West Island Integrative Health Centre is seeking a professional, organized, and personable Receptionist / Administrative Assistant to join our growing multidisciplinary healthcare team.
We are looking for an individual who is passionate about providing exceptional client service and enjoys working in a collaborative healthcare setting. This position is ideal for someone seeking a long-term role within a professional clinic environment.
Please note: We are seeking a candidate who is looking to establish a longer-term career in an administrative healthcare role. As extensive training is provided, this position is not intended for individuals seeking temporary or short-term employment while pursuing studies in another field.
Position Details
- Part-Time: Approximately 20–25 hours per week
- Schedule: 5 days per week (shorter daily shifts)
- Flexibility to provide occasional vacation or sick-day coverage is considered an asset
- Reduced hours may occur during clinic holiday periods (e.g., Christmas and summer closures)
- Compensation: Starting at $20/hour, based on experience
QualificationsRequired Skills & Experience
- Previous experience in a receptionist, administrative, or office support role
- Strong organizational, problem-solving, and multitasking abilities
- Excellent verbal and written communication skills
- Fully bilingual (English and French)
- Proficiency with computers, including Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and online scheduling systems
- Strong attention to detail and ability to maintain confidentiality
- Professional, reliable, adaptable, and client-focused
Preferred Qualifications
- Experience working in a healthcare or wellness clinic
- Familiarity with electronic medical records (EMR) systems
- Experience handling billing and administrative processes
Key Responsibilities
- Welcome clients and provide exceptional customer service both in person and over the phone
- Schedule, confirm, and manage appointments
- Respond to phone, email, and online inquiries in a professional and timely manner
- Process payments, billing, and administrative documentation
- Maintain accurate electronic and paper filing systems
- Prepare reports, correspondence, and other administrative documents
- Manage incoming and outgoing communications
- Order and maintain office and clinic supplies
- Support practitioners and assist with day-to-day clinic operations
- Assist with special projects, events, and other administrative duties as required
Who We're Looking For
We are seeking someone who enjoys working with people, takes initiative, and values professionalism, teamwork, and attention to detail. The ideal candidate is dependable, compassionate, and committed to contributing to a positive experience for every client who walks through our doors.
How to Apply
Please submit:
- Your résumé/CV
- A brief cover letter outlining your experience and interest in the position
- Three professional references
Applications can be emailed directly to Vicky at [email protected].
We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.
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Le Centre de Santé Intégratif à Ouest de l'île est à la recherche d'une réceptionniste / adjointe administrative professionnelle, organisée et chaleureuse pour se joindre à notre équipe de soins de santé multidisciplinaire en pleine croissance.
Nous recherchons une personne passionnée par l'excellence du service à la clientèle et qui aime travailler dans un environnement de santé collaboratif. Ce poste est idéal pour une personne souhaitant s'investir à long terme au sein d'une clinique professionnelle.
Veuillez noter : Nous recherchons une candidate ou un candidat désirant établir une carrière à long terme dans un rôle administratif en santé. Étant donné qu'une formation approfondie est offerte, ce poste ne convient pas aux personnes cherchant un emploi temporaire ou à court terme pendant qu'elles poursuivent des études dans un autre domaine.
Détails du poste
- Temps partiel : environ 20 à 25 heures par semaine
- Horaire : 5 jours par semaine (quarts de travail plus courts)
- La flexibilité pour offrir une couverture occasionnelle durant les vacances ou les congés de maladie est considérée comme un atout
- Une réduction des heures peut survenir pendant les périodes de fermeture de la clinique (p. ex. Noël et fermetures estivales)
- Rémunération : à partir de 20 $/heure, selon l'expérience
Qualifications requises
Compétences et expérience requises
- Expérience antérieure dans un poste de réceptionniste, d'administration ou de soutien de bureau
- Solides compétences en organisation, en résolution de problèmes et en gestion de plusieurs tâches à la fois
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Parfaitement bilingue (anglais et français)
- Maîtrise des outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et les systèmes de prise de rendez-vous en ligne
- Grand souci du détail et capacité à maintenir la confidentialité
- Professionnelle, fiable, adaptable et axée sur le service à la clientèle
Qualifications souhaitées
- Expérience de travail dans une clinique de santé ou de bien-être
- Connaissance des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME)
- Expérience dans la gestion de la facturation et des processus administratifs
Principales responsabilités
- Accueillir les clients et offrir un service à la clientèle exceptionnel, en personne et par téléphone
- Planifier, confirmer et gérer les rendez-vous
- Répondre aux demandes par téléphone, courriel et en ligne, de façon professionnelle et rapide
- Traiter les paiements, la facturation et les documents administratifs
- Maintenir des systèmes de classement électroniques et papier précis
- Préparer des rapports, de la correspondance et d'autres documents administratifs
- Gérer les communications entrantes et sortantes
- Commander et gérer les fournitures de bureau et de clinique
- Soutenir les praticiens et participer aux opérations quotidiennes de la clinique
Qui nous recherchons
Nous recherchons une personne qui aime travailler avec les gens, qui fait preuve d'initiative et qui valorise le professionnalisme, le travail d'équipe et le souci du détail. La candidate ou le candidat idéal est fiable, empathique et engagé à contribuer à une expérience positive pour chaque client qui franchit nos portes.
Comment postuler
Veuillez soumettre :
- Votre curriculum vitæ
- Une brève lettre de présentation décrivant votre expérience et votre intérêt pour le poste
- Trois références professionnelles
Les candidatures peuvent être envoyées directement à Vicky, à l'adresse [email protected].
Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Job Type: Part-time
Pay: $20.00-$21.00 per hour
Education:
- AEC / DEP or Skilled Trade Certificate (preferred)
Experience:
- administrative assistant: 1 year (preferred)
- receptionist: 1 year (required)
Language:
- French and English (required)
Work Location: In person
