OFFRE D’EMPLOI
Adjoint(e) Administratif(ve) pour l'Office du personnel pastoral (OPP)
L’Archidiocèse de Montréal est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) dévoué(e) et organisé(e) pour rejoindre notre équipe dynamique.
Résumé du poste :
Relevant du Directeur de l’Office du personnel pastoral (OPP), l’adjoint(e) administratif(ve) collabore de manière étroite avec le Directeur et les autres membres de l’équipe de l’OPP, étant responsable d’organiser, de coordonner et d’exécuter les tâches administratives reliées au personnel pastoral et faisant le lien avec les autres offices et services de l’Archevêché.
Tâches et responsabilités principales :
- Assister le Directeur de l’OPP dans la gestion de son agenda et de sa correspondance : courriels, appels téléphoniques, courrier, etc.;
- Assister le Directeur dans la gestion des dossiers en cours, identifiant les priorités et faisant les suivis nécessaires;
- Gérer la préparation et le suivi des nominations / mandats / renouvellements;
- Mettre à jour les données sur le personnel pastoral dans la base de données CRM;
- Aider les autres membres de l’OPP dans leurs tâches administratives;
- Préparer le budget annuel de l’OPP et assurer les suivis qui y sont reliés;
- Participer aux réunions d’équipe de l’OPP et aux autres réunions reliées à sa tâche;
- Répondre aux demandes des paroisses et des autres institutions ecclésiales relativement au personnel pastoral, selon les indications du Directeur de l’OPP;
- Répondre au téléphone et aux courriels de l’OPP;
- Coordonner le lien de l’OPP avec les autres offices et services de l’Archevêché (Bureau de l’Archevêque, Bureau des Vicaires généraux, Chancellerie, Économat, Office de l’Éduction à la foi, Office for English Pastoral Services, Service intégré pour l’Évangélisation et la Vie chrétienne, Ressources Humaines, etc.);
- Collaborer à l’organisation et à la tenue d’événements pastoraux liés à l’OPP, selon les indications du Directeur de l’OPP.
Qualifications requises :
- Bonne connaissance du milieu ecclésial;
- Expérience préalable dans un rôle administratif, de préférence au sein d’un environnement ecclésiastique ou à but non lucratif;
- Diplôme d’études collégiales;
- Capacité de travailler en équipe dans une structure ecclésiale;
- Fortes habiletés en relations interpersonnelles;
- Capacité d’écoute, de discrétion et d’empathie;
- Sens de l’organisation et autonomie;
- Capacité de gérer plusieurs tâches simultanément et d’établir des priorités;
- Intégrité, confidentialité et éthique professionnelle;
- Maîtrise du français et de l’anglais*, oral et écrit;
- Maitrise des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint et d’un logiciel d’entrée de données.
Conditions de travail :
- Salaire et avantages sociaux selon les normes et conditions de travail de la Corporation archiépiscopale catholique romaine de Montréal
- Plein temps : 32,5 heures/5 jours par semaine
- Possibilité de travail en mode hybride selon les normes du diocèse de Montréal
Les personnes intéressées par ce poste sont priées de faire parvenir leur CV avec une lettre de motivation à Anastasia Charasidis à [email protected]. Les candidatures seront considérées jusqu’à ce que le poste soit comblé.
Nous vous remercions de votre intérêt, cependant, seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s pour des entrevue.
[*] L'archidiocèse offre un environnement de travail en français à ses employés au Québec et a pris toutes les mesures raisonnables pour éviter d'imposer l'exigence suivante : le degré de connaissance de l'anglais et la maîtrise de l'anglais à un niveau avancé. Il s'agit d'une exigence essentielle pour que ce poste communique avec les Québécois et les paroisses anglophones et le reste du Canada.
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JOB OFFER
Administrative Assistant of the Office of Pastoral Personnel (OPP)
The Archdiocese of Montreal is looking for a dedicated and organized Administrative Assistant to join our dynamic team.
Position Summary:
Reporting to the Director of the Office of Pastoral Personnel (OPP), the Administrative Assistant works closely with the Director and other members of the OPP team, being responsible for organizing, coordinating and executing administrative tasks related to pastoral personnel and liaising with other offices and services of the Archdiocese.
Main tasks and Responsibilities:
- Assist the Director of the OPP in the management of his/her agenda and correspondence: emails, phone calls, mail, etc.;
- Assist the Director in the management of ongoing files, identifying priorities and following up as necessary;
- Manage the preparation and follow-up of appointments/mandates/renewals;
- Update pastoral staff data in the CRM database;
- Assist other OPP members with their administrative tasks;
- Prepare the OPP's annual budget and ensure related follow-ups;
- Participate in OPP team meetings and other meetings related to his/her task;
- Respond to requests from parishes and other ecclesial institutions regarding pastoral personnel, as directed by the Director of the OPP;
- Answer the OPP's phone and emails;
- Coordinate the link of the OPP with the other offices and services of the Archdiocese (Office of the Archbishop, Office of Vicars General, Chancellery, Bursar's Office, Office of Faith Education, Office for English Pastoral Services, Integrated Service for Evangelization and Christian Life, Human Resources, etc.);
- Collaborate in the organization and holding of pastoral events related to the OPP, as directed by the Director of the OPP.
Requires qualifications:
- Good knowledge of the ecclesial environment;
- Previous experience in an administrative role, preferably in an ecclesiastical or not-for-profit environment;
- College diploma;
- Ability to work in a team in an ecclesial structure;
- Strong interpersonal skills;
- Ability to listen, discretion and empathy;
- Organizational skills and autonomy;
- Ability to multitask and prioritize;
- Integrity, confidentiality and professional ethics;
- Fluency in French and English*, oral and written;
- Proficiency in the following software: Word, Excel, PowerPoint and data entry software
Working Conditions:
- Salary and benefits according to the standards and working conditions of the Roman Catholic Archiepiscopal Corporation of Montreal
- Full-time: 32.5 hours/5 days per week
- Possibility of working in hybrid mode according to the standards of the Diocese of Montreal
Individuals interested in this position are requested to send their CV with a cover letter to Anastasia Charasidis at [email protected]. Applications will be considered until the position is filled.
We thank you for your interest, however, only successful candidates will be contacted for interviews.
[*] The Archdiocese provides a French-language work environment for its employees in Quebec and has taken all reasonable steps to avoid imposing the following requirement: the degree of knowledge of English and proficiency in English at an advanced level. This is an essential requirement for this position to communicate with Quebecers and English-speaking parishes and the rest of Canada.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 41 000,00$ à 43 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Tenue Décontractée
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Montréal, QC: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Langue:
- Français et Anglais (fonctionnel) (Obligatoire)
Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC
