The Company
The Jim Pattison Group is the largest privately held company in Canada with over 57,000 employees worldwide; operating a large number of companies in a diverse set of industries. Jim Pattison Lease has been operating in Canada since 1961. The company has branches across Canada and the United States and is a Leader in Customized Fleet Management, providing Vehicle Fleet Leasing, Vehicle Remarketing through both wholesale and retail channels, and Fleet Management solutions for commercial enterprises.
About Jim Pattison Lease: http://www.jimpattisonlease.com/about/
About the Jim Pattison Group: https://www.jimpattison.com/about/our-story/
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The Opportunity
Jim Pattison Lease is seeking a highly motivated, experienced, and detail-oriented Bilingual Fleet Services Administrator – Accident Management. This is a critical client-facing role within our Fleet Services department, reporting directly to the Director of Fleet Services.
The successful candidate will be the primary point of contact for all vehicle accident-related matters, managing every step of the process from the initial driver call through to final claim resolution. This role demands a professional who thrives in a fast-paced environment, brings deep knowledge of the insurance and collision repair industries, and is committed to delivering an exceptional experience for our clients and their drivers.
Position Description
The Bilingual Fleet Services Administrator – Accident Management owns the full lifecycle of vehicle accident claims on behalf of Jim Pattison Lease clients. This position manages every aspect of a vehicle accident from the moment a driver reports an incident — supporting the driver, coordinating with body shops and insurers, reviewing repair estimates, and ensuring every claim is resolved accurately, efficiently, and in the client's best interest. The role requires fluency in both English and French, exceptional communication and negotiation skills, and the ability to manage a high volume of active files simultaneously.
Position Responsibilities and Accountabilities
- Serve as the first point of contact for drivers involved in vehicle accidents, providing calm, professional, and immediate support through the incident reporting process.
- Manage the end-to-end accident file lifecycle: intake, documentation, assignment, repair oversight, insurance coordination, and final file closure.
- Assign vehicles to appropriate body shop vendors based on location, capability, and client agreements; coordinate repair timelines to minimize vehicle downtime.
- Liaise directly with insurance companies, adjusters, and third-party insurers to facilitate timely claim processing and maximize recoveries on behalf of clients.
- Review and validate body shop repair estimates, identify discrepancies or inflated costs, and negotiate adjustments where necessary.
- Authorize repair work in accordance with client guidelines and internal approval thresholds.
- Arrange rental or replacement vehicles for drivers during the repair period and manage rental utilization to control costs.
- Track and update accident files in the fleet management system, ensuring all documentation, communications, and approvals are captured accurately.
- Communicate proactively with clients and account executives, providing regular status updates on active claims and escalating issues as required.
- Identify and report on trends in accident frequency, repair costs, and claim outcomes to support fleet risk reporting and client reviews.
Key Attributes and Skills
The ideal candidate will bring a combination of insurance industry expertise, fleet knowledge, and exceptional interpersonal skills. The following qualifications are essential:
- Bilingual proficiency in English and French (written and verbal) — required
- Demonstrated experience working with insurance companies, adjusters, or in an accident/claims management environment; knowledge of auto insurance principles, subrogation, and liability assessment.
- Experience in fleet management, automotive, or transportation industries is a significant asset.
- Strong negotiation skills, with the ability to advocate for clients in dealings with insurers, body shops, and third parties.
- Excellent organizational and file management skills; ability to manage a high volume of concurrent active cases with accuracy and attention to detail.
- Customer-service oriented with a professional, empathetic, and solutions-focused approach — particularly when supporting drivers in stressful post-accident situations.
- Strong written and verbal communication skills, including professional telephone and email etiquette in both official languages.
- Proven ability to work independently, prioritize effectively, and make sound decisions under pressure.
- Proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Excel (pivot tables, VLOOKUP, data validation)
- Self-motivated with a continuous improvement mindset and the ability to identify process efficiencies.
Candidates must be eligible to work in Canada. We thank everyone for their interest however only those qualified and considered for an interview will be contacted at this time.
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L’entreprise
Le Groupe Jim Pattison est la deuxième plus grande entreprise privée en importance au Canada avec plus de 57 000 employés dans le monde ; l’exploitation d’un grand nombre d’entreprises dans un ensemble diversifié d’industries. Location Jim Pattison exerce ses activités au Canada depuis 1961. La société a des succursales à travers le Canada et les États-Unis et est reconnu comme le chef de file de la gestion de parc automobile, offrant des services de location de véhicules, la revente de véhicules via les canaux de vente en gros et au détail, ainsi que des solutions de gestion de flotte pour les entreprises commerciales.
