles exceptionnelles.
- Compétences en communication orale et écrite pour bien rédiger des rapports et faire des présentations efficaces.
- Capacité de gérer plusieurs tâches avec efficacité et de prendre des initiatives dans un environnement dynamique.
- Capacité de maintenir la confidentialité.
- Un véhicule et un permis de conduire valide pour se déplacer entre les deux sites au Québec, au besoin.
- Bilinguisme français-anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Souhaitables:
- Connaissance des SIRH tels qu’ADP Workforce Now.
- Obtention ou en voie d’obtention du titre de Conseiller en ressources humaines agréé (CRHA).
Ce que vous y gagnez:
Chez Kyocera, nous nous engageons à créer un lieu de travail diversifié et inclusif où chacun se sent valorisé et respecté. En tant qu'employeur garantissant l'égalité des chances, nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap, la situation matrimoniale ou le statut d'ancien combattant. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre en rejoignant notre équipe:
- Salaire compétitif: Nous offrons une rémunération compétitive sur le marché, adaptée à votre expérience et à vos compétences.
- Avantages sociaux complets: nos avantages sociaux comprennent des congés payés généreux, des avantages collectifs, un régime d'épargne-retraite avec abondement de l'entreprise et des activités mensuelles pour favoriser l'engagement des employés.
- Développement professionnel: nous soutenons votre croissance en vous offrant des possibilités de formation, de certification et d'avancement professionnel.
- Équilibre entre vie professionnelle et vie privée: options de travail à distance pour vous aider à concilier votre vie professionnelle et votre vie privée.
- Culture collaborative: travaillez dans un environnement axé sur le travail d'équipe, où vos idées sont valorisées et où la collaboration est essentielle.
- Bien-être des employés: accès à des réductions sur les abonnements à des salles de sport.
KYOCERA Document Solutions Canada, Ltd. est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif, accessible et diversifié. Les décisions en matière d'emploi sont prises sans égard à la race, la couleur, la religion, les croyances, le sexe, l'identité ou l'expression sexuelle, l'orientation sexuelle, l'origine nationale ou ethnique, la citoyenneté, l'âge, l'état matrimonial ou familial, le handicap ou toute autre caractéristique protégée en vertu des lois fédérales et provinciales applicables en matière de droits de la personne.
KYOCERA s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection, conformément à la législation applicable en matière d'accessibilité et de droits de la personne. Les candidats qui ont besoin d'aménagements sont encouragés à en informer les ressources humaines à n'importe quelle étape du processus d'embauche.
Remarque:
Il s'agit d'une description générale des tâches et responsabilités les plus fréquemment requises pour ce poste. L'entreprise peut, de temps à autre, demander au titulaire du poste d'effectuer d'autres tâches connexes et d'assumer des responsabilités raisonnables qui ne sont pas spécifiquement incluses dans cette description.
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About the Company
Kyocera Document Solutions Canada, Ltd. is a group company of Kyocera Document Solutions Inc., a global leading provider of total document solutions based in Osaka, Japan. The company’s portfolio includes reliable and eco-friendly MFPs and printers, as well as business applications and consultative services which enable customers to optimize and manage their document workflow, reaching new heights of efficiency. With professional expertise and a culture of empathetic partnership, the objective of the company is to help organizations put knowledge to work to drive change. Kyocera is looking for enthusiastic and innovative people to help our customers run their businesses more efficiently and more profitably. We offer a comprehensive benefits package including medical, dental and vision plans, disability and life insurance, company matching RRSP program, work-life balance, employee wellness, professional development, plus paid time off and holidays.
When you join Kyocera Document Solutions Canada, you are joining an organization that is deeply rooted in the Philosophy of “doing what is right as a human being”. Through this Philosophy, our employees are passionate about providing best in class customer service through efficiency, accountability, and a sense of urgency all while putting knowledge to work to drive change.
The chance to do something meaningful, to challenge yourself, to be a part of change in an industry, to influence change, which does not come around every day. If you are a passionate individual driven by challenges and want to be an agent of change and a driver of growth, then Kyocera Document Solutions Canada is the right company for you.
We are proud to be Great Place to Work® certified, a testament to our commitment to fostering a supportive and inclusive workplace. This recognition reflects our Philosophy of "doing what is right as a human being," empowering our team to thrive.
About the Role
As a Coordinator, Human Resources, you will support the corporate Human Resources department to ensure the daily operation runs smoothly and efficiently. You will act as the first point of contact for the HR team, facilitating many different administrative functions. The ideal candidate will have a broad knowledge of Human Resources as well as general administrative functions.
