Agente ou agent aux examens

HEC Montreal -
Montréal, QC

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Détails du poste

Il y a 5 heures

Profil recherché

Microsoft Excel
DEC
PeopleSoft
Sens de l'organisation

Description complète du poste

Milieu de travail

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École. La direction des examens traite l’ensemble des activités liées à la planification des examens en présentiel et à distance, à la surveillance et l’assistance aux étudiants pendant les périodes d’examen, à la gestion des demandes de consultation de copies d’examen et de révision de notes.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux examens effectue le montage des examens réguliers et ceux des personnes bénéficiant d’accommodements, contrôle la saisie des renseignements et modalités des examens, aide à la surveillance et assiste les employés des différentes unités administratives de l’École dans l’organisation des examens réguliers et avec accommodements.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

Agit comme personne-ressource auprès du personnel du registrariat et des différentes unités administratives en ce qui concerne le traitement des examens réguliers et avec accommodements.

Agit comme personne-ressource pour le personnel surveillant durant les examens.

Apporte un soutien au personnel offrant l’assistance en ligne sur Teams durant les périodes d’examens.

Planifie, organise, exécute et contrôle toutes les opérations des processus sous sa responsabilité en tenant compte des délais impartis et fait les suivis requis.

Effectue le montage des pochettes des examens réguliers et avec accommodements.

Suivant l’échéancier de l’assignation des examens, contrôle l'intégrité et la cohérence des données et fait les suivis requis.

Traite les demandes ponctuelles de modifications aux examens, analyse les impacts sur les ressources et les processus et communique les informations aux divers intervenants.

Participe à la rédaction de communications et de guides.

Participe à la révision des méthodes et des procédures de travail de son secteur.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d'études collégiales en techniques d’administration générale ou de bureautique, ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de 2 années d'expérience de travail pertinentes

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés à HEC Montréal (Word, Excel)

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client), dans les communications orales et écrites

Sens de l’organisation et de la planification ; minutie et souci du détail

Capacité de travailler en équipe

Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément

Autonomie et preuves d’initiatives

Esprit d’analyse, de synthèse et bon jugement

Disponibilité à travailler en dehors des horaires réguliers

Connaissance d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft) (atout)

Connaissance des logiciels Excel et Eventbrite (atout)

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

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