Mandate: To provide administrative support to various departments as well as reception coverage to ensure a well-organized, welcoming, and efficient office environment. This role will be on site and plays a key part in fostering a positive, engaging and supportive workplace culture..
Responsibilities:
- Greet vendors, customers and other visitors either over the phone or in person
- Manage mail and other tasks, including sending invoices and cheques
- Coordinate with various couriers for outbound shipments
- Assist in maintaining office equipment and liaising with vendors when needed
- Assist in preparing, formatting, and editing letters, reports, and other documents
- Maintain office supplies, place orders, and ensure inventory is stocked
- Manage all customer gift requests and holiday letter distribution
- Provide general administrative support to HR, accounting, customer service as needed
- Assist with scheduling meetings, booking boardrooms, and coordinating calendars
- Help create a welcoming, friendly and inclusive atmosphere where employees feel supported and valued
- Assist in promoting a positive company culture through events and fun, thoughtful workplace activities
Qualifications:
- Bilingualism, excellent verbal and written communication in English and French
- 2-3 years of office administration and reception experience
- Strong proficiency of office equipment and technology including Microsoft 365
- Excellent organizational skills and the ability to multitask
- Friendly, professional, and customer-service oriented with a positive and approachable demeanor
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information
Mandat: Assurer le soutien administratif aux différents services et la réception afin de garantir un environnement de travail organisé, accueillant et efficace. Ce poste, basé sur site, joue un rôle essentiel dans la promotion d'une culture d'entreprise positive, stimulante et solidaire.
Responsabilités:
- Accueillir les fournisseurs, les clients et les visiteurs, au téléphone ou en personne
- Gérer le courrier et autres tâches administratives, notamment l'envoi des factures et des chèques
- Coordonner les envois avec les différents courriers
- Contribuer à l'entretien du matériel de bureau et assurer la liaison avec les fournisseurs au besoin
- Participer à la préparation, à la mise en forme et à la révision des lettres, rapports et autres documents
- Gérer les fournitures de bureau, passer les commandes et veiller à l'approvisionnement
- Gérer les demandes de cadeaux des clients et la distribution des cartes de vœux
- Fournir un soutien administratif général aux RH, à la comptabilité et au service à la clientèle, au besoin
- Participer à la planification des réunions, à la réservation des salles de conférence et à la gestion des calendriers
- Contribuer à créer une ambiance de travail accueillante, conviviale et inclusive où les employés se sentent soutenus et valorisés
- Participer à la promotion d’une culture d’entreprise positive par le biais d’événements et d’activités ludiques et enrichissantes au travail
Qualifications:
- Bilinguisme, excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français
- 2 à 3 ans d'expérience en administration et accueil
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft 365
- Excellent sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Aisance relationnelle, professionnalisme et sens du service client
- Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des informations sensibles
Job Types: Full-time, Permanent
Benefits:
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
Work Location: In person