The chance to do something meaningful, to challenge yourself, to be a part of change in an industry, to influence change doesn’t come around every day.
Major Duties and Responsibilities
- Performs administrative functions including generating reports, maintaining employee files, processing changes to employee records in the HRIS, and maintaining HR data, forms, and documents.
- Creates and distributes monthly reporting requirements such as headcount reports, organizational charts, and other reports as needed.
- Responds to internal and external HR-related questions and assists as needed.
- Responsible for the full cycle recruitment and selection for open roles within the organization, including but not limited to managing new hire onboarding and offboarding process, including orientations and exit interviews.
- Coordination of department calendar and project roadmap to ensure initiatives are given the proper time and attention.
- Ensures compliance in all Federal & Provincial Labor Law Posting requirements on a nationwide level.
- Responds to inquiries on the interpretation of human resources policies, compensation and benefit programs.
- Administers for Leaves of Absence and Employee Return to Work plans, including liaising with insurance and medical professionals as required to ensure necessary paperwork is completed on time.
- Support with coordination of employee performance appraisal program.
- Coordinates and update database for required workplace training for all employees as needed. Ensuring that all compliance and regulated training programs are completed and that certifications are renewed prior to expiry.
- Processes invoices, ensuring each invoice is properly coded and budgeted for.
- Leads in the coordination of employee activities such as planning company events and initiatives.
- Supports Human Resources team by creating email communications, documents, and presentations within brand guidelines.
- Coordinates Human Resources team meetings, takes meeting notes and follows up on projects and assignments as needed.
- Supports Human Resources team with general administration.
- Coordinates Joint Health and Safety Committee (JHSC) meetings and works with the JHSC to facilitate health and safety recommendations. Together, develop and enhance policies, guidelines, and standards to support Occupational Health and Safety (O&HS) at all levels of the organization.
- Aligns Health & Safety initiatives and programs with organizational HR objectives while maintaining compliance with legislative mandates on a regular basis.
- Other duties and projects as assigned.
Qualifications
Required:
- Bachelor’s Degree in related field
- 3+ years Human Resources experience
- Full understanding of HR functions, compliance, and best practices
- Tech Savvy with strong MS Office skills (i.e. Word, Excel and PowerPoint)
- Proactive, excellent organizational, time management, and problem-solving skills with ability to coordinate and set priorities to meet deadlines while dealing with conflicting demands and changing priorities.
- Outstanding relationship building, collaborative and interpersonal skills.
- Excellent oral and written communication skills to produce reports and deliver effective presentations.
- Ability to multi-task effectively and take initiative in a fast-paced environment.
- Ability to maintain confidentiality.
- A vehicle and valid driver’s license to travel between both Quebec locations, as required.
- Bilingual-French and English, both verbal and written.
Preferred:
- Knowledge of HRIS systems such as ADP Workforce Now
- Achievement of or working towards Certified Human Resources Professional (CHRP) designation.
What’s in it for you?
At Kyocera, we are committed to creating a diverse and inclusive workplace where everyone feels valued and respected. As an equal opportunity employer, we do not discriminate based on race, religion, gender, national origin, age, disability, marital status, or veteran status. Here’s what you can expect when you join our team:
- Competitive Salary: We offer a market-competitive compensation package aligned with your experience and skills.
- Comprehensive Benefits: Our benefits generous paid time off, group benefits, company matching RRSP, and monthly employee engagement activities.
- Professional development: We support your growth with opportunities for training, certifications, and career advancement.
- Work-Life Balance: Remote work options to help you balance your professional and personal life.
- Collaborative Culture: Work in a team-oriented environment where your ideas are valued and collaboration is key.
- Employee Wellness: Access to discounts of gym memberships.
KYOCERA Document Solutions Canada, Ltd. is an equal opportunity employer and is committed to fostering an inclusive, accessible, and diverse workplace. Employment decisions are made without regard to race, colour, religion, creed, sex, gender identity or expression, sexual orientation, national or ethnic origin, citizenship, age, marital or family status, disability, or any other characteristic protected under applicable federal and provincial human rights legislation.
KYOCERA is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process in accordance with applicable accessibility and human rights legislation. Applicants requiring accommodation are encouraged to advise Human Resources at any stage of the hiring process.
Note:
This is a general description of the duties and responsibilities most frequently required of this position. The company may from time-to-time request that the incumbent perform other related tasks and assume reasonable responsibilities that have not been specifically included in this description.
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC
