Ce que tu feras
Coordination de la préconstruction:
- Soutenir l’ensemble du cycle des activités de préconstruction, notamment la coordination des appels d’offres, la préparation des soumissions, le contrôle documentaire et la révision des portées de travaux.
- Participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres et des soumissions destinées aux clients en français et en anglais à l’aide de Word, Excel, Bluebeam PDF, Procore, STACK et PowerPoint.
- Veiller à ce que toutes les exigences, formulaires et pièces justificatives des appels d’offres soient complets et conformes.
- Maintenir des répertoires de projets organisés sur les plateformes et lecteurs internes.
- Assurer le suivi des addendas, clarifications et mises à jour afin de garantir une coordination efficace lors des soumissions à échéancier serré.
- Examiner les plans, devis et instructions aux soumissionnaires afin de préparer avec précision les formulaires et livrables requis.
- Soutenir la préparation des présentations clients, cahiers de prix et soumissions techniques.
- Agir comme point de contact principal pour l’équipe de préconstruction en répondant aux questions et en acheminant les demandes aux personnes concernées.
Gestion des appels d’offres et soutien à l’approvisionnement:
- Effectuer une veille active des nouvelles opportunités sur les portails gouvernementaux d’approvisionnement et les autres plateformes du secteur public.
- Ouvrir, mettre à jour et maintenir la documentation et les données de projets dans diverses plateformes tout au long du cycle de vie des projets.
- Coordonner les demandes de cautionnement et d’assurance avec les équipes internes.
- Gérer les clôtures d’appels d’offres : planifier les réunions, réserver les salles, envoyer les invitations Outlook et s’assurer de la disponibilité des signataires.
- Soutenir les autres bureaux régionaux dans la préparation et le dépôt des soumissions lorsque requis.
Communication et coordination des parties prenantes:
- Coordonner les interactions avec les sous-traitants, fournisseurs, consultants et organismes publics tout au long de la phase de préconstruction.
- Appuyer les initiatives de développement et de maintien des relations avec les clients et partenaires.
- Organiser les visites de chantier, assurer la participation des intervenants concernés et recueillir toute l’information nécessaire.
Excellence administrative:
- Gérer la préparation, l’organisation, l’archivage et la gestion documentaire avec un souci exceptionnel du détail.
- Coordonner les réunions d’équipe, les formations, les séances Lunch & Learn ainsi que les activités préalables à la clôture et de clôture.
- Soutenir l’intégration administrative et l’accueil des nouveaux employés.
- Maintenir à jour les tableaux de planification hebdomadaires et communiquer les mises à jour aux directeurs, au vice-président Construction, aux surintendants généraux et aux gestionnaires.
- Effectuer un suivi auprès des membres de l’équipe concernant l’avancement des livrables. Assurer le suivi des principaux livrables de projet, des jalons de tâches, des actions issues des réunions hebdomadaires, des suivis de formation et des responsabilités individuelles afin de maintenir les échéanciers et d’identifier rapidement les enjeux nécessitant une escalade.
Ce poste est fait pour toi si tu as
- De 2 à 3 années d’expérience dans un rôle similaire en administration ou en coordination (une expérience dans l’industrie de la construction constitue un atout).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Souci méticuleux du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
- Capacité à gérer plusieurs échéances simultanément et à travailler efficacement sous pression.
- Bonne compréhension des environnements de construction, idéalement acquise dans le cadre de projets de bâtiment.
- Capacité à lire et interpréter avec assurance les plans, devis et processus de construction.
- Connaissance des processus d’approvisionnement du secteur public et des plateformes d’appels d’offres du gouvernement de la Colombie-Britannique (un atout).
- Familiarité avec les logiciels de construction tels que CMIC, Procore, SmartUse, BuildingConnected ou d’autres outils similaires.
- Excellentes habiletés en communication écrite.
- Style de communication clair et professionnel avec des intervenants de tous les niveaux.
- Capacité à collaborer efficacement avec les estimateurs, gestionnaires, directeurs, sous-traitants et clients.
- Esprit d’initiative, sens des responsabilités, capacité à anticiper les besoins et à soutenir l’équipe de façon proactive.
- Très bonne organisation, grande capacité d’adaptation et aptitude à évoluer dans un environnement orienté vers les échéances.
- Professionnalisme, fiabilité et fort esprit d’équipe.
Exigence relative à la cote de sécurité:
Veuillez noter que ce poste exige que les candidats soient admissibles à l’obtention et au maintien d’une cote de sécurité de niveau II (Secret). Dans le cadre du processus de recrutement, les candidats doivent être en mesure de fournir 10 années d’antécédents vérifiables, notamment leur historique d’emploi, leur parcours scolaire, leurs adresses et toute autre information requise pour l’obtention de la cote de sécurité.
