Description de poste – Secrétaire générale
Titre du poste: Secrétaire générale
Lieu de travail: Centre-ville de Montréal, Québec
Hoarier: Du lundi au vendredi, à temps plein
Type de travail: En présentiel
À propos du poste
Bijoux Majesty est à la recherche d’une secrétaire générale organisée, professionnelle et parfaitement bilingue pour assurer le soutien administratif et opérationnel quotidien de l’entreprise.
Relevant de la direction, la secrétaire générale joue un rôle central dans la coordination des activités du bureau. Elle assure la circulation efficace de l’information, le suivi des dossiers administratifs, la gestion des communications et le soutien aux différents services de l’entreprise, tout en respectant les normes de confidentialité et de professionnalisme propres à l’univers de la joaillerie de luxe.
Principales responsabilités
- Assurer le soutien administratif général de la direction et de l’entreprise.
- Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les transférer aux personnes concernées.
- Traiter les courriels, prendre les messages et effectuer les suivis nécessaires.
- Accueillir les clients, les fournisseurs et les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.
- Gérer les calendriers, les rendez-vous, les réunions et les déplacements professionnels.
- Préparer la correspondance, les rapports, les factures, les présentations et autres documents administratifs.
- Rédiger, réviser et traduire des communications en français et en anglais.
- Organiser et maintenir les dossiers administratifs, électroniques et papier.
- Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents importants.
- Coordonner le courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie.
- Effectuer le suivi auprès des clients, fournisseurs, partenaires et prestataires de services.
- Préparer les bons de commande et assurer le suivi des achats et des fournitures de bureau.
- Tenir à jour les registres d’inventaire et les documents administratifs liés aux opérations.
- Soutenir le service à la clientèle en répondant aux demandes et en assurant un suivi rapide et professionnel.
- Assister la direction dans la coordination de projets et dans les tâches opérationnelles quotidiennes.
- Organiser les reçus, les factures et les pièces justificatives destinés au service de comptabilité.
- Effectuer des tâches de saisie de données, de photocopie, de numérisation et de préparation de documents.
- Veiller à la confidentialité des renseignements commerciaux, financiers et personnels.
- Contribuer au bon fonctionnement général du bureau et effectuer toute autre tâche administrative connexe.
Qualifications requises
- Diplôme en administration de bureau, en secrétariat, en gestion administrative ou expérience équivalente.
- Minimum de deux ans d’expérience dans un poste de secrétaire, d’adjointe administrative ou dans un rôle similaire.
- Expérience en soutien à la direction ou en gestion administrative, un atout.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Excellentes compétences en rédaction, en communication et en organisation.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- Bonne connaissance des logiciels et outils de bureau courants.
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéances.
- Expérience dans le commerce de détail, les produits de luxe ou le secteur de la joaillerie, un atout.
- La connaissance d’autres langues constitue un atout.
Qualités recherchées
- Sens exceptionnel de l’organisation
- Professionnalisme et présentation soignée
- Fiabilité et ponctualité
- Souci du détail et rigueur
- Discrétion, intégrité et respect de la confidentialité
- Excellentes aptitudes interpersonnelles
- Autonomie, initiative et capacité à résoudre les problèmes
- Attitude positive et sens aigu du service à la clientèle
- Capacité à travailler efficacement en équipe et de façon autonome
- Adaptabilité et aisance dans un environnement dynamique
Rémunération
Le salaire sera déterminé en fonction des qualifications, de l’expérience et des compétences de la candidate.
Conditions de travail
- Poste à temps plein
- Horaire du lundi au vendredi
- Travail en présentiel
- Lieu de travail situé au centre-ville de Montréal, au Québec
Rémunération : 20,00$ à 22,00$ par heure
Lieu du poste : En présentiel
