Sommaire de la fonction
Sous l'autorité de la direction, la technicienne administrative assume un rôle clé dans le soutien opérationnel et financier de l'organisation. Elle est responsable de la gestion administrative du personnel (horaires et temps), du suivi rigoureux du cycle comptable (facturation, conciliation, budgets) ainsi que du processus d'approvisionnement. Autonome et rigoureuse, elle veille à l'optimisation des processus administratifs quotidiens du département.
Responsabilités principales
1. Gestion financière et comptable
- Effectuer le suivi budgétaire régulier et collaborer à la préparation des prévisions budgétaires avec la direction.
- Réaliser les conciliations bancaires et assurer le suivi des flux de trésorerie.
- Prendre en charge le cycle complet des comptes payables : codification, saisie des factures, vérification des approbations et préparation des paiements aux fournisseurs.
- Assurer le suivi des comptes recevables, émettre les factures et effectuer les relances en cas de retard de paiement.
- Préparer les fins de mois financières et rassembler les pièces justificatives pour la comptabilité globale ou les auditeurs.
2. Gestion du personnel et des temps
- Concevoir, optimiser et mettre à jour les horaires de travail des équipes en fonction des besoins opérationnels et des contraintes.
- Collecter, vérifier et valider les feuilles de temps du personnel.
- Assurer le suivi des banques d'heures, des vacances, des congés de maladie et des absences.
- Transmettre les données de paie conformes et approuvées au service central.
- Collaborer au processus de recrutement en assurant le soutien logistique (affichage des postes, tri préliminaire des CV, coordination des rendez-vous pour les entrevues et accueil des nouveaux employés).
3. Approvisionnement et logistique
- Gérer le processus d'achat : de la cueillette des besoins internes à l'émission des bons de commande.
- Négocier ou valider les conditions de base avec les fournisseurs réguliers et assurer le suivi des livraisons.
- Contrôler les inventaires de fournitures de bureau, de matériel ou d'équipements nécessaires aux opérations et procéder aux réapprovisionnements.
- Assurer la gestion rigoureuse et la mise à jour en continu du registre des clés ainsi que le suivi des dates d'expiration et du renouvellement des cartes d'accès sécurisées.
- Suivi d’inventaires
4. Soutien administratif général
- Répondre aux demandes d'information internes et externes liées à son champ d'expertise.
- Assurer le classement numérique et physique des dossiers financiers et administratifs.
- Collaborer à des projets spéciaux ou à l'amélioration des outils de gestion internes (tableaux de bord, gabarits).
Exigences du poste
Formation et expérience
- Scolarité : Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, en comptabilité, en gestion de commerces ou formation équivalente.
- Expérience : Un minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires combinant comptabilité de base et soutien administratif.
Compétences et aptitudes recherchées
- Rigueur et précision : Souci du détail marqué, particulièrement pour la manipulation de données.
- Sens de l'organisation : Excellente gestion des priorités et capacité à respecter des échéanciers serrés.
- Maîtrise des outils technologiques :
- Excellente maîtrise du logiciel Excel (tableaux croisés dynamiques, formules).
- Connaissance pratique d'un système comptable (ex. : Sage, QuickBooks, ou ERP maison) et de gestion des horaires.
- Discrétion : Respect strict de la confidentialité liée aux salaires, aux dossiers des employés et aux données financières.
Conditions de travail
- Statut : Personnel technique et professionnel.
- Horaire : Temps plein (35 ou 40 heures/semaine).
Très grande disponibilité, particulièrement pendant la saison estivale (de mai à septembre). Doit être joignable en cas d’urgence.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 23,85$ à 35,68$ par heure
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite
Lieu du poste : En présentiel
