To apply
Please submit your resume and a cover letter outlining your interest and qualification for this position by email to [email protected] with the subject line “Administrative Associate” by Friday, June 5th, end of day.
Applications will be reviewed on a rolling basis. Priority will be given to applications including a tailored cover letter. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.
DSORC is committed to fostering an inclusive and accessible workplace. We encourage applications from all qualified candidates, including those from diverse backgrounds.
Accommodations are available throughout the recruitment process upon request.
DSORC complies with current employment standards that restrict the use of Canadian work experience requirements in job postings. Applicants will not be assessed based on whether their experience was obtained in Canada. All hiring decisions are based solely on relevant qualifications and role-specific competencies.
This posting is for an existing vacancy and is open to both internal and external candidates.
La version française suivra
POSITION: Bilingual Administrative Associate
STATUS: Full-Time, Permanent
REPORTS TO: Operations and Privacy Officer
SALARY RANGE: $45,000 to $55,140
The Dementia Society of Ottawa and Renfrew County (DSORC) is a not-for-profit charitable organization that was founded in 1980. DSORC helps people in Ottawa and Renfrew County impacted by dementia by providing guidance and support, social programs, peer engagement, education, information and resources. We serve more than 20,000 people each year within the geographic area of the City of Ottawa and Renfrew County.
JOB SUMMARY
The Administrative Associate plays a key role in supporting the day-to-day operations of DSORC. This front-facing, office-based position is responsible for a range of administrative, technical, and facilities management tasks that ensure smooth operational functioning. The role includes maintaining office systems, coordinating administrative processes, handling tech support issues, and supporting the organization’s HR and governance needs. You will be the first point of contact for callers, visitors, and external vendors.
WORK ENVIRONMENT
This position is based in the Dementia Society’s central office in Ottawa (500-2327 St. Laurent Blvd). The required hours of work are 8:30 am to 4:00 pm, Monday to Friday, with a 30-minute lunch break.
RESPONSIBILITIES
Administrative Support (Full-time, in-office role):
· Greet all in person visitors courteously and assist as appropriate.
· Answer all incoming phone calls and direct them appropriately, and record call details within DSORC phone log.
· Maintain and update office inventory, including remote working office supplies and materials.
· Produce and store Xerox reports for operations.
· Organize and maintain communal office spaces (reception, stock room, kitchen).
· Manage voicemail, checking and responding to messages as needed.
· Maintain accurate and up-to-date employee records, including emergency contacts and organizational chart.
· Provide support with day-to-day technical issues and troubleshooting, in collaboration with the Operations Coordinator.
· Liaise with our IT service provider for tech support and assist with software rollouts.
· Update and maintain DSORC’s internal data dashboard.
· Regularly update the security alarm panel user list to ensure accuracy and liaise with the security alarm company as needed for maintenance or incident response.
Program Support
· Greet all in person clients courteously and assist as appropriate.
· Update and maintain displays in common areas with program materials, factsheets and/or resources
· Receive and process program resources
Facilities and Office Management:
· Oversee room booking system for office spaces and ensure everything is set up for meetings.
· Coordinate office services and manage relationships with vendors and service providers.
· Liaise with the landlord and coordinate facilities-related services as needed.
· Contact Perley Health every two weeks to confirm that no mail has been left at the former office address, and arrange for pickup and distribution of any mail as necessary.
Human Resources and Governance Support:
· Assist with HR tasks like maintaining employee trackers and manuals, supporting onboarding/offboarding, and assisting with job postings.
· Maintain and update the organizational chart.
· Provide administrative support for board meetings, including preparing meeting materials.
Technical Support and Coordination:
· Act as the day-to-day liaison for tech support and assist with troubleshooting.
· Support software rollouts and provide tech training to staff as needed.
· Help maintain and update internal data and reporting systems.
QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
· Minimum of 1-2 years in a similar administrative role, with experience in front desk or office management.
· Bilingual (read, write, speak, and understand both English and French) is essential.
· Strong customer service orientation and excellent communication skills.
· Strong organizational and time-management skills, with the ability to handle multiple tasks simultaneously.
· Tech-savvy, with experience in basic troubleshooting and liaising with IT service providers.
· Proficiency in Microsoft Office Suite; experience with CRM or database systems is an asset.
· Experience with HR, governance support, or facilities management is a plus.
