Description du poste
INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM
L’Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est à la recherche d’une personne faisant preuve d’un grand sens de l’organisation et d’une approche proactive pour occuper le poste d’adjointe ou d’adjoint de direction, et offrir un soutien à la directrice exécutive et scientifique en chef par le biais d’un soutien administratif et de recherche de haut niveau. Ce poste offre une occasion unique de travailler à la croisée de la recherche biomédicale de pointe et de la direction générale.
Sommaire du poste
Relevant de la directrice exécutive et scientifique en chef (DE/SEC), l’adjointe ou l’adjoint de direction agit à titre de partenaire de confiance auprès du Bureau exécutif, en offrant un soutien administratif et opérationnel de haut niveau aux priorités exécutives et de recherche. À titre de principale personne-ressource, la personne titulaire fait preuve d’un excellent jugement et d’une grande discrétion et anticipe de façon proactive les enjeux afin d’assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Le rôle comprend la supervision d’une membre du personnel de soutien administratif, la coordination des agendas et des priorités, ainsi qu’un rôle d’agente ou d’agent de liaison auprès des parties prenantes internes et externes. Exerçant ses fonctions avec un haut degré d’autonomie et de responsabilisation, l’adjointe ou l’adjoint de direction mène des initiatives jusqu’à leur réalisation, en portant à l’attention de la DE/SEC les dossiers nécessitant son intervention. Le poste exige un professionnalisme de haut degré, de solides compétences en organisation dans un environnement dynamique, ainsi qu’une aisance marquée à utiliser les outils d’IA et de productivité afin d’améliorer l’efficacité et les communications.
Fonctions et attributions
Fonctions générales:
- Fournir un soutien de haut niveau, tout en faisant preuve de jugement, de discrétion, d’autonomie et d’un grand sens des responsabilités.
- Résoudre les enjeux de manière proactive et faire progresser les priorités de façon autonome, en sollicitant l’intervention de la DE/SEC lorsque cela apporte une valeur ajoutée.
- Assumer le rôle de principal point de liaison entre la haute direction, les équipes internes et les parties prenantes externes, en favorisant des relations de travail efficaces et en assurant des communications professionnelles, opportunes et empreintes de diplomatie.
- Gérer des opérations administratives, incluant la gestion d’agendas dans différents fuseaux horaires, la priorisation des réunions en fonction de leur impact organisationnel, la coordination des rencontres, l’organisation des déplacements, ainsi que la gestion des rapports de dépenses et des remboursements.
- Superviser les fonctions administratives quotidiennes, incluant la gestion des boîtes courriel et des appels, le traitement des factures, le suivi des comptes, le maintien de dossiers confidentiels, les systèmes de classement électronique partagés et la recherche documentaire en ligne.
- Soutenir la mise en œuvre des priorités et initiatives de la direction en assurant le suivi des points d’action découlant des réunions de la haute direction et des instances de gouvernance, en coordonnant les suivis, en préparant les ordres du jour et la documentation, et en veillant à l’alignement des livrables clés entre les différents services.
- Coordonner et organiser les réunions du conseil d’administration et de la direction, incluant la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux, le suivi des points d’action, ainsi que le respect des processus et des normes de gouvernance.
- Préparer, réviser, gérer et traduire la correspondance, les présentations, les rapports et les documents d’information destinés à des publics internes et externes, incluant la recherche contextuelle et la synthèse d’information provenant de sources multiples.
- Organiser et soutenir des événements spéciaux (p. ex. assemblées générales, retraites, séries de conférences, événements avec les parties prenantes), sur site et hors site, en collaboration avec l’adjointe administrative; assurer la coordination logistique, la planification, la restauration et le bon déroulement des événements.
- Soutenir le suivi des projets, la production de rapports et la documentation, afin de favoriser un soutien exécutif à la prise de décision éclairée et en temps opportun.
- Collaborer avec le Bureau de la stratégie et l’équipe des communications pour les communications liées aux événements, incluant l’élaboration et la diffusion d’invitations et de matériel promotionnel, ainsi que l’arrimage avec les messages et l’image de marque institutionnels.
