Le ou la réceptionniste s'assure du bon fonctionnement des activités de la réception au moyen des outils disponibles et des procédures en place. Le poste exige que la confidentialité et la protection des données soient respectées à tout moment, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter des appels externes et d'accueillir des visiteurs et des visiteuses. Le ou la responsable de la réception doit être présent ou présente pendant les heures d'ouverture de 8h à 17h.
Être ponctuel (am, pm, dîner et pauses).Cette personne devra se déplacer tout au long de la journée (en dehors de la réception) pour diverses tâches sur tous les étages – possiblement apporter de l'aide à l'équipe pour les services de café et, au besoin, placer les commandes de café/breuvages et donner du support à l'équipe de gestion des établissements pour des tâches connexes.Your future duties and responsibilities. Servir de premier point de contact de l'entreprise et promouvoir une image professionnelle à tout moment en accueillant, en enregistrant et en orientant les associés et les visiteurs/visiteuses à leur arrivée
Your future duties and responsibilities
- Répondre aux appels téléphoniques (internes et externes) et fournir des informations de base si nécessaire, transférer les appels à la personne/au service approprié ou prendre un message
- Gérer les réservations des salles de réunion à l'aide d'Outlook et apporter une solution rapide en cas de conflit en assurant la liaison avec les adjoints administratifs/adjointes administratives
- Offrir aux associé de CGI et aux visiteurs/visiteuses des cartes d'accès en fonction des procédures de sécurité en place et assurer un suivi
- Tenir à jour les dossiers, notamment les registres des visiteurs, les listes des ressources humaines et des associés, etc.
- Autres tâches, notamment : numériser divers documents, classer et archiver en ligne des documents importants, créer des billets de service (avec l'immeuble ou autres fournisseurs), aider les adjoints administratifs/adjointes administratives dans certaines tâches administratives si le temps le permet, etc.
- Responsable du centre de conférence (aide aux réservations, apporter un soutien aux événements, service de traiteur, vérifier la propreté des salles, etc.).
- Apporter un soutien à 2 réceptions au quotidien (pour les pauses et les dîners) et le remplacement aux 2 réceptions lors des vacances ou absences.
- Apporter du soutien à l'équipe de Gestion des établissements
- Au moins deux ans de formation ou d'expérience
Required qualifications to be successful in this role
- Au moins deux ans de formation ou d'expérience en administration des affaires
- Capacité à organiser, à faire plusieurs tâches à la fois et à prioriser (un atout)
- À l'aise dans un environnement d'entreprise et avec la haute direction
- Expérience avec le Service à la clientèle et le travail d'équipe
- Débrouillardise et une bonne capacité pour la résolution de problèmes dans un environnement dynamique
- Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des clients nationaux et mondiaux
CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 40 000 $ et 75 000 $. Ce poste est vacant.
Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.
La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…
Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.
Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.
Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.
Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur.
Ce même engagement envers l’équité s’étend à notre utilisation des technologies. Afin de soutenir notre équipe de recrutement, des outils d’IA peuvent être utilisés pour aider à l’évaluation des candidatures, sans jamais remplacer le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche demeurent entièrement entre les mains de nos professionnels du recrutement.
Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature.
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