About The JW Corporation:
The JW Corporation is a dynamic sales representation and marketing company specializing in high-tech manufacturing across diverse sectors. Our motto, “One JW. Infinite Solutions,” is not just a slogan, it’s the cornerstone of our company culture. It shapes the way we operate and drives our commitment to providing exceptional service to clients across diverse industries.
We are currently seeking a motivated, well-organized, and detail-oriented Customer Service Specialist / Administrative Assistant to join our growing team. As a Customer Service Specialist / Administrative Assistant at The JW Corporation, you’re not just joining a team; you’ll find a rewarding opportunity to learn and develop your skills. This role offers a unique blend of customer service, logistics, warehouse, and administrative responsibilities, providing a solid foundation for professional growth. Join our team and you’ll be an essential part of our dynamic organization, where we prioritize transparency and employee well-being. This role offers a chance to build a meaningful career and broaden your expertise in a supportive work environment.
Job Description:
As a Customer Service Specialist / Administrative Assistant, you will be the first point of contact for our customers, providing exceptional support and ensuring their satisfaction. Additionally, you will handle various administrative, logistics, and warehouse-related tasks to support the smooth operation of our office. Your role will be critical in maintaining a positive and professional environment for both our customers and our team.
Key Responsibilities:Customer Service:
- Respond promptly and courteously to customer inquiries via phone, email, and chat
- Process customer orders, quotations, and invoices
- Provide accurate and comprehensive information about products and services
- Keep detailed records of customer interactions, process customer accounts, and file documents
- Create and follow up on prospects and purchase orders
Order Fulfillment, Shipping, Receiving & Logistics:
- Process customer orders accurately and efficiently
- Pack and ship orders to ensure timely delivery
- Track orders and update customers on shipment status
- Prepare shipping documents and follow up on domestic and international shipments
- Receive incoming shipments and verify accuracy
- Manage warehouse inventory and support day-to-day warehouse organization
- Support logistics flow and ensure smooth order fulfillment from start to finish
Administrative Support:
- Assist in daily office needs and manage general administrative activities
- Manage calendars, scheduling appointments and meetings
- Prepare and distribute correspondence
- Maintain contact lists and manage company database
- Perform data entry and ensure accuracy of information
- Keep the office clean and organized
- Support the team with other administrative tasks as required
Qualifications:
- High school diploma or equivalent; college degree preferred
- Customer service experience or office administration, preferred
- Strong client service, communication, and interpersonal skills
- Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks effectively
- Professional and positive attitude with a customer-centric approach
- Ability to work both independently and in a team with minimal supervision
- Proficiency in MS Office Suite; QuickBooks experience is an asset
- Ability to meet the physical demands of the job, including lifting heavy loads up to 45 pounds
Language Requirements:
- Bilingual (English & French): Required
- English: Required for communication with North American clients and vendors outside Quebec
- French: Required for communication within Quebec and local operations
- Any additional languages: a bonus
Additional Information:
Schedule: Monday - Friday: 9:00 am - 4:00 pm
How to Apply:
At The JW Corporation, we’re dedicated to fostering a workplace that celebrates diversity and inclusivity. We believe in creating an environment where individuals can be their authentic selves and excel in their roles.
Research has shown that while men tend to apply to jobs when they meet an average of 60% of the requirements, women and under-represented groups often only apply if they meet every requirement.
If you don’t necessarily tick every box on this job description, but you have the enthusiasm to learn, we encourage you to reach out and apply anyways. We welcome the chance to connect and have a conversation!
Please submit your CV and a cover letter that briefly describes why you would be a fit for this role.
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À propos de The JW Corporation :
La Corporation JW est une société dynamique de représentation commerciale et de marketing spécialisée dans la fabrication de produits de haute technologie dans divers secteurs. Notre devise, « One JW. Solutions infinies », n'est pas seulement un slogan, c'est la pierre angulaire de notre culture d'entreprise. Elle façonne notre mode de fonctionnement et motive notre engagement à fournir un service exceptionnel à nos clients dans divers secteurs d'activité.
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Spécialiste du service à la clientèle / Assistant(e) administratif(ve) motivé(e), bien organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre notre équipe en pleine croissance.