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L’opportunité
Jim Pattison Lease est à la recherche d’un Administrateur bilingue des Services de flotte – Gestion des accidents, motivé, expérimenté et soucieux du détail. Il s’agit d’un rôle essentiel en contact direct avec les clients, au sein de notre département des Services de flotte, relevant directement du Directeur des Services de flotte.
Le candidat retenu sera le principal point de contact pour toutes les questions liées aux accidents de véhicules, gérant chaque étape du processus depuis l’appel initial du conducteur jusqu’à la résolution finale du sinistre. Ce poste exige un professionnel qui s’épanouit dans un environnement dynamique, possède une connaissance approfondie des secteurs de l’assurance et de la réparation de carrosserie, et qui s’engage à offrir une expérience exceptionnelle à nos clients et à leurs conducteurs.
Description du poste
L’Administrateur bilingue des Services de flotte – Gestion des accidents est responsable du cycle de vie complet des réclamations pour accidents de véhicules au nom des clients de Jim Pattison Lease. Ce poste gère tous les aspects d’un accident de véhicule dès le moment où un conducteur signale un incident — en soutenant le conducteur, en coordonnant avec les carrosseries et les assureurs, en examinant les estimations de réparation, et en veillant à ce que chaque réclamation soit résolue avec précision, efficacité et dans le meilleur intérêt du client. Le poste exige une maîtrise du français et de l’anglais, des compétences exceptionnelles en communication et en négociation, ainsi que la capacité de gérer simultanément un volume élevé de dossiers actifs.
Responsabilités et obligations du poste
· Agir comme premier point de contact pour les conducteurs impliqués dans des accidents de véhicules, en offrant un soutien calme, professionnel et immédiat tout au long du processus de déclaration d’incident.
· Gérer le cycle de vie complet du dossier d’accident : réception, documentation, assignation, supervision des réparations, coordination des assurances et clôture finale du dossier.
· Affecter les véhicules aux carrosseries appropriées en fonction de l’emplacement, des capacités et des ententes avec les clients ; coordonner les délais de réparation afin de minimiser l’immobilisation des véhicules.
· Assurer la liaison directe avec les compagnies d’assurance, les experts en sinistres et les assureurs tiers pour faciliter le traitement rapide des réclamations et maximiser les recouvrements au nom des clients.
· Examiner et valider les estimations de réparation des carrosseries, identifier les écarts ou les coûts gonflés, et négocier des ajustements au besoin.
· Autoriser les travaux de réparation conformément aux directives des clients et aux seuils d’approbation internes.
· Organiser des véhicules de location ou de remplacement pour les conducteurs pendant la période de réparation et gérer l’utilisation des locations afin de contrôler les coûts.
· Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers d’accidents dans le système de gestion de flotte, en veillant à ce que toute la documentation, les communications et les approbations soient consignées avec exactitude.
· Communiquer de manière proactive avec les clients et les chargés de compte, en fournissant des mises à jour régulières sur les réclamations en cours et en escaladant les problèmes au besoin.
· Identifier et signaler les tendances en matière de fréquence des accidents, de coûts de réparation et de résultats des réclamations pour appuyer les rapports sur les risques liés à la flotte et les bilans clients.
Attributs et compétences clés
Le candidat idéal combinera une expertise dans le secteur des assurances, une connaissance de la gestion de flotte et d’excellentes aptitudes relationnelles. Les qualifications suivantes sont essentielles :
· Maîtrise du français et de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) — obligatoire
· Expérience avérée auprès de compagnies d’assurance, d’experts en sinistres ou dans un environnement de gestion des accidents et des réclamations ; connaissance des principes de l’assurance automobile, de la subrogation et de l’évaluation de la responsabilité.
· Une expérience en gestion de flotte, dans le secteur automobile ou dans l’industrie du transport constitue un atout majeur.
· Solides compétences en négociation, avec la capacité de défendre les intérêts des clients dans les interactions avec les assureurs, les carrosseries et les tiers.
· Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de dossiers ; capacité à gérer simultanément un volume élevé de dossiers actifs avec précision et souci du détail.
· Orienté vers le service à la clientèle, avec une approche professionnelle, empathüique et axée sur les solutions — particulièrement pour soutenir les conducteurs dans des situations stressantes post-accident.
· Excellentes compétences en communication écrite et verbale, incluant une étiquette téléphonique et courriel professionnelle dans les deux langues officielles.
· Capacité avérée à travailler de façon autonome, à établir les priorités efficacement et à prendre des décisions éclairées sous pression.
· Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV, validation des données).
· Autonome, avec un esprit d’amélioration continue et la capacité d’identifier des gains d’efficacité dans les processus.
Les candidats doivent être autorisés à travailler au Canada. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; cependant, seules les personnes qualifiées et retenues pour une entrevue seront contactées.
Job Type: Full-time
Expected hours: 37.5 per week
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- RRSP match
- Vision care
Work Location: In person