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POSTE : Adjoint administratif/ adjointe administrative bilingue
STATUT : Temps plein, permanent
SUPERVISEUR IMMÉDIAT : Directrice des opérations et de la protection de la vie privée
ÉCHELLE SALARIALE : De 45 000 $ à 55 140 $
La Société de la démence d’Ottawa et du comté de Renfrew est un organisme à but non lucratif fondé en 1980. Elle aide les gens de la région d’Ottawa et du comté de Renfrew qui sont touchés par la démence en leur offrant de l’orientation et du soutien, des programmes sociaux, de la mobilisation par les pairs, de l’éducation, de l’information et des ressources. Nous desservons plus de 20 000 personnes chaque année dans la ville d’Ottawa et le comté de Renfrew.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’adjoint administratif/adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien des activités quotidiennes de la Société de la démence. Il s’agit d’un poste de première ligne, sur place. Le ou la titulaire est responsable d’un éventail de tâches administratives, techniques et de gestion des installations afin d’assurer le bon fonctionnement opérationnel de l’organisme. Le ou la titulaire doit assurer la tenue des systèmes de bureau, coordonner les processus administratifs, traiter les problèmes de soutien technique ainsi qu’aider à répondre aux besoins de l’organisme en matière de ressources humaines et de gouvernance. Vous serez le premier point de contact pour les appelants, les visiteurs et les fournisseurs externes.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le lieu de travail est le bureau central de la Société de la démence à Ottawa (2327, boulevard St. Laurent, bureau 500). L’horaire de travail est de 8 h 30 à 16 h, du lundi au vendredi, avec une pause de 30 minutes pour dîner.
RESPONSABILITÉS
Soutien administratif (temps plein, sur place) :
· Accueillir les visiteurs de façon courtoise et les aider comme il convient.
· Répondre aux appels entrants et les transférer aux personnes appropriées, et prendre en note les détails de chaque appel dans le registre de la Société.
· Tenir un inventaire des fournitures et du matériel, notamment ceux pour le télétravail.
· Préparer les rapports Xerox pour les opérations et en conserver une copie.
· Organiser les espaces de travail et les garder propres et bien rangés, notamment le bureau d’accueil, la réserve et la cuisine des employés.
· Gérer les messages laissés sur la boîte vocale, et y répondre le cas échéant.
· Tenir les dossiers des employés à jour, notamment les contacts d’urgence et l’organigramme de la Société.
· Fournir du soutien dans la résolution des problèmes techniques, en collaboration avec la personne responsable de la coordination des opérations.
· Assurer la liaison avec notre fournisseur de services informatiques pour le soutien technique et aider lors des déploiements de logiciels.
· Tenir le tableau de bord des données internes de la Société à jour.
· Tenir la liste des utilisateurs du système de sécurité à jour et assurer la liaison avec l’entreprise de services de sécurité au besoin, pour l’entretien du système ou les interventions à la suite d’un incident.
Soutien aux programmes
· Accueillir les clients de façon courtoise et les aider comme il convient.
· Mettre à jour les panneaux d’affichage dans les aires communes avec du matériel, des fiches d’information et des ressources sur les divers programmes.
· Recevoir et traiter les ressources de programme.
Gestion des installations et des salles :
· Superviser le système de réservation des salles et veiller à ce que les salles soient prêtes en vue des réunions.
· Coordonner les services administratifs et gérer les relations avec les fournisseurs.
· Assurer la liaison avec le propriétaire et coordonner les services liés aux installations, au besoin.
· Communiquer, toutes les deux semaines, avec l’équipe du centre Perley Health pour confirmer qu’aucun courrier n’a été reçu à notre ancienne adresse et pour planifier un ramassage ou une distribution du courriel le cas échéant.
Soutien à la gouvernance et aux ressources humaines :
· Participer aux tâches relatives aux ressources humaines, comme tenir les fiches de suivi des employés et les manuels, faciliter les processus d’arrivée/de départ et apporter son aide pour la préparation des offres d’emploi.
· Mettre à jour l’organigramme.
· Offrir du soutien administratif lors des réunions du conseil d’administration, notamment en préparant les documents.
Soutien technique et coordination :
· Agir en tant que principale personne-ressource pour le soutien technique et aider à la résolution des problèmes.
· Soutenir les déploiements de logiciels et fournir une formation au personnel, au besoin.
· Aider à tenir à jour les systèmes internes de données et de rapports.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
· Au moins une à deux années d’expérience dans un poste semblable, avec de l’expérience à la réception ou de la gestion d’un bureau.
· Bilinguisme essentiel (lire, écrire, parler et comprendre) en français et en anglais.
· Excellentes compétences en service à la clientèle et en communications.
· Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec une bonne capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément.
· Bonnes connaissances en informatique, avec de l’expérience dans la résolution de problèmes simples et dans la liaison avec les fournisseurs de services informatiques.
· Maîtrise de la suite Microsoft Office (expérience de la gestion des relations avec la clientèle ou des systèmes de base de données : un atout).
· Expérience du soutien à la gouvernance et aux processus de ressources humaines ou de la gestion des installations (un atout).
Pay: $45,000.00-$55,140.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Vision care
Work Location: In person