- Superviser une membre du personnel de soutien administratif et mener des échanges réguliers sur sa performance.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus et des flux de travail administratifs au sein du bureau de la direction.
- Accomplir toute autre tâche connexe.
Site web de l’organisation
https://rimuhc.ca/fr
Éducation/Expérience
- Diplôme de baccalauréat en administration, en communications ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente.
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans le soutien administratif de niveau exécutif auprès de membres de la haute direction au sein d’organisations complexes et de grande envergure; une expérience en milieu de la santé, de la recherche ou universitaire constitue un atout important.
Compétences requises
- Expérience démontrée en soutien à la gouvernance d’un conseil d’administration, incluant la coordination complète des documents du conseil et des comités, des ordres du jour, des procès-verbaux et de la documentation confidentielle.
- Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en priorisation, avec la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités concurrentes dans un environnement dynamique et en évolution rapide.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais, avec un grand souci du détail et la capacité d’adapter les messages à des publics variés.
- Une connaissance avancée de l’anglais oral et écrit est requise puisque le poste requiert la préparation, la révision et la traduction de correspondances, présentations et rapports bilingues destinés à des publics internes et externes, ainsi qu’un contact régulier et complexe auprès de chercheuses et chercheurs et d’étudiantes et d’étudiants internationaux qui maîtrisent exclusivement l’anglais.
- Capacité démontrée à faire preuve de discrétion, à gérer de l’information confidentielle et à exercer un jugement professionnel rigoureux.
- Aptitude éprouvée à travailler de manière autonome avec une supervision minimale, à faire preuve d’initiative et à faire progresser les dossiers de façon indépendante, dans une approche axée sur les solutions.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, des outils de collaboration et des plateformes de réunions virtuelles.
- Maîtrise des outils d’IA (ChatGPT, Co-pilot, Scribe, DeepL, etc.)
- Solides aptitudes interpersonnelles, combinées à une approche ingénieuse, adaptable et collaborative.
- Une expérience en supervision de personnel de soutien administratif constitue un atout.
Information additionnelle
Statut : : Temps complet (35 heures/semaine)
Échelle de rémunération : En fonction de l’éducation et de l’expérience de travail. 50,960.00$ - 94,658.20$.
Horaire de travail : 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi. Flexibilité requise pour travailler en dehors des heures régulières, notamment pour des réunions tôt le matin ou en soirée, ainsi que lors d’événements. Des heures supplémentaires sont requises pendant les périodes de pointe.
Site de travail: Hybride (télétravail et au site Glen)
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Si vous désirez inclure une lettre de motivation, veuillez la joindre à votre curriculum vitae en un seul document. ***
Pourquoi travailler avec nous?
- 4 semaines de vacances, une 5e semaine après 5 ans
- Banque de 12 congés payés (congés personnels et pour cause de maladie ou raisons familiales),
- 13 jours fériés payés,
- Régime d'assurance collective modulaire (incluant une garantie pour l'affirmation de genre),
- Télémédecine,
- Régime de retraite gouvernemental (RREGOP) à prestations déterminées, régime garanti,
- Opportunités de formation et de développement professionnel,
- Garderie sur les lieux de travail,
- Rabais corporatif (OPUS + Perkopolis),
- Tarif mensuel compétitif pour le stationnement,
- Programme d'aide aux employés,
- Programme de reconnaissance,
et plus encore!
https://rimuhc.ca/fr/careers
Pour en savoir plus sur nos avantages sociaux, SVP visitez http://rimuhc.ca/fr/compensation-and-benefits
LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL
Programme d'accès à l'égalité en emploi
L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill embauche sur la base du mérite et s'engage fermement à respecter l'équité, la diversité et l'inclusion au sein de sa communauté. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés qui s'identifient comme membres de groupes racialisés / minorités visibles, femmes, personnes autochtones, personnes handicapées, minorités ethniques et personnes 2SLGBTQIA+. Nous accueillons également les candidats qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. Les personnes handicapées qui prévoient avoir besoin de mesures d'adaptation pour toute partie du processus de candidature peuvent contacter, en toute confidentialité, [email protected]
