Assistant(e) Exécutif(ve) à la Direction
English will follow
À propos : Depuis 2012, ODYO facilite l'accès à la santé auditive grâce à la mobilité de sa prestation, les cliniques d'audiologie, et la technologie. Notre mission est de prévenir la perte auditive et enrichir la qualité de vie des individus malentendants. Notre entreprise accompagne des entreprises, des institutions, des professionnels de la santé auditive et des particuliers.
Nous recherchons un ou une Assistant(e) Exécutif(ve) à la Direction pour épauler directement notre PDG et participer à la croissance de notre entreprise.
Si le secteur de la santé vous passionne et que vous aimeriez rejoindre notre mission, postulez maintenant !
Responsabilités :
- Fournir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau directement au PDG
- Gérer l'agenda du PDG, planifier des rendez-vous et coordonner des réunions
- Prendre en charge des tâches opérationnelles déléguées par le PDG pour assurer le bon fonctionnement de ses priorités quotidiennes
- Préparer et réviser la correspondance, les rapports et les présentations
- Effectuer des recherches et recueillir des informations pour des projets et des présentations
- Utiliser HubSpot pour le suivi des contacts, des communications et des projets liés au PDG
- Utiliser Microsoft Teams pour la coordination des réunions et la communication interne
- Participer à la gestion des budgets, des dépenses, de la facturation et des tâches de comptabilité générale
- Coordonner les réservations de voyage et les itinéraires
- Tenir des dossiers confidentiels
- Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les messages, répondre aux demandes et assurer le suivi
- Effectuer des tâches administratives générales telles que la saisie, le classement et la saisie de données
- Participer à des projets spéciaux selon les instructions du PDG
Qualifications :
- Diplôme d'études secondaires avec une qualification additionnelle pertinente pour le poste
- Expérience prouvée (+3 ans) en tant qu'assistant(e) exécutif(ve), assistant(e) administratif(ve) de direction ou dans un rôle similaire, idéalement au soutien direct d'un dirigeant
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, en français et en anglais
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), de Microsoft Teams, de HubSpot (ou CRM similaire), et des logiciels ERP
- Compétence dans les outils de productivité de bureau et aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
- Solides compétences en gestion du temps et capacité à organiser et coordonner plusieurs projets en même temps
- Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve de discrétion
- Grande attention aux détails et précision
- Expérience dans le traitement d'informations confidentielles et sensibles
- Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps et à travailler sous pression
- Expérience dans le développement de processus internes et de systèmes de classement
- Joueur d'équipe flexible prêt à tout pour accomplir le travail ; adaptable et aimant les défis
Avantages :
- Bonus de performance relié aux résultats de l'entreprise
- Augmentation salariale annuelle
- Assurance vie, santé, et dentaire
- Événements d'entreprise
- Environnement de bureau moderne
- Accès à une salle de sport, une terrasse, un lounge et un café
- Facilement accessible par les transports publics
- Possibilité de stationnement sur place
Si vous vous reconnaissez dans cette description, c'est le temps d'agir !
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Executive Assistant to the CEO
About us: Since 2012, ODYO has made hearing health accessible through the mobility of its service, partner audiology clinics, and technology. Our mission is to prevent hearing loss and enrich the quality of life of people with hearing loss. Our company supports businesses, institutions, hearing health professionals, and individuals.
We are looking for an Executive Assistant to the CEO to directly support our CEO and take part in our company's growth.
If you're passionate about the healthcare sector and would like to join our mission, apply now!
Responsibilities:
- Provide high-level administrative and operational support directly to the CEO
- Manage the CEO's calendar, schedule appointments, and coordinate meetings
- Take on operational tasks delegated by the CEO to keep daily priorities running smoothly
- Prepare and review correspondence, reports, and presentations
- Conduct research and gather information for projects and presentations
- Use HubSpot to track contacts, communications, and CEO-related projects
- Use Microsoft Teams for meeting coordination and internal communication
- Assist with managing budgets, expenses, invoicing, and general accounting tasks
- Coordinate travel bookings and itineraries
- Maintain confidential records
- Answer phone calls, screen messages, respond to inquiries, and follow up
- Perform general administrative tasks such as typing, filing, and data entry
- Participate in special projects as directed by the CEO
Qualifications:
- High school diploma with additional qualifications relevant to the role
- Proven experience (3+ years) as an Executive Assistant, Executive Administrative Assistant, or similar role, ideally supporting an executive directly
- Strong organizational skills with the ability to prioritize tasks and meet deadlines
- Excellent written and verbal communication skills, in both French and English
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Teams, HubSpot (or similar CRM), and ERP software
- Skilled with office productivity tools and quick to learn new software and systems
- Strong time management skills and the ability to organize and coordinate multiple projects simultaneously
- Ability to maintain confidentiality and exercise discretion
- Strong attention to detail and accuracy
- Experience handling confidential and sensitive information
- Ability to multitask and work under pressure
- Experience developing internal processes and filing systems
- Flexible team player willing to do what it takes to get the job done; adaptable and enjoys a challenge
Benefits:
- Performance bonus tied to company results
- Annual salary increase
- Health & Dental insurance
- Company events
- Modern office environment
- Access to a gym, terrace, lounge, and café
- Easily accessible by public transit
- On-site parking available
If this sounds good to you, it's time to act!
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Job Types: Permanent, Full-time
Pay: $57,500.00-$62,500.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Disability insurance
- Discounted or free food
- Life insurance
- On-site gym
- On-site parking
- Paid time off
Ability to commute/relocate:
- Montréal, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:
- Secondary School (preferred)
Experience:
- executive assistant: 3 years (required)
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
