Sous l’autorité de la direction générale, la secrétaire est principalement responsable de l’accueil et du soutien administratif de la Clinique jeunesse. Elle assure la gestion des rendez-vous, des appels, des demandes de services et des communications entre les jeunes, les familles, les professionnels et les partenaires. Elle veille aussi à la préparation, au classement et à la transmission sécuritaire des documents.
La personne recherchée doit être accueillante, organisée, discrète et à l’aise auprès de jeunes vivant différentes situations de vulnérabilité. Son rôle est strictement administratif : elle ne prodigue aucun conseil médical et n’effectue aucune évaluation clinique.
Principales responsabilités
- Accueillir les jeunes, les familles et les partenaires;
- Répondre aux appels, courriels et demandes d’information sur les services;
- Expliquer les modalités générales d’accès sans donner d’avis médical ou psychosocial;
- Recueillir les renseignements administratifs nécessaires aux dossiers;
- Planifier, confirmer, déplacer ou annuler les rendez-vous;
- Effectuer les rappels selon les procédures établies;
- Gérer les demandes de dossiers des patients;
- Repérer les situations urgentes et les transmettre rapidement à un professionnel ou aux ressources appropriées;
- Préparer les horaires et coordonner l’utilisation des locaux;
- Soutenir administrativement le médecin, l’infirmière clinicienne, l’infirmière praticienne spécialisée et le travailleur social;
- Préparer, classer, numériser et transmettre les formulaires, références, consentements et autres documents;
- Recevoir les résultats et communications des partenaires et les acheminer confidentiellement;
- Assurer la protection et le rangement sécuritaire des dossiers;
- Compiler les données sur les rendez-vous, présences, annulations et services;
- Préparer les documents requis pour les bilans et redditions de comptes;
- Maintenir à jour les formulaires, outils et documents d’information;
- Vérifier les besoins en fournitures administratives et cliniques;
- Participer aux rencontres de coordination;
- Signaler toute plainte, erreur, bris de confidentialité ou situation préoccupante.
Responsabilités complémentaires
En dehors des heures d’ouverture ou durant les périodes moins occupées, la secrétaire peut aussi :
- Accueillir les personnes se présentant chez POSA Source des Monts;
- Soutenir la direction dans la préparation, la mise en page et le classement de documents;
- Gérer les réservations de salles, les réunions et certaines communications internes;
- Effectuer de la saisie de données et diverses tâches administratives;
- Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme.
Rémunération : à partir de 25,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
