***English version below***
DESCRIPTION DE L'ENTREPRISE
Xiphos Systems Inc., fondée en 1996, est une entreprise dynamique et énergique située au cœur du Plateau de Montréal. Depuis plus de 20 ans, nous avons repoussé les limites de ce qui est possible dans le domaine du NewSpace et nous avons gagné la confiance de diverses agences et entreprises spatiales du monde entier. L'industrie a adopté notre approche de conception, par conséquent, nous connaissons depuis plusieurs années une croissance rapide et constante, et la tendance se poursuit !
Notre vision est de transposer dans l’espace les techniques de calcul et de communication réseau issues du monde terrestre. L’expertise de l’entreprise en processeurs en réseau s’est traduite par une gamme de solutions matérielles et logicielles performantes, tolérantes aux pannes, dédiées au contrôle de vol et au traitement de capteurs pour des applications spatiales avancées et variées.
Les principaux marchés de Xiphos sont les petits satellites, les applications de la station spatiale, ainsi que les atterrisseurs lunaires, les rovers et la robotique. Nous avons livré nos produits standards et personnalisés dans le monde entier et avons joué un rôle essentiel dans de nombreuses missions spatiales réussies. Grâce à leur faible consommation d'énergie, leur puissance de traitement élevée, leur flexibilité accrue, leur excellente robustesse et leurs fonctions éprouvées disponibles prêt-à-l ’emploi, nos cartes Q sont de plus en plus la solution privilégiée dans le domaine en plein essor du NewSpace.
DESCRIPTION DU RÔLE
Sous la responsabilité du chef d'équipe de production, le coordinateur logistique est responsable de coordonner la circulation efficace des matériaux, des marchandises et des produits au sein de l'entreprise et vers les clients externes. Ce poste implique la supervision des opérations d'expédition et de réception, la réception des cartes et des pièces dans l'ensemble de l'entreprise, la gestion des stocks et des stocks KANBAN, ainsi que la garantie d'une livraison rapide et rentable des marchandises aux clients.
Le coordinateur logistique est également chargé d'emballer les composants électroniques, les composants et autres articles demandés, d'organiser les expéditions avec plusieurs transporteurs et des transporteurs tiers selon les exigences des clients, et de s'assurer que tous les documents d'expédition et de réception sont exacts et correctement tenus à jour. Compte tenu de la nature critique des produits Xiphos et des exigences opérationnelles du secteur NewSpace, un haut degré de précision et d'attention aux détails est requis. Le coordinateur logistique travaille en étroite collaboration avec l'équipe de production, l'équipe de la chaîne d'approvisionnement, les transporteurs externes, les clients et les parties prenantes internes afin d'assurer le bon déroulement des opérations logistiques.
TÂCHES PRINCIPALES
· Expédition et réception : Coordonner les livraisons entrantes et sortantes, en veillant à ce que tous les matériaux et produits soient correctement étiquetés, documentés, photographiés et stockés. Vérifier minutieusement le contenu des livraisons, les références, les numéros de série, les quantités et la documentation afin de minimiser les erreurs et d'assurer une traçabilité totale. Gérer la réception des marchandises pour l'ensemble de l'entreprise. Contrôler et emballer les articles conformément aux listes de colisage et aux instructions fournies.
· Coordination des expéditions : Organiser les expéditions avec des transporteurs tiers, tels que FedEx, en fonction des exigences des clients. Coordonner les expéditions nationales et internationales, y compris les expéditions à l'étranger et toute la documentation requise.
· Documentation : Tenir à jour des dossiers précis sur les expéditions, les livraisons, les inventaires, les photos des articles entrants et sortants, les informations d'emballage et les documents d'expédition. Examiner minutieusement la documentation pour garantir la conformité aux exigences des clients, des douanes et de la norme AS9100. Préparer les documents d'expédition, les factures, les formalités douanières et toute autre documentation requise selon les besoins.
· Gestion de la base de données / ERP : Consulter et mettre à jour les systèmes Redmine et ERP pour tous les produits Xiphos entrants ou sortants. Valider les informations à travers plusieurs outils, notamment l'ERP, les plateformes d'expédition, les listes de colisage et les communications avec les clients.
· KANBAN / Gestion des stocks : Gérer et suivre les stocks KANBAN, passer des commandes de réapprovisionnement si nécessaire, et gérer les fournitures d'expédition, les matériaux d'emballage et les pièces associées afin d'assurer leur disponibilité.
· Service client : Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour toute question relative aux expéditions et aux réceptions. D'excellentes compétences en communication sont requises, car ce poste implique une coordination fréquente avec les clients, les transporteurs, la production, la chaîne d'approvisionnement et les équipes internes.
· Dossiers de qualité : Tenir à jour les dossiers de réception et d'expédition conformément aux exigences de la norme AS9100, en veillant à ce que les documents soient complets, bien classés, exacts et traçables.
