Relevant de la Directrice de la philanthropie, la personne au poste de Coordonnateur·trice – Événements et engagement soutient les activités de l’équipe philanthropie en assurant un appui administratif, la qualité des données et un service professionnel aux donateurs. Elle contribue également à la coordination des activités d’engagement et de collecte de fonds, incluant les événements, les relations avec les donateurs, les bénévoles et les partenaires, tout en veillant à la cohérence et à l’efficacité des opérations.
Principales responsabilités du poste
Planification et execution d’événements
- Coordonne la planification et l'exécution des événements clés du Chez Doris, notamment : Collecte annuelle de fonds pour cocktails, Événements de gestion et d'appréciation des donateurs , Marché des Fêtes et activités saisonnières, Activités supplémentaires de culture et d'engagement, etc.
- Gère la logistique, la coordination des fournisseurs, les enchères, les listes d'invités, l'aménagement des salles, les bénévoles et l'exécution le jour de l'événement afin d'assurer une livraison sans accroc.
Gestion des dons de biens et services
- Sollicite des dons pour des événements, des enchères, des programmes et des besoins des clients.
- Supervise le suivi, la documentation et la reconnaissance des donateurs de biens et services.
Gestion de collecte de fonds par des tiers partis, peer-to-peer
- Supervise les campagnes de collecte de fonds par des tiers et de peer-to-peer, fournissant du matériel de soutien, des conseils et de la coordination aux organisateurs externes.
- Assure l'alignement avec les valeurs, la marque et le message de Chez Doris.
- Coordonne la participation du personnel et des bénévoles et veille à ce que toutes les actions de suivi soient capturées et enregistrées.
Engagement avec les donateurs
- Soutient les relations avec les donateurs en maintenant des coordonnées exactes, en enregistrant les interactions et en assurant un suivi constant de la gestion responsable.
- Soutient les activités d'engagement des donateurs grâce à une gestion personnalisée, des communications de suivi et la reconnaissance liée à l'événement.
- Aide à la mise en œuvre des plans de gestion responsable et à la coordination des points de contact avec les donateurs tout au long de l'année.
Relations avec les bénévoles
- Dirige la coordination des bénévoles pour les événements et les activités d'engagement des donateurs.
- Gère le comité de l'événement, y compris la planification des réunions, la préparation des documents, la coordination de la communication et la satisfaction de tous les besoins du comité.
- Travaille en étroite collaboration avec les membres du comité et les bénévoles pour soutenir la réussite des événements et des activités de collecte de fonds.
Administration et Collaboration
- Répond aux appels entrants et offre un service professionnel centré sur les donateurs.
- Supervise la saisie des données, la réception, la facturation et la production des lettres de remerciement‑, assurant l'exactitude, la ponctualité et la conformité aux normes de réception.
- Supervise les opérations quotidiennes de la boutique en ligne Chez Doris, incluant les mises à jour des produits, les commandes, la coordination de la livraison, le suivi des stocks et les communications avec les supporteurs.
- Travaille avec les communications et les programmes pour maintenir une présence boutique positive et précise.
- Travaille en étroite collaboration avec les communications, la philanthropie et les programmes afin d'aligner les événements et activités d'engagement avec les objectifs organisationnels.
- Fournit un soutien administratif et logistique pour les initiatives interdépartementales.
- Toutes autres tâches connexes.
Qualifications du poste
- Diplôme collégial ou universitaire en gestion, administration, philanthropie ou tout autre diplôme pertinent ;
- Deux à trois années d’expérience pertinente; dans le milieu de la philanthropie et ou événementielle
- Bonne connaissance du milieu communautaire, du secteur caritatif et des enjeux sociaux, un atout;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Teams et PowerPoint);
- Connaissance de logiciels de base de données un atout;
- Connaissances de base en administration et en gestion budgétaire (un atout);
- Bilinguisme: la maitrise de l’anglais et du français est requise, car nous sommes une organisation bilingue, offrant nos services dans les deux langues officielles afin de répondre aux besoins variés de notre clientèle;
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Question(s) de présélection:
- Avez-vous au moins 2 à 3 ans d’expérience en philanthropie, en événementiel ou dans un rôle similaire ?
- Avez-vous de l’expérience en planification et coordination d’événements (logistique, fournisseurs, bénévoles, etc) ?
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)
Expérience:
- Collecte de fonds: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
- English (Obligatoire)
- French (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
