SOMMAIRE DU POSTE :
Sous la responsabilité de la directrice du Service de l’urbanisme et du développement économique et chapeauté pour l’aspect opérationnel par l’adjointe de direction, la personne titulaire du poste assure le suivi et la préparation des dossiers nécessaires au bon fonctionnement des opérations du service et effectue les tâches administratives requises en soutien aux employés et gestionnaires. De plus, elle apporte un support opérationnel aux autres tâches et aux membres de l’équipe.
NATURE DES TÂCHES :
- Répondre aux diverses clientèles, internes et externes, en utilisant l’ensemble de canaux mis à sa disposition ;
- Assurer les opérations de tenue de caisse ;
- Émettre et encaisser des paiements ;
- Préparer plusieurs types de rapports;
- Répondre aux demandes de renseignements et aux requêtes adressées à son service ou les acheminer à la personne responsable, le cas échéant ;
- Créer, réviser, corriger et mettre à jour des correspondances, rapports, réquisitions, formulaires et autres documents requis ;
- Classer archiver et assurer le respect des règles de conservation de document ;
- Ouvrir, préparer, classer et mettre à jour les divers dossiers sous sa responsabilité ;
- Assure l’inventaire et l’approvisionnement de la papeterie et autre matériel requis par son service ;
- En collaboration avec l’adjointe de direction, préparer et suivre les bons de commande ainsi que les divers budgets rattachés à son service ;
- En collaboration avec l’adjointe de direction, préparer les résolutions dans SYGED en lien avec les séances du conseil municipal ;
- Toute autre tâche jugée pertinente au service.
QUALITÉS RECHERCHÉES :
- Aisance avec des clientèles variées ;
- Excellente habileté de communications ;
- Éthique professionnelle et respect de la confidentialité ;
- Gestion de son temps et priorisation des tâches ;
- Flexibilité et capacité d’adaptation ;
- Aptitude pour le travail d’équipe ;
- Aptitude de débrouillardise et d’initiative.
EXIGENCES ET COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES :
- Détenir un DEP ou DEC en secrétariat, en bureautique ou en administration ;
- Toute autre combinaison d’expériences et d’études pourra être considérée ;
- Posséder une expérience de deux (2) ans dans un emploi aux tâches connexes ;
- Expérience en milieu municipal, un atout ;
- Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit et anglais fonctionnel ;
- Connaissance des outils PG Solutions ;
- Maîtriser les outils informatiques (Microsoft Office – PowerPoint, Word, Excel, Microsoft Teams, SharePoint, etc.).
CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Poste permanent
- Horaire à temps plein de 32 heures par semaine. La semaine de travail est de 4 jours/semaine de 8h00 à 12h00 et 12h45 à 16h45.
- La rémunération et les conditions de travail seront établies selon l’échelle salariale établie à la convention collective en vigueur (32.02 $ — 37.68 $) et selon les acquis du titulaire.
Rémunération : 32,02$ à 37,68$ par heure
Heures prévues : 32 par semaine
Lieu du poste : En présentiel