Ce poste offre un mélange unique de service à la clientèle, de logistique, d’opérations d’entrepôt et de soutien administratif, constituant une excellente base pour le développement professionnel.
En rejoignant notre équipe, vous ferez partie intégrante d’une organisation dynamique qui valorise la transparence et le bien-être des employés. Ce poste représente une belle opportunité de bâtir une carrière enrichissante et de développer votre expertise dans un environnement de travail collaboratif.
Description du poste :
En tant que Spécialiste du service à la clientèle / Assistant(e) administratif(ve), vous serez le premier point de contact pour nos clients, en leur offrant un service exceptionnel et en assurant leur satisfaction.
Vous serez également responsable de diverses tâches administratives, logistiques et liées à l’entrepôt afin d’assurer le bon fonctionnement des opérations. Votre rôle est essentiel pour maintenir un flux efficace des commandes, de leur traitement jusqu’à la livraison finale.
Principales responsabilités :Service à la clientèle :
- Répondre rapidement et avec courtoisie aux demandes des clients par téléphone, courriel et chat
- Traiter les commandes, les devis et les factures des clients
- Fournir des informations précises et complètes sur les produits et services
- Tenir des dossiers détaillés des interactions clients et assurer le suivi des comptes
- Créer et faire le suivi des prospects et des bons de commande
Exécution des commandes, expédition, réception et logistique :
- Traiter les commandes des clients avec précision et efficacité
- Préparer et expédier les commandes dans les délais requis
- Suivre les expéditions et informer les clients du statut des livraisons
- Préparer les documents d’expédition et assurer le suivi des envois nationaux et internationaux
- Réceptionner les marchandises et vérifier leur exactitude
- Gérer l’inventaire de l’entrepôt et soutenir l’organisation quotidienne
- Contribuer au bon déroulement des opérations logistiques et au flux des commandes
Soutien administratif :
- Assister dans les besoins quotidiens du bureau et les activités administratives générales
- Gérer les calendriers, les rendez-vous et les réunions
- Préparer et distribuer la correspondance
- Mettre à jour les listes de contacts et la base de données de l’entreprise
- Effectuer la saisie de données avec précision
- Maintenir un environnement de travail propre et organisé
- Soutenir l’équipe dans d’autres tâches administratives au besoin
Profil recherché :
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent; diplôme collégial un atout
- Expérience en service à la clientèle ou en administration de bureau (un atout)
- Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités
- Attitude professionnelle, positive et orientée client
- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe avec un minimum de supervision
- Maîtrise de la suite MS Office; QuickBooks est un atout
- Capacité à soulever des charges jusqu’à 45 lb
Exigences linguistiques :
- Bilingue (français et anglais) : requis
- Anglais : requis pour communiquer avec les clients et fournisseurs nord-américains à l’extérieur du Québec
- Français : requis pour les opérations locales et les communications au Québec
- Toute autre langue : un atout
Informations supplémentaires :
Horaire : lundi au vendredi, de 9 h 00 à 16 h 00
Comment postuler :
Chez The JW Corporation, nous nous engageons à favoriser un lieu de travail qui célèbre la diversité et l’inclusion. Nous croyons en la création d’un environnement où chacun peut être authentique et exceller dans son rôle.
Des études ont montré que les hommes postulent souvent lorsqu’ils répondent à environ 60 % des exigences, alors que les femmes et les groupes sous-représentés ne postulent souvent que s’ils répondent à toutes les exigences.
Si vous ne cochez pas toutes les cases, mais que vous êtes motivé(e) et prêt(e) à apprendre, nous vous encourageons fortement à postuler. Nous serons heureux d’échanger avec vous !
Veuillez envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation expliquant brièvement pourquoi vous seriez un bon candidat pour ce poste.
Job Types: Part-time, Permanent
Pay: $18.00-$22.00 per hour
Benefits:
Application question(s):
Experience:
- cutomer service / admintrative assistant: 1 year (preferred)
Language:
- French (preferred)
- English (required)
Licence/Certification:
- Driving Licence (required)
Work Location: In person
