À propos de Logifem
Depuis 1988, Logifem soutient les femmes et les enfants en situation d’itinérance ou à risque de le devenir. Nos services sont offerts dans le sud-ouest de Montréal à travers deux maisons d’hébergement, treize appartements transitionnels et trente-cinq appartements permanents. Dans chaque établissement, des intervenantes psychosociales et des organisateurs communautaires offrent un soutien personnalisé et un accompagnement vers la stabilité.
Nous offrons également des programmes de formation, des services externes de préhébergement visant à prévenir l’itinérance ainsi que des services de post-hébergement pour consolider les parcours résidentiels.
Afin de soutenir ses opérations, Logifem est à la recherche d’une adjointe à la direction générale qui contribuera au bon fonctionnement administratif, organisationnel et opérationnel de l’organisme.
DESCRIPTION DE L’OFFRE
Relevant de la directrice générale, l’adjointe à la direction générale assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la direction générale ainsi que des différents services et équipes de Logifem.
Elle assure la coordination et le suivi de plusieurs processus administratifs liés aux activités de la direction générale, aux ressources humaines, à la gestion des données organisationnelles et au soutien technologique.
Elle agit comme personne-ressource pour les systèmes Salesforce et Évolia ainsi que pour certains besoins informatiques en collaboration avec les fournisseurs externes. Elle contribue à la préparation, à la rédaction, à la traduction et à la mise en page de documents institutionnels, tout en assurant la gestion d’informations confidentielles nécessitant discrétion, jugement professionnel et autonomie.
Elle participe également au processus d’intégration des nouveaux employés et contribue à assurer la continuité et l’efficacité des opérations administratives de l’organisme.
RESPONSABILITÉS CLÉSAdministration et soutien à la direction générale
· Préparer la correspondance et autres documents pour la directrice générale et les autres membres de l’équipe de direction;
· Assurer le classement et l’organisation documentaire pour la directrice générale;
· Effectuer la collecte, le tri et la distribution du courrier;
· Éditer, traduire et mettre en page divers documents institutionnels (ex. contrats, plans stratégiques);
· Fournir un soutien administratif aux équipes;
· Gérer la boîte courriel générale ([email protected]);
· Maintenir un calendrier des échéances liées aux demandes de subventions et aux redditions de comptes, et soutenir la directrice générale dans la compilation des documents requis;
· Effectuer l’archivage et la destruction sécuritaire des documents confidentiels qui ne sont plus requis;
· Soutenir les activités philanthropiques, notamment le processus d’envoi des bulletins deux fois par année et la mise à jour des dons dans Salesforce;
· Prendre les notes lors des réunions du conseil d’administration.
Gestion des bases de données (Salesforce et Évolia) et soutien technologique
· Créer, exporter et produire des rapports à partir des bases de données et contribuer à l’interprétation des données;
· Effectuer périodiquement le nettoyage des données afin d’assurer leur qualité (suppression des doublons, correction des erreurs);
· Effectuer les sauvegardes de la base de données;
· Effectuer des modifications mineures aux paramètres des bases de données;
· Agir comme personne-ressource pour Salesforce, Évolia et les besoins informatiques;
· Assurer la liaison avec le fournisseur de soutien technologique pour la résolution de problèmes et l’achat d’équipements informatiques.
Ressources humaines et administration des employés
· Créer les profils des nouveaux employés dans Outlook, Salesforce, Évolia et Powerpay;
· Préparer les documents d’embauche et assurer la création des accès nécessaires (codes de porte, alarme, profil informatique);
· Gérer et maintenir les dossiers physiques et numériques des employés;
· Rédiger les contrats de travail des employés;
· Coordonner le processus de vérification des antécédents judiciaires auprès du SPVM;
· Effectuer le traitement de la paie dans Évolia et Powerpay;
· Traiter les demandes liées aux équipements de travail (ordinateur, cellulaire, etc.);
· Assurer la gestion administrative des dossiers CNESST sur le site officiel de la CNESST;
· Assurer le suivi administratif du régime de retraite (REER).
Achats et approvisionnement
À la demande de la directrice générale :
· Effectuer différents achats d’équipements ou de fournitures;
· Effectuer des recherches afin d’identifier des fournisseurs et des produits répondant aux besoins de l’organisme.
Événements spéciaux (occasionnel)
· Participer à l’organisation et à la réalisation d’événements spéciaux.
PROFIL RECHERCHÉ
· 3 à 5 ans d’expérience dans un poste administratif comportant des responsabilités similaires;
· Formation en secrétariat, administration ou domaine connexe (un atout);
· Bilinguisme français et anglais, parlé et écrit;
· Excellentes compétences en communication écrite et verbale;
· Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéanciers;
· Excellent jugement professionnel, autonomie et capacité de prise de décision;
· Capacité à travailler efficacement sous pression dans un environnement en constante évolution;
· Grande attention aux détails et souci élevé de la confidentialité;
· Excellent esprit d’équipe et capacité à travailler de façon autonome;
· Attitude professionnelle et capacité à établir de bonnes relations de travail;
· Excellente maîtrise de Microsoft 365;
· Expérience pratique avec Salesforce (obligatoire) et connaissance d’Évolia (un atout);
· Facilité à apprendre de nouveaux logiciels et outils technologiques.
RÉMUNÉRATION ET CONDITIONS DE TRAVAIL
· Poste permanent à temps plein;
· Horaire : lundi au vendredi – 35 heures par semaine;
· Lieu de travail : Centre des ressources;
· Relève de: Directrice générale;
· Salaire annuel : entre 50 000 $ et 55 000 $, selon l’expérience;
· Avantages sociaux selon les conditions en vigueur chez Logifem;
· Accès aux assurances collectives avec contribution de l’employeur;
· Accès au régime volontaire d’épargne-retraite selon les conditions applicables;
· Possibilité de télétravail selon la politique de télétravail hybride.
CANDIDATURE
Si vous pensez avoir le profil que nous recherchons, veuillez envoyer votre CV accompagné d’une courte lettre de motivation et d’intérêt.
Toutes les informations reçues seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous apprécions l’intérêt de chaque candidature; cependant, seules les personnes sélectionnées pour la prochaine étape du processus seront contactées.
Le poste vous intéresse?
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae avant le 20 juillet 2026, à 17 h, à l’attention de Hayat El Mouda, à l’adresse suivante : [email protected].
Pour plus d’information, veuillez consulter notre site internet :
Logifem encourage la diversité culturelle et sociale et souscrit aux principes d’équité.
Rémunération : 50 000,00$ à 55 000,00$ par an
Avantages :
Lieu du poste : En présentiel
