Description complète du poste
Groupe Westcliff est une entreprise familiale dont le siège social est basé à Montréal et qui œuvre dans le domaine immobilier depuis plus de 50 ans. La croissance de Westcliff à travers les années est fondée sur son savoir-faire en matière de développement, construction et gestion de projets immobiliers d’envergure au Canada et aux États-Unis. La société emploie près de 500 employés dans nos différentes propriétés, dont 100 employés au siège social. L’entreprise veille à la bonne gestion de plus de 32 propriétés au Québec et dans les Maritimes, totalisant plus de 10 millions de pieds carrés.
Situé à la sortie 22 Est de l’autoroute 25, Galeries Terrebonne est l’unique centre commercial de la région. Incluant Maxi, Sports Experts/Atmosphere, Renaud-Bray, Ardène et Meubles RD. Galeries Terrebonne offre à la clientèle un excellent choix d’enseignes de mode recherchées et de détaillants spécialisés.
Vous désirez rejoindre une équipe dynamique, expérimentée et chaleureuse aux valeurs familiales? Vous vibrez à l’idée de contribuer au succès d’une société canadienne bien établie ? Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administrative.
L'opportunité
Relevant de la direction générale des Galeries Terrebonne, vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches administratives pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion de la propriété.
Pour réussir dans ce poste, le candidat doit être minutieux, axé sur les résultats et démontrer une capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en constante évolution.
Plus précisément, vos responsabilités, en collaboration avec l’Administratrice de propriété, sont les suivantes:
Gestion des comptes à recevoir :
- Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.
- Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les paiements de loyer.
- Appuyer le directeur immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.
- Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.
- Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.
- Travailler avec le service de comptabilité pour préparer la correspondance liée au rapprochement de fin d’année et aux nouveaux barèmes de loyer.
- Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à toutes questions administratives et/ou comptables relatives au bail.
Gestion des échéanciers et des contrats de service :
- Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.
- Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente).
- Gérer les priorités ; traiter les problèmes rapidement, de manière proactive et suivre les projets jusqu'à leur terme.
Rapports de gestion et tâches administratives :
- Supporter la direction générale dans la production des rapports mensuels et trimestriels et dans la préparation du budget d’exploitation annuel.
- Fournir un soutien administratif au bureau
- Effectuer l’entrée de données comptables, gérer les comptes à payer.
- Procéder à la conciliation mensuelle des cartes de crédit et de la petite caisse, ainsi que le suivi des comptes fournisseurs.
Service à la clientèle :
- Répondre aux appels et aux courriels de demandes d’information et orienter les clients vers les ressources appropriées.
- Effectuer la vente de cartes-cadeaux du centre commercial et produire les rapports quotidiens et mensuels liés au programme de cartes-cadeaux.
- Accomplir toute autre tâche connexe afin d’assurer un excellent service à la clientèle et un soutien efficace aux détaillants du centre commercial.
Exigences du poste :
- Expérience en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.
- Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe.
- Grande attention aux détails.
- Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
- Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.
- Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
- Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.
- Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples avec un excellent souci du détail.
- Capacité à respecter les échéances, et ce, en toute efficacité.
Qualifications
- Diplôme d'études collégiales en administration, comptabilité ou formation/expérience équivalente.
- 2 ans d'expérience pertinente dans un emploi lié à la comptabilité ou à la gestion administrative.
- Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et Sharepoint.
- Expérience avec le système Yardi, un atout.
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec les locataires et les fournisseurs à l'externe.
Ce que nous offrons :
- Un environnement favorable pour une carrière enrichissante
- Salaire compétitif selon l'expérience.
- Expérience professionnelle gratifiante.
- Poste permanent entre 24 et 28 heures par semaine, sur 4 ou 5 jours, du lundi au vendredi. Possibilité de plus d’heures pendant les vacances.
- Un environnement dynamique et collaboratif.
- Stationnement gratuit sur le site / accès facile aux transports en commun
- Programme d’assurance collective après 3 mois d’embauche
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, Permanent
Rémunération : 24,50$ à 27,50$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
Lieu du poste : En présentiel
