À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.
C’est ce qui nous unit et nous anime.
Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.
Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.
Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.
Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.
Sous l’autorité de la Directrice – Soutien organisationnel, au sein du Bureau de l’Inspectrice nationale, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, clérical et organisationnel aux divisions opérationnelles et de soutien du Bureau de l’Inspectrice nationale.
Elle contribue à la coordination, au suivi et à la qualité des processus administratifs au sein des différentes divisions du Bureau, notamment en ce qui concerne la gestion des dossiers, le traitement des communications officielles, la tenue des dossiers et des données. Elle devra assurer de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.
Elle veille à l’organisation efficace des activités de soutien, au respect des échéanciers, ainsi qu’au maintien d’une rigueur administrative élevée, nécessaire à la bonne application des mandats confiés, dans un contexte exigeant de confidentialité et de conformité aux règles en vigueur.
Elle participe à la rédaction et/ou rédige les politiques, procédures et diverses méthodes de travail, notes de service et autres documents administratifs, selon les orientations transmises et veille à leur mise à jour en continu.
De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :
- Soutenir les gestionnaires dans l’organisation de la gestion de leurs mandats ainsi que dans le traitement et le suivi de leurs dossiers, notamment en assurant les suivis et à la pérennité des plans d’action de la division ;
- Rédiger, réviser et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux, plans, suivis, etc.) ;
- S’assurer du respect des procédures internes en matière de gestion documentaire et administrative ;
- S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ;
- Créer, classer, mettre à jour et fermer les dossiers dans GESCO, conformément aux règles de gestion documentaire ;
- Soutenir les gestionnaires et les équipes dans l’utilisation de GESCO (bonnes pratiques, rappels, dépannage de base) ;
- Effectuer des contrôles de qualité des dossiers (complétude, cohérence, conformité );
- Procéder aux commandes de fournitures de bureau et autres besoins matériels des divisions concernées ;
- Soutenir les gestionnaires dans la coordination du processus lors d’intégration du nouveau personnel (mouvement du personnel, commande matériel informatique, pochette d’accueil, etc.) ;
- Recommander toute mesure administrative susceptible d’améliorer le fonctionnement des activités de la division.
Service à la clientèle :
- Participer aux activités du service téléphonique à la clientèle afin d’en assurer la disponibilité en fonction des modalités établies ;
- Répondre aux courriels du public et traiter les plaintes reçues par courrier selon les règles établies;
- Assurer un service aux citoyens de qualité en faisant preuve d’écoute, d’ouverture et de professionnalisme ;
- Assurer le suivi du courrier postal entrant et sortant selon les procédures déterminées.
Soutien au suivi budgétaire :
- Assurer les liens avec les comptes payables pour la mise en paiement des factures ;
- Assurer les liens avec le département des comptes recevables pour les suivis de facturation ;
- Vérifier et valider les demandes de remboursement de frais de déplacement pour l’ensemble du personnel selon les procédures et directives en vigueur.
Gestion des ressources matérielles et logistiques
- Effectuer les tâches relatives au suivi de la flotte de véhicule s;
- Assurer les suivis liés à l’usage des cartes de crédit de fonction ;
- Veiller au classement des documents de la division selon les normes édictées.
Soutien aux activités légales et réglementaires
- Assurer les tâches relatives au suivi des carnets de constats d’infraction ;
- Assurer le suivi du traitement des pièces à conviction ;
- Traiter les assignations à comparaître et les avis de résultat de cause.
Autres responsabilités connexes :
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs du Bureau ;
- Collaborer avec l’ensemble de ses collègues à la réalisation des objectifs de la division et du Bureau de l’Inspectrice nationale ;
- Accomplir toutes autres tâches connexes confiées par la ou le supérieur immédiat.
- Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.
Taux horaire : 27,78 $ à 37,08 $ selon l’expérience.
Statut de l’emploi : Temps complet (35h).
Port d’attache : Montréal.
Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.
Entrée en fonction : Dès que possible.
Accréditation syndicale : SFPQ.
