Job description:
BCG Creations is a leader in metal casting and manufacturing of promotional products. BCG is a growing company and provides this individual the chance to grow, learn & assist the company with this opportunity. This role will be responsible for coordinating orders as well as serving customers by providing product and service information and resolving product or service problems.
A French Version of the job description will follow.
Job Description
Responsible for coordinating orders, providing effective customer service for all internal and external customers by using excellent, in-depth knowledge of company products and programs as well as communicating effectively with team members in a timely manner.
- Review, react and action all incoming orders
- Follow up on all pending order issues (art approval, CC form, Status, etc.)
- Upon receipt from art department, review art matches details of the purchase order, art is sent to client for approval
- Correspond with customers via telephone & email to communicate information regarding price, order status, samples and completed orders
- Resolve customer issues relating to pricing, shipping, quality, production time etc.
- Document all communication with customers regarding changes or additions to orders in ERP (FileMaker) comment section
- Interact with all departments to facilitate the flow of orders to meet customer's requested shipment dates
- Process order proof, approvals, review purchase orders and verify orders before sending for verification/production
- Use internal software systems to keep orders moving and progressing through the system
- Partner with internal teams to meet and exced customer's expectations
- Address rush requests with accuracy & send to sales
- Update and enter dating into the ERP system
- Process accurate and confidential customer payments
- Order confirmation is sent to client after verification
- Maintain daily inbox oganized with category tags
- Maintain daily pending status list
- Complete all other work duties as assigned
Requirements:
- Bachelor’s degree preferred but not required
- Prior experience entering orders within a manufacturing setting/environment highly preferred
- Positive attitude and willingness to learn
- Possess the flexibility necessary to multi-task in a demanding, fast-paced technical environment
- Excellent interpersonal and written skills
- Proficient with Microsoft Office; Excel and Outlook
- Detail oriented with the ability to manage time and communicate effectively
Position Type and Expected Hours of Work
This is a full-time position. Days and hours of work are generally Monday through Friday between the hours of 9:00AM to 5:00PM, but they may increase from time to time to meet business needs. Overtime and scheduling flexibility may be required.
Physical Demands & Environment
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.
This job typically operates in a professional office environment and utilizes standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines.
Les Créations BCG
Les Créations BCGest un leader dans le domaine du moulage de métal et de la fabrication de produits promotionnels. BCG est une entreprise en pleine croissance et offre à cette personne la possibilité de se développer, d'apprendre et d'aider l'entreprise grâce à cette opportunité. La personne titulaire de ce poste sera chargée de coordonner les commandes et de servir les clients en leur fournissant des informations sur les produits et les services et en résolvant les problèmes liés aux produits ou aux services.
Description de L'emploi
Responsable de la coordination des commandes, fournissant un service efficace à tous les personnes internes et les clients externes grâce à une excellente connaissance approfondie des produits et programmes de l'entreprise, ainsi qu'à une communication efficace et rapide avec les membres de l'équipe.
- Examiner, traiter et donner suite à toutes les commandes entrantes attribuées.
- Assurer le suivi de toutes les questions en suspens relatives aux commandes (approbation artistique, formulaire CC, statut, etc.).
- Après reception du service artistique, vérifier que les illustrations correspondent aux détails du bon de commande, puis envoyer les illustrations au client pour validation.
- Communiquer avec les clients par téléphone et par e-mail pour leur fournir des informations concernant les prix, le statut des commandes, les échantillons et les commandes terminées.
- Résoudre les problems des clients liés aux prix, à l'expédition, à la qualité, aux délais de production, etc.
- Consigner toutes les communications avec les clients concernant les modifications ou les ajouts aux commandes dans la section « Commentaires » de FileMaker.
- Interagir avec tous les services afin de faciliter le flux des commandes et respecter les dates d'expédition demandées par les clients.
- Traiter les épreuves de commande, les approbations, examiner les bons de commande et vérifier les commandes avant de les envoyer pour vérification/production.
- Utiliser les systems logiciels internes pour assurer le bon déroulement et l'avancement des commandes dans le système.|
- Collaborer avec les équipes internes afin de répondre aux attentes des clients et même les dépasser.
- Traiter les demandes urgentes avec précision et les envoyer au service commercial.
- Mettre à jour et saisir les données dans le système ERP.
- Traiter les paiements des clients avec précision et confidentialité.
- Envoyer la confirmation de commande au client après vérification.
- Accomplir toutes les autres tâches qui vous sont assignées.
- Organiser quotidiennement votre boîte de réception à l'aide de balises de catégorie.
- Tenir à jour la liste quotidienne des statuts en attente.
Exigences :
- Baccalauréat de préférence, mais pas obligatoire
- Une expérience préalable de la saisie de commandes dans un environnement de production est fortement souhaitée.
- Attitude positive et volonté d'apprendre
- Posséder la flexibilité nécessaire pour effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement technique exigeant et en évolution rapide.
- Excellentes compétences interpersonnelles et écrites
- Maîtrise de Microsoft Office ; Excel et Outlook
- Avoir le sens du détail et être capable de gérer son temps et de communiquer efficacement.
Type de poste et heures de travail prévues
Il s'agit d'un poste à temps plein. Les jours et heures de travail vont généralement du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures, mais ils peuvent augmenter de temps à autre pour répondre aux besoins de l'entreprise. Il peut être nécessaire de faire des heures supplémentaires et de faire preuve de souplesse en matière d'horaires.
Exigences physiques et environnement
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour mener à bien les fonctions essentielles de ce poste.
Ce poste s'exerce généralement dans un environnement de bureau professionnel et utilise des équipements de bureau standard tels que des ordinateurs, des téléphones, des photocopieurs, des classeurs et des télécopieurs.
Job Type: Full-time
Pay: $45,000.00-$50,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
Work Location: In person
