*English*
Aerosystems International (ASI) is a well-established Canadian company supplying aerospace and spectrum management products and services worldwide. ASI provides design, development, and production services for electronic systems and ground support equipment (GSE), along with logistical support for OEMs, including aircraft systems and spare parts kits. Aerosystems International Inc. | Aerospace Electrical Wiring Interconnection Systems
Promark Electronics, a trusted custom electronics manufacturer since 1987, designs and builds wire and cable harnesses, custom cables, busbars, electromechanical assemblies, and full system box builds tailored to client specifications. Promark supports a wide range of industries, including E-mobility, Industrial Technology, Medical Devices, Aerospace & Space, and Defense, delivering precision-engineered solutions that combine quality and performance.https://pmk.com/careers-at-promark-electronics/
Together, ASI and Promark Electronics offer comprehensive solutions in wire harnesses and electronics manufacturing, combining innovative design, production expertise, and reliable logistical support to meet OEM and industry needs globally.
Job Title: Administrative Coordinator
Reporting To: Human Resources Manager
Role Definition:
The Administrative Coordinator plays a key role in supporting daily office operations and ensuring a welcoming, well‑organized, and efficient work environment. Reporting to the HR Manager, this position is responsible for front‑desk reception, general administrative coordination, office supply management, and support for internal communications and social events. The role also provides light accounting assistance, including basic invoice processing and document coordination, contributing to smooth business operations.
Responsibilities:
Front Office & Reception
- Greet and assist visitors, customers, and employees in a professional and friendly manner
- Manage incoming calls, emails, and general inquiries
- Maintain a clean, organized, and welcoming reception and common area
Administrative & Office Coordination
- Oversee office supply inventory and place orders as needed
- Coordinate meeting room bookings and assist with internal event planning (social events, team activities, etc.)
- Support HR Manager with administrative tasks, document preparation, and internal communications
- Handle incoming and outgoing mail, courier shipments, and document filing
- Assist with onboarding logistics (access cards, welcome materials, workspace setup)
General Coordination
- Maintain office calendars, contact lists, and administrative records
- Support month‑end administrative tasks and provide documentation for year‑end activities
- Identify and escalate administrative or operational issues when needed
Accounting Coordination
- Primary point of contact for accounting communications with vendors and customers
- Accounts Payable management: invoice entry, verification, reconciliation, payment processing, and issue resolution
- Accounts Receivable management: customer invoicing, cash receipts, payment application, and follow-up on overdue accounts
- Processing RMAs and issuing credit memos as required
- Corporate credit card reconciliation and payment preparation
- Vendor statement review and customer aging follow-up; identification of problem accounts
- Coordination with internal teams (purchasing, logistics, sales) as needed
- Preparation of month-end reports and support for year-end activities
Qualifications:
- Post‑secondary education
- Bilingual (English & French) with excellent communication skills
- Strong interpersonal skills, professionalism, and customer‑service orientation
- Organized, detail‑oriented, and able to manage multiple priorities
- Creative problem‑solver with the ability to collaborate across teams
- Dynamic, proactive, and eager to learn in a fast‑paced environment
Compensation and Benefits
- Competitive compensation package
- Group Insurance coverage after 6 months
- 35-hour work week
- Short Fridays – Office closes at 2:15 PM
Location
- Full-time on-site position locates in Montreal, Quebec
- Free on-site parking and Free access to electric vehicle charging stations
How to apply?
If you are ready to join a dynamic and forward-thinking team, we would love to hear from you. Please send your resume to [email protected]
We thank everyone for applying but only those selected for an interview will be contacted.
