La Congrégation des Sœurs de la Charité d’Ottawa (anciennement les Sœurs Grises) est une congrégation catholique fondée en 1845 par Élisabeth Bruyère à Bytown, aujourd’hui Ottawa. Elle a joué un rôle clé dans le développement des services hospitaliers, sociaux et éducatifs de la ville.
Peu après leur fondation à Ottawa les Sœurs de la Charité d’Ottawa se sont établies aux États-Unis afin d’y poursuivre leur œuvre missionnaire. En 1931, elles ont porté leur mission de compassion outre-mer en s’implantant au Lesotho, puis au Malawi et en Zambie. En 1960, elles ont étendu leur présence au Brésil et au Japon. Enfin, en 1996, elles ont entrepris un service évangélique au Cameroun.
Aujourd’hui, la Congrégation est devenue multiculturelle, réunissant des femmes de diverses origines et cultures. Cette diversité constitue une richesse qui nourrit sa vie communautaire et sa mission.
Afin de soutenir l'administration générale, nous sommes à la recherche :
d'un adjoint exécutif - une adjointe exécutive
(Afin d’alléger le texte, le masculin est utilisé sans discrimination et inclut toutes les personnes)
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité hiérarchique de la Cheffe de direction des opérations temporelles de la Congrégation, l’adjoint exécutif assure un rôle clé de soutien stratégique, organisationnel et administratif. Il contribue à l’efficacité de l’Administration générale en assurant la coordination des priorités, la préparation des dossiers, le suivi des instances de gouvernance et la gestion rigoureuse de l’information confidentielle.
Il agit comme une personne-ressource centrale auprès de l’Animatrice générale et les membres de son Conseil, la Chef de direction des opérations de la Congrégation (CDOC) et la Directrice des services de la Maison mère (DSMM). Il se distingue par son autonomie, son jugement, sa capacité d’anticipation, son souci du détail, sa rigueur et sa grande maîtrise des outils technologiques courants.
Il travaille dans le respect de la mission et des valeurs des Sœurs de la Charité d’Ottawa.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Volet – Organisationnel et stratégique
- Assiste l’Animatrice générale et la CDOC dans les mandats congrégationnels, organisationnels et stratégiques faisant appel aux compétences de l’adjointe exécutive.
- Assiste la DSMM dans les mandats opérationnels faisant appel aux compétences de l’adjointe exécutive.
- Assure la coordination administrative et organisationnelle du Conseil et des comités qui relèvent de l’Animatrice générale, la CDOC et la DSMM :
- Tient à jour le calendrier annuel des réunions et le registre des membres des comités;
- Organise les rencontres (réservation de salle ou programmation de lien virtuel, convocation aux membres, réservation des services de traduction, prévoir l’équipement audiovisuel requis, etc.) et voit au bon déroulement des réunions le moment venu;
- Collabore avec les responsables de dossiers afin de recueillir, traduire et organiser les contenus nécessaires aux rencontres;
- Soutient la préparation des résolutions et de certains documents destinés aux membres des comités afin d’assurer une information claire, structurée et pertinente à l’animation des réunions et à la prise de décision;
- Assiste aux réunions, assure la prise de notes et prépare les comptes rendus ou procès-verbaux selon les besoins;
- Effectue, en collaboration avec la responsable du Conseil ou du comité, le suivi des décisions, recommandations et actions découlant des rencontres;
- Maintien une documentation rigoureuse et structurée des réunions de comités et de Conseil;
- Coordonne les échanges et les communications avec les membres et les différentes personnes impliquées;
- Voit à la réquisition de paiement de jetons de présence selon le cas.
- Participe à l’organisation et à la logistique de Chapitre, de rencontres d’information et d’assemblées pour les Sœurs ou pour le personnel et d’évènements spéciaux de même nature.
- Apporte un soutien administratif et organisationnel dans le cadre de la mise en œuvre du Programme de formation en leadership de la Congrégation selon les besoins.
