Job Summary
The Beaverbrook Services Event Staff supports the operational and logistical delivery of the Beaverbrook Art Gallery’s rental, event, and travel trade programs. Working under the supervision of the Enterprise Coordinator, the Event Staff ensures that facilities, equipment, and supplies are maintained in good order, set-ups are completed efficiently, and clients and partners receive professional service during their events.
Duties
- Assist with the physical set-up and tear-down of gallery spaces for rentals and events, including moving furniture, décor, and A/V equipment.
- Provide on-site support during events, including filling water, monitoring spaces, and ensuring client needs are met.
- Operate or provide basic technical support for PA and A/V systems.
- Greet and assist rental clients at events where minimal servicing is required.
- Maintain accurate inventory of event and rental supplies, including furniture, décor, signage, and technical equipment.
- Support the maintenance of orderliness and accurate records for glassware, and bar/event supplies.
- Track and report on inventory use and needs; recommend re-orders or replacements as necessary.
- Ensure that gallery facilities used for events are clean, orderly, and prepared to a high standard.
- Provide professional, courteous, and responsive service to all rental clients, guests, and partners.
- Other related duties as reasonably assigned.
Experience
- Previous experience in event logistics, hospitality, or facility operations.
- Strong organizational and problem-solving skills.
- Ability to work both independently and as part of a team.
- Comfort with light physical work (lifting, moving furniture, carrying supplies).
- Familiarity with basic A/V systems and event service standards; training will be provided if needed.
- Excellent interpersonal skills; able to interact professionally with clients, partners, and staff.
- Bilingualism (English/French) considered an asset.
Working Conditions
- On-site role at the Beaverbrook Art Gallery.
- Evening and weekend work required to support rentals and events.
- Physical activity involved (lifting, moving, set-ups).
- Variable schedule based on event bookings.
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Résumé du poste
Le personnel événementiel des Services Beaverbrook soutient la prestation opérationnelle et logistique des programmes de location, d’événements et de tourisme du Musée des beaux-arts Beaverbrook. Sous la supervision de la coordonnatrice ou du coordonnateur des entreprises, le personnel événementiel veille au bon état des installations, de l’équipement et des fournitures, assure l’exécution efficace des montages et démontages, et offre un service professionnel aux clients et partenaires lors de leurs événements.
Responsabilités
- Participer au montage et au démontage des espaces du musée pour les locations et les événements, notamment en déplaçant du mobilier, des éléments décoratifs et de l’équipement audiovisuel.
- Fournir un soutien sur place pendant les événements, notamment en remplissant les stations d’eau, en surveillant les espaces et en veillant à répondre aux besoins des clients.
- Utiliser les systèmes de sonorisation et audiovisuels ou offrir un soutien technique de base à leur fonctionnement.
- Accueillir et assister les clients lors des événements nécessitant un niveau minimal de service.
- Maintenir un inventaire précis des fournitures destinées aux événements et aux locations, y compris le mobilier, les éléments décoratifs, la signalisation et l’équipement technique.
- Contribuer au maintien de l’ordre et à la tenue de registres exacts concernant la verrerie ainsi que les fournitures de bar et d’événements.
- Effectuer le suivi de l’utilisation des inventaires et des besoins en approvisionnement, et recommander les réapprovisionnements ou remplacements lorsque nécessaire.
- Veiller à ce que les installations du musée utilisées pour les événements soient propres, bien organisées et préparées selon des normes élevées.
- Offrir un service professionnel, courtois et attentif à tous les clients, invités et partenaires.
- Effectuer toute autre tâche connexe raisonnablement assignée.
Expérience et compétences recherchées
- Expérience préalable en logistique événementielle, en hôtellerie ou en opérations d’installations.
- Excellentes aptitudes en organisation et en résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.
- Aisance à effectuer des tâches physiques légères (soulever et déplacer du mobilier, transporter des fournitures).
- Connaissance de base des systèmes audiovisuels et des normes de service événementiel; une formation sera offerte au besoin.
- Excellentes habiletés relationnelles et capacité à interagir de manière professionnelle avec les clients, partenaires et collègues.
- Le bilinguisme (français et anglais) est considéré comme un atout.
Conditions de travail
- Poste en présentiel au Musée des beaux-arts Beaverbrook.
- Disponibilité requise en soirée et les fins de semaine afin de soutenir les locations et les événements.
- Le poste comporte des activités physiques, notamment le levage, le déplacement de matériel et les montages.
- Horaire variable selon les réservations d’événements.
Pay: $15.74-$24.84 per hour
Work Location: In person
