Job Overview
We are seeking a professional and organized Front Desk Receptionist to join our team. The ideal candidate will serve as the first point of contact for visitors and callers, providing exceptional customer service while managing administrative tasks efficiently. This role requires strong communication skills, proficiency with office software, and the ability to handle multiple responsibilities in a fast-paced environment. Experience in medical or dental offices is a plus, but we welcome candidates with solid clerical and administrative backgrounds. The successful applicant will play a vital role in maintaining smooth office operations and ensuring a positive experience for clients and staff alike.
Duties
- Greet visitors and patients warmly, ensuring a professional and friendly atmosphere
- Answer multi-line phone systems promptly and courteously, directing calls appropriately
- Manage appointment scheduling using software such as QuickBooks, Google Workspace, or similar platforms
- Perform data entry tasks accurately, including updating patient or client records
- Handle filing, document organization, and record keeping to ensure easy retrieval of information
- Assist with billing, bookkeeping, and basic financial record management as needed
- Support administrative functions such as proofreading documents, managing correspondence, and maintaining office supplies
- Maintain a clean and organized front desk area to promote a welcoming environment
- Provide excellent customer support by addressing inquiries professionally and efficiently
Experience
- Prior office experience preferred, especially in medical or dental settings
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and Google Workspace tools
- Experience using multi-line phone systems and handling high call volumes
- Strong clerical skills including filing, data entry, proofreading, and organizational skills
- Familiarity with QuickBooks or similar bookkeeping software is advantageous
- Excellent phone etiquette and customer service skills required
- Ability to manage multiple tasks simultaneously while maintaining attention to detail
- Previous experience in medical or dental offices is a plus but not mandatory; training will be provided for specific systems used
This position offers an opportunity to be an integral part of our professional team by providing outstanding administrative support in a dynamic environment.
Aperçu du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) réceptionniste à l’accueil professionnel(le) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe. La personne idéale sera le premier point de contact pour les visiteurs et les appelants, offrant un service à la clientèle exceptionnel tout en gérant efficacement les tâches administratives. Ce poste exige d’excellentes compétences en communication, une bonne maîtrise des logiciels de bureau ainsi que la capacité à gérer plusieurs responsabilités dans un environnement dynamique. Une expérience dans un cabinet médical ou dentaire constitue un atout, mais nous accueillons également les candidats possédant une solide expérience en soutien administratif et en travail de bureau. La personne retenue jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations quotidiennes et veillera à offrir une expérience positive tant aux clients qu’au personnel.
Responsabilités
- Accueillir chaleureusement les visiteurs et les patients, en maintenant une atmosphère professionnelle et conviviale
- Répondre rapidement et courtoisement aux appels sur un système téléphonique à lignes multiples et acheminer les appels de façon appropriée
- Gérer la prise de rendez-vous à l’aide de logiciels tels que QuickBooks, Google Workspace ou d’autres plateformes similaires
- Effectuer avec précision les tâches de saisie de données, notamment la mise à jour des dossiers des patients ou des clients
- Assurer le classement, l’organisation des documents et la tenue des dossiers afin de faciliter l’accès à l’information
- Participer à la facturation, à la tenue de livres et à la gestion de base des dossiers financiers, au besoin
- Soutenir les fonctions administratives telles que la révision de documents, la gestion de la correspondance et l’approvisionnement en fournitures de bureau
- Maintenir un espace d’accueil propre et organisé afin de favoriser un environnement accueillant
- Offrir un excellent service à la clientèle en répondant aux demandes de manière professionnelle et efficace
Expérience et qualifications
- Une expérience préalable en bureau est souhaitée, particulièrement dans un environnement médical ou dentaire
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ainsi que des outils Google Workspace
- Expérience avec les systèmes téléphoniques à lignes multiples et la gestion d’un volume élevé d’appels
- Excellentes compétences administratives incluant le classement, la saisie de données, la révision de documents et l’organisation
- La connaissance de QuickBooks ou d’un logiciel de tenue de livres similaire constitue un atout
- Excellentes aptitudes en communication téléphonique et en service à la clientèle
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en portant une grande attention aux détails
- Une expérience dans un cabinet médical ou dentaire est un avantage, mais n’est pas obligatoire; une formation sera offerte pour les systèmes utilisés
Ce poste représente une excellente occasion de faire partie intégrante d’une équipe professionnelle en offrant un soutien administratif de grande qualité dans un environnement dynamique.
Type d'emploi : Full-time
Rémunération : 16,10$ à 20,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
