L'adjoint.e administratif.ve apporte un soutien polyvalent, proactif et structuré à la direction et aux différents départements de l'organisation. Véritable pivot opérationnel, la personne assure le bon fonctionnement des activités administratives quotidiennes, facilite les communications internes et externes, soutient la coordination de projets transversaux et contribue activement à l'efficacité organisationnelle de Tricentris.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Soutien administratif et gestion documentaire
- Rédiger, réviser et mettre en forme des lettres, rapports, procès-verbaux, présentations et autres documents administratifs.
- Assurer la gestion et l'archivage des dossiers physiques et électroniques dans le respect des normes de confidentialité, des lois en vigueur et des règlements internes.
- Gérer la correspondance interne et externe, y compris la préparation des présentations et des documents de réunion.
- Effectuer la reddition de comptes requise dans les différents contrats.
- Fournir un soutien administratif adapté aux différents départements selon leurs besoins spécifiques.
Coordination de projets et suivi des mandats
- Coordonner et assurer le suivi des projets spéciaux assignés par les directions, incluant le respect des livrables et la communication avec les parties prenantes.
- Préparer les documents de projets, maintenir à jour les outils de suivi et assurer la liaison entre les départements impliqués dans les projets transversaux.
- Prendre en charge divers suivis, activités et processus opérationnels en soutien aux mandats spécifiques de la direction tels que suivi et cheminement des dossiers, planification des activités, recherche d’informations, suivi des demandes de la clientèle interne et externe, communication avec les membres. etc.
- Compéter les demandes de subventions, préparer les dossiers de mise en candidature (prix et récompenses) ainsi qu'à la réponse à diverses enquêtes et sondages.
Organisation des réunions et des événements
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes : préparation des ordres du jour, des documents de soutien et prise de notes.
- Planifier et coordonner les événements spéciaux et assemblées générales, incluant la réservation des salles et la mise en place des équipements audiovisuels requis.
- Assurer la diffusion et le suivi des communications liées aux réunions et événements auprès des parties concernées.
Appui stratégique aux directions
- Participer à des projets ponctuels ou à des initiatives stratégiques à la demande de la direction, en assurant la coordination avec les autres départements.
- Contribuer à l'amélioration des processus et des outils administratifs afin d'optimiser l'efficacité organisationnelle.
COMPÉTENCES
Savoir-faire et savoir-être
- Maîtrise de la suite M365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive)
- Sens de l'organisation et souci du détail
- Excellentes aptitudes rédactionnelles et de révision en français
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur
- Initiative, autonomie et proactivité
- Habileté à préparer des présentations et synthèses de qualité professionnelle
- Orientation service à la clientèle
- Connaissance du milieu coopératif et des organismes d'économie sociale (un atout)
- Capacité d'adaptation dans un environnement dynamique
- Connaissance informatique les différents outils de travail collaboratif de la suite M365 (SharePoint, One Drive, Teams, etc.)
- Collaboration et esprit d'équipe
- Communication interpersonnelle efficace
EXIGENCES
Formation
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, en administration ou diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat.
- Toute combinaison de formation et d'expérience pertinente sera considérée.
Expérience
- Minimum de 5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire.
- Expérience démontrée en soutien à des directions ou à des équipes de gestion.
Autres exigences
- Excellente maîtrise du français oral et écrit (exigée).
- Connaissance fonctionnelle de l'anglais (un atout).
- Bilinguisme (un atout).
Rémunération : à partir de 24,28$ par heure
Avantages :
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