*french*
Aerosystems International (ASI) est une entreprise canadienne bien établie qui fournit des produits et services en aérospatiale et en gestion du spectre à l’échelle mondiale. ASI offre des services de conception, de développement et de production pour les systèmes électroniques et l’équipement de soutien au sol (GSE), ainsi qu’un soutien logistique pour les OEM, incluant les systèmes aéronautiques et les ensembles de pièces de rechange. Aerosystems International Inc. | Aerospace Electrical Wiring Interconnection Systems
Promark Electronics, un fabricant de produits électroniques sur mesure de confiance depuis 1987, conçoit et fabrique des faisceaux de fils et de câbles, des câbles sur mesure, des barres omnibus, des assemblages électromécaniques et des systèmes complets selon les spécifications des clients. Promark soutient un large éventail d’industries, notamment l’e‑mobilité, la technologie industrielle, les dispositifs médicaux, l’aérospatiale et l’espace, ainsi que la défense, en offrant des solutions de précision alliant qualité et performance. Carrières chez Promark Electronics | Promark Electronics - Faisceaux de fils sur commande, assemblages de câbles et services d'ingénierie
Ensemble, ASI et Promark Electronics offrent des solutions complètes en faisceaux de câbles et en fabrication électronique, combinant conception innovante, expertise en production et soutien logistique fiable pour répondre aux besoins des OEM et de l’industrie à l’échelle mondiale.
Titre du poste: Coordinateur Administratif
Supérieur immédiat: Gestionnaire des Ressources Humaines
Définition du rôle:
Le Coordinateur administratif joue un rôle essentiel dans le soutien aux opérations quotidiennes du bureau et contribue à maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et efficace. Relevant du gestionnaire des ressources humaines, cette personne est responsable de l’accueil à la réception, de la coordination administrative générale, de la gestion des fournitures de bureau et du soutien aux communications internes ainsi qu’à l’organisation d’événements sociaux.
Responsabilités
Accueil & Réception
- Accueillir et assister les visiteurs, clients et employés de manière professionnelle et courtoise
- Gérer les appels téléphoniques, courriels et demandes générales
- Maintenir une aire de réception propre, organisée et accueillante
Administration & Coordination de bureau
- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes au besoin
- Coordonner la réservation des salles de réunion et soutenir l’organisation d’événements internes (événements sociaux, activités d’équipe, etc.)
- Soutenir le gestionnaire RH dans diverses tâches administratives, la préparation de documents et les communications internes
- Gérer le courrier entrant et sortant, les envois par messagerie et le classement des documents
- Participer à la logistique d’intégration des nouveaux employés (cartes d’accès, matériel de bienvenue, préparation de l’espace de travail)
Coordination Comptabilité
- Point de contact principal pour les communications comptables avec clients et fournisseurs
- Gestion des comptes fournisseurs : saisie, vérification, rapprochement des factures, traitement des paiements, résolution des écarts
- Gestion des comptes clients : émission des factures, encaissements, application des paiements et relance des retards
- Traitement des RMA et émission des notes de crédit
- Rapprochement des cartes de crédit et préparation des paiements
- Suivi des relevés fournisseurs et des échéanciers clients, identification des comptes problématiques
- Coordination avec les équipes internes (achats, logistique, ventes)
- Préparation des rapports de fin de mois et contribution aux opérations de fin d’année
Coordination générale
- Maintenir les calendriers du bureau, listes de contacts et dossiers administratifs
- Soutenir les tâches administratives de fin de mois et fournir la documentation requise pour les activités de fin d’année
- Identifier et signaler les enjeux administratifs ou opérationnels au besoin
Qualifications
- Études postsecondaires
- Bilinguisme (anglais et français) avec d’excellentes aptitudes en communication
- Excellentes compétences interpersonnelles, professionnalisme et sens du service à la clientèle
- Sens de l’organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités
- Aptitude à résoudre des problèmes de manière créative et à collaborer avec diverses équipes
- Dynamisme, proactivité et volonté d’apprendre dans un environnement en évolution rapide
Rémunération et avantages
- Rémunération compétitive
- Assurance collective après 6 mois
- Semaine de travail de 35 heures
- Vendredis écourtés – bureau fermé à 14 h 15
Lieu de travail
- Poste à temps plein en présentiel, situé à Montréal, Québec
- Stationnement gratuit sur place et accès gratuit aux bornes de recharge pour véhicules électriques
Comment postuler
Si vous êtes prêt à joindre une équipe dynamique et tournée vers l’avenir, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Veuillez envoyer votre CV à [email protected]
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 50 000,00$ par an
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