- Voit à la conception, l’édition, la rédaction, la traduction et la mise en page de livrets, présentations, rapports, analyses, affiches, cartes de souhaits, lettres circulaires, signets ou tout autre document à être présenté ou envoyé par l’Animatrice générale, les membres du Conseil, la CDOC et la DSMM selon les besoins, en portant une attention particulière à la qualité visuelle, à la cohérence et à la présentation de l’information selon les différents récipiendaires.
- Effectue la traduction de documents variés à l’aide d’outils technologiques et en assure la révision, la qualité et la mise en forme, en conformité avec la terminologie de la Congrégation en français et en anglais. Coordonne les mandats de révision et d’édition des traductions en japonais et en portugais auprès de collaborateurs externes.
Volet – Administratif et opérationnel
- Appuie la CDOC dans la gestion de son calendrier électronique et agit comme agente de liaison auprès des intervenants internes et externes, notamment par des suivis téléphoniques, l’organisation de rencontres en personne ou en visioconférence et l’échange de documents.
- Tient à jour efficacement les bases de données, statistiques et listes de la Congrégation, de ses membres et de la Maison mère et diffuse l’information aux utilisateurs autorisés selon les directives.
- Assiste à la planification des voyages et déplacements de l’Animatrice générale, des membres du Conseil, les autres responsables canoniques à l’étranger et de la CDOC selon les besoins (billets d’avion, demandes de visa, assurances médicales, etc.).
- Assure l’application des politiques internes relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation ou la destruction des documents et dossiers de son service; établit et adapte, le cas échéant, un système de classement et d’archivage documentaire, incluant le partage des documents électroniques relatifs aux travaux et dossiers de l’Administration et la direction générale.
- Assure la gestion des contrats de location et de services d’équipement de bureau qui lui sont assignés.
- Coordonne les services de messagerie et d’expédition.
- Gère l’inventaire des fournitures et du matériel nécessaires au bon fonctionnement de l’Administration et la direction générale et selon les besoins, dépose les commandes auprès de l’agente aux achats.
Volet – Bureautique et technologique
- Fait les mises à jour courantes sur le Site Web et voit à la gestion de l’adresse courriel liée au site selon le cas.
- Assiste la DSMM dans la gestion des services informatiques en faisant des suivis nécessaires avec les usagers et en coordonnant les tâches du technicien informatique.
- Tient à jour le système de demandes informatiques, l’inventaire de l’équipement informatique et le registre des licences de logiciel.
- Programme, coordonne et assure le soutien technique des rencontres virtuIls sur Teams, Zoom ou autres plateformes collaboratives utilisées par l’organisation.
- Voit au bon fonctionnement de l’équipement audiovisuel de la Salle d’Youville.
Effectue toute autre tâche connexe qui lui est confiée par l’Animatrice générale, les membres de son Conseil, la CDOC et la DSMM.
EXIGENCES REQUISES
- Diplôme collégial ou d’études professionnelles d’un programme en administration de deux (2) ans ou d’un programme d’études équivalent.
- Au moins cinq (5) années d’expérience comme adjointe exécutive, dont au moins trois (3) ans auprès de cadres supérieurs, conseil d’administration et équipe de direction.
- Parfaite maîtrise du Français et de l’Anglais autant à l’oral qu’à l’écrit.
- Excellentes habiletés en communication et en rédaction dans les deux langues.
- Maîtrise avancée de l’environnement Microsoft, notamment, Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.
- Excellente maîtrise des outils technologiques et numériques et capable de contribuer à leur utilisation optimale.
PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Excellente capacité d’organisation et de planification.
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et des priorités changeantes.
- Autonomie, polyvalence, initiative et proactivité.
- Jugement, discernement et grande discrétion.
- Respect, professionnalisme, tact et diplomatie.
- Rigueur, souci du détail, recherche de la qualité et de l’amélioration continue.
- Capacité à travailler en équipe et de façon autonome.
- Compréhension et respect du charisme et de la mission de la Congrégation et de ses membres.
ATOUT
Connaissance des organismes sans but lucratif et des organismes de bienfaisance.
L.'IA n'est pas utilisé dans le processus de recrutement.
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt.
Rémunération : 66 000,00$ à 82 425,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
Expérience:
- Adjoint exécutif: 5 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
