L’administrateur, Répertoire d’adresses, gère le répertoire d’adresses électronique de la Société et supervise le processus de demandes, la recherche, l’analyse et la mise en œuvre pour veiller à l’exactitude et à l’efficacité des renseignements et des opérations. Le titulaire du poste appuie la communication claire entre les intervenants et contribue à l’élaboration et à la mise à jour du Manuel du répertoire d’adresses et du matériel de formation. L’administrateur offre du soutien administratif à l’équipe de Gouvernance et affaires juridiques, notamment en gérant les lettres liées au Code d’éthique, la délégation du pouvoir de signature, les dispositions pour les déplacements, le calendrier et l’intégration des nouveaux employés.
L’administrateur tient aussi à jour les pages intranet de l’équipe, veillant à ce que le contenu soit exact, à jour et accessible.
ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principals
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Tenir à jour le répertoire d’adresses électronique en veillant à l’exactitude et à l’intégrité des données.
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Offrir des conseils aux employés sur les processus, les systèmes et les exigences administratives en lien au répertoire d’adresses.
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Contribuer à l’élaboration et à la tenue à jour des documents de formation et de référence.
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Fournir du soutien administratif quotidien à l’équipe de Gouvernance et affaires juridiques.
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Effectuer les tâches de gestion des documents et des dossiers, y compris le classement et l’archivage des documents numériques et papier.
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Effectuer des contrôles de la qualité de la saisie des données pour veiller à leur exhaustivité et à leur exactitude.
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Rédiger et faire le suivi des lettres liées au Code d’éthique, produire et maintenir les formulaires de délégation du pouvoir de signature et faire le suivi des contrats.
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Contribuer à la coordination des réunions en confirmant la disponibilité des participants, en envoyant les invitations et en préparant et distribuant les documents et les présentations; coordonner la traduction des documents et vérifier l’exhaustivité du contenu, le formatage, la grammaire et le style.
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Coordonner les dispositions pour les déplacements de l’équipe de Gouvernance et affaires juridiques.
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Établir et entretenir des relations efficaces au sein de CDC ainsi qu’avec l’industrie, les clients-partenaires et les intervenants.
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Veiller au respect des normes de qualité, conformément aux attentes de la Société.
Autres taches
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Coordonner les ententes liées aux contrats octroyés et en faire le suivi, notamment en gérant les rapports sur les enjeux liés aux contrats et les documents connexes au besoin.
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Participer à l’intégration des nouveaux employés au besoin.
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Mettre à jour les pages intranet de l’équipe afin de veiller à ce que le contenu soit exact, à jour et accessible.
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Veiller au respect des politiques et processus financiers et administratifs de la Société.
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Effectuer d’autres tâches sur demande.
COMPÉTENCES
Connaissances générales et particulières
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Pratiques administratives exemplaires.
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Gestion des bases de données.
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Structures de gouvernance des sociétés d’État ou des ministères du gouvernement.
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Gestion des dossiers.
Études/certification(s) et experience
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Exigence minimale : un diplôme en administration ou en affaires, et au moins de deux à trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
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Atout : un diplôme en administration des affaires ou en finance, et au moins de deux à trois ans d’expérience pertinente.
Capacités
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Posséder manifestement des connaissances et des compétences avancées en administration, et mettre en œuvre les pratiques exemplaires.
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Utiliser un large éventail de logiciels, y compris la suite MS Office.
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Gérer des échéances et des priorités multiples.
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Avoir le souci du détail.
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Être débrouillard et très organisé.
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Posséder d’excellentes compétences en grammaire et en correction d’épreuves.
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Avoir conscience du caractère confidentiel des documents et des pratiques des services de Gouvernance et affaires juridiques.
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Être bilingue (français et anglais); obligatoire.
PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP
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Fournir occasionnellement des directives fonctionnelles aux employés.
CONDITIONS DE TRAVAIL
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Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.
Les avantages sociaux
Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.
Votre régime comprend les avantages suivants:
Santé et bien-être
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Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
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Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
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2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
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Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux
Vie personnelle et familiale
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Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
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Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
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Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
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Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail
Congés et retraite
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Un régime de retraite de la fonction publique
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Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des régimes de prestations de voyage de luxe
