Poste : Assistant(e) administratif(ve) aux finances
Date de début : dès que possible
Lieu de travail : Ottawa
Salaire annuel : 55,336 $ - 75, 093 $, selon l’expérience
Durée : Poste permanent à temps plein (32 heures par semaine)
Sous l'autorité du : Coordinateur des finances
L’Arche Ottawa recherche un(e) adjoint(e) administratif (ve) aux finances organisé(e), fiable et doté(e) d’un bon esprit d’équipe pour soutenir le travail quotidien du service financier. En étroite collaboration avec le coordonnateur des finances, le / la titulaire de ce poste est chargé(e) d’effectuer les dépôts dans les délais prescrits, de traiter les factures, de réaliser les rapprochements des dépenses et des comptes du foyer, et de tenir une comptabilité précise. Il apporte également un soutien administratif et une aide ponctuelle pour l’établissement des rapports, la budgétisation, les opérations de fin d’exercice, l’audit et les exigences des bailleurs de fonds.
Nous avons actuellement quatre maisons de L'Arche à Ottawa où des personnes avec ou sans handicap vivent ensemble. L’Arche Ottawa dispose d’un centre communautaire situé à 11 avenue Rossland à Ottawa, dans lequel se trouve les bureaux administratifs. Nos rassemblements communautaires ont également lieu dans notre centre communautaire.
- Préparer et enregistrer les dépôts réguliers, notamment les dons mensuels, les chèques de loyer et les quotes-parts des avantages sociaux des employés en congé.
- Préparer les factures relatives à l’accompagnement individuel fourni aux membres de coeur et veiller à ce qu’elles soient émises avant la date limite mensuelle requise.
- Compiler et soumettre les reçus « Passport » via la marche de dix sous/PassportOne et tenir à jour les pièces justificatives.
- Veiller à ce que les dépôts et les fonds entrants soient enregistrés avec précision et sans délai dans le système comptable.
- Traiter les factures générales des fournisseurs selon le processus d’approbation établi et préparer les lots de paiement hebdomadaires.
- Traiter les factures de construction de La Source conformément au calendrier de paiement du projet et conserver l’ensemble des pièces justificatives.
- Examiner et traiter les demandes de remboursement de frais personnels et les déclarations de kilométrage dans les délais fixés.
- Préparer les bons de commande ainsi que les pièces justificatives d’achat, effectuer des recherches et formuler des recommandations sur demande.
- Assurer un soutien pour les paiements par carte VISA et vérifier que les fonds disponibles sont suffisants pour le paiement des salaires.
- Effectuer les rapprochements mensuels des budgets des foyers et de la petite caisse du bureau, en assurant le suivi des pièces manquantes ou imprécises.
- Tenir à jour des dossiers financiers électroniques et papier précis, organisés et à jour.
- Saisir les opérations récurrentes et autres informations financières approuvées dans QuickBooks.
- Assurer une assistance en matière de rapprochements bancaires et VISA, ainsi que pour le processus de clôture mensuelle.
- Assister le coordonnateur des finances dans l’établissement des rapports financiers mensuels et trimestriels, y compris les rapports destinés au conseil d’administration et au comité des finances.
- Participer à l’établissement des rapports d’utilisation de Passport et à d’autres suivis financiers internes.
- Apporter son soutien au processus budgétaire annuel, notamment en collectant des informations, en préparant les tableaux prévisionnels et en saisissant le budget approuvé dans QuickBooks.
- Contribuer à l’élaboration et à la diffusion des directives financières, des formulaires et des bonnes pratiques à l’intention du personnel des foyers et des bureaux.
- Participer à la préparation de la clôture d’exercice, notamment aux rapprochements, aux apports de dépenses, aux tableaux des créances et des dettes, à la documentation relative aux charges à payer et au nettoyage du grand livre.
- Préparer et organiser les documents requis pour l’audit externe et répondre aux demandes de suivi en collaboration avec le coordonnateur des finances
- Participer à l’examen et à la diffusion des états financiers audités et des documents destinés à l’assemblée générale annuelle.
- Fournir un soutien administratif pour les déclarations obligatoires et les rapports destinés aux bailleurs de fonds, notamment les rapports MCCSS, le remboursement de la TVH, le formulaire T3010 et les déclarations relatives à la « Sunshine List ».
- Travailler en collaboration avec le coordonnateur des finances, l’équipe de direction, les équipes des foyers et les autres membres du personnel administratif afin de résoudre les questions financières courantes et de respecter les délais.
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discernement lors du traitement des informations relatives à la paie, aux opérations bancaires, aux employés, aux donateurs et aux membres de coeur.
- Assurer une relève pour les tâches financières en cas d’absences et pendant les périodes de forte charge de travail.
- Accomplir toute autre tâche connexe confiée par le coordonnateur des finances ou la direction.
- Formation postsecondaire en comptabilité, finance, gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Expérience en matière de comptabilité fournisseurs, de dépôts, de rapprochements et de tenue des registres financiers.
- Maîtrise de QuickBooks et de Microsoft Excel ; solide connaissance pratique de Word, Outlook et des autres applications Microsoft 365.
- Excellent sens du détail et capacité à gérer des priorités concurrentes, à respecter des échéances récurrentes et à suivre les contrôles financiers établis.
- Solides compétences en matière d'analyse, de résolution de problèmes et de communication.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant positivement à un environnement de travail collaboratif.
- Professionnalisme, diplomatie et bon sens dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles.
- Une expérience au sein d’une organisation à but non lucratif, caritative, de services sociaux ou financée par le MCCSS est considérée comme un atout.
- La capacité à communiquer aussi bien en anglais qu’en français est considérée comme un atout.
- Une vérification du casier judiciaire pour le secteur vulnérable à jour est requise.
Il s’agit d’un poste permanent de 32 heures par semaine, normalement réparties sur quatre jours. L’horaire de travail régulier sera établi avec le /la candidat (e) retenu (e). Une certaine flexibilité pourra occasionnellement être requise pendant les périodes d’audit, de budgétisation, de fin de mois ou de fin d’exercice.
Veuillez soumettre votre candidature en utilisant le lien de candidature au plus tard le 15 août 2026.
Équité et aménagements
En postulant à L’Arche Ottawa, vous postulez au sein d’une communauté qui valorise la diversité. Nous nous engageons en faveur de l’équité en matière d’emploi et d’un environnement de travail où les différences enrichissent et transforment notre communauté. N’hésitez pas à nous faire savoir si vous avez besoin d’aménagements pendant le processus de recrutement ; nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins en matière d’accessibilité.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés. Plus d’une entrevue peuvent être nécessaires avant qu’une décision d’embauche ne soit prise.