EXPÉRIENCE EXIGÉE:
· Expérience avec l'outil FedEx de gestion des bordereaux d'expédition et des factures commerciales
- Bonne connaissance des documents d'expédition internationale, des formalités douanières et des exigences relatives aux expéditions vers l'étranger et les pays du programme GEP
- Expérience des systèmes ERP ; une expérience avec Epicor serait un atout
- Connaissance du suivi des stocks et de la gestion des stocks selon la méthode KANBAN
- Capacité à emballer et à manipuler correctement les appareils électroniques, les cartes électroniques et les pièces sensibles
QUALIFICATIONS
- Au moins deux ans d'expérience dans un poste opérationnel lié à la gestion des expéditions et des réceptions ou à la logistique. Une expérience dans la manipulation et l'emballage en toute sécurité de composants électroniques et d'assemblages serait un atout
- Capacité éprouvée à effectuer un travail minutieux avec un haut degré de précision et de rigueur dans un environnement dynamique et critique
- Sens aigu de l'organisation, avec de solides compétences en matière de suivi et de documentation
- Excellentes aptitudes en communication et en organisation
- Esprit d'initiative et capacité à résoudre les problèmes
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément
- Maîtrise de la suite Microsoft Office
- Doit être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité du gouvernement canadien dans le cadre du Programme des biens contrôlés du Canada
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COMPANY DESCRIPTION
Xiphos Systems Corporation, founded in 1996, is a vibrant and energetic company in the heart of Montreal’s Plateau area. For over 20 years, we have pushed the envelope of what is possible in NewSpace and secured the trust of various space agencies and space companies around the world. The industry has adopted our design approach and, as a result, we have been experiencing several years of rapid, steady growth and the trend is continuing!
Our vision is to migrate terrestrial computing and network communication techniques into space environments. The company’s expertise in networked processors has evolved into a line of high-performance, fault-tolerant flight control and sensor processing hardware and software solutions in wide and varied advanced space applications.
Xiphos’ primary markets are small satellites, space station applications, as well as lunar landers, rovers, and robotics. We have delivered our standard and custom products all over the world and have been essential to many successful space missions. With low power consumption, high processing power, enhanced flexibility, excellent robustness, and proven functions available off-the-shelf, our Q-cards are increasingly the preferred solution in the fast-growing field of NewSpace.
MAIN TASKS
Reporting to the Production Lead, the Logistics Coordinator is responsible for coordinating the efficient movement of materials, goods, and products within the company, and to external customers. This role involves overseeing the shipping and receiving functions, board and parts reception across the company, maintaining inventory and KANBAN stock, and ensuring timely and cost-effective delivery of goods to customers.
The Logistics Coordinator is also responsible for packing electronics, parts, and other requested items, organizing shipments with multiple couriers and third-party couriers as per customer requirements, and ensuring that all shipping and receiving documentation is accurate and properly maintained. Given the mission-critical nature of Xiphos products and the operational demands of the NewSpace industry, a high degree of precision and attention to detail is required. The Logistics Coordinator works closely with the production team, the supply chain team, external carriers, customers, and internal stakeholders to ensure smooth logistics operations.
Key Responsibilities:
- Shipping & Receiving: Coordinate incoming and outgoing shipments, ensuring all materials and products are properly labeled, documented, photographed, and stored. Verify shipment contents, part numbers, serial numbers, quantities, and documentation carefully to minimize errors and ensure full traceability. Handle the reception of goods across the company. Review and pack items according to packing lists and provided instructions.
- Shipment Coordination: Organize shipments with third-party couriers, such as FedEx, based on customer requirements. Coordinate domestic and international shipments, including overseas shipments and all required documentation.
- Documentation: Maintain accurate records of shipments, deliveries, inventory counts, pictures of incoming and outgoing items, packing information, and shipping documentation. Review documentation thoroughly to ensure compliance with customer, customs, and AS9100 requirements. Prepare shipping documents, invoices, customs paperwork, and other required documentation as needed.
- Database / ERP Management: Consult and update Redmine and ERP systems for any incoming or outgoing Xiphos products. Validate information across multiple tools, including ERP, shipping platforms, packing lists, and customer communications.
- KANBAN / Inventory Management: Manage and track KANBAN stock, reorder items as needed, and maintain shipping supplies, packing materials, and related parts to ensure availability.
- Customer Service: Serve as a point of contact for internal and external stakeholders regarding shipping and receiving inquiries. Excellent communication is required, as this role involves frequent coordination with customers, couriers, production, supply chain, and internal teams.
- Quality Records: Maintain receiving and shipping files as part of AS9100 requirements, ensuring records are complete, organized, accurate, and traceable.
DESIRABLE KNOWLEDGE AREAS
- Experience working with the FedEx waybill and commercial invoice tool
- Familiarity with international shipping documentation, customs paperwork, and overseas/GEP country shipment requirements
- ERP systems experience; Epicor experience is an asset
- Knowledge of KANBAN stock tracking and inventory control
- Proper packing and handling of electronics, boards, and sensitive parts
QUALIFICATIONS
- 2+ years of experience working in a hands-on shipping and receiving or logistics role. Experience with the safe handling and packing of electronic parts and assemblies an asset
- Demonstrated ability to perform detail-oriented work with a high degree of accuracy and consistency in a fast-paced, mission-critical environment
- Highly organized, with strong follow-up and documentation skills
- Excellent communication and organizational skills
- Self-starter and problem-solving abilities
- Ability to work under pressure and manage multiple tasks simultaneously
- Proficient with the Microsoft Office Suite
- Must be able to obtain Canadian government security clearance under the Canadian Controlled Goods Program
Pay: $48,000.00-$55,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Commuter benefits
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Language training provided
- Life insurance
- Paid time off
- Profit sharing
- RRSP match
- Vision care
Work Location: In person
