FONCTIONS :
Relevant de la Direction des ressources humaines et sous la responsabilité de la personne occupant le poste de Partenaire d’affaires principale RH – Relations de travail (RT) et Santé et sécurité au travail (SST), le ou la Responsable de la gestion des remplacements joue un rôle clé dans le maintien de la continuité des opérations de plusieurs services en activité continue.
La personne titulaire du poste veille au respect des dispositions de la convention collective en vigueur et assure, de manière proactive, la réception, la validation et la mise à jour des disponibilités horaires, ainsi que la coordination des remplacements nécessaires selon les besoins opérationnels.
Agissant comme personne-ressource auprès des employé·e·s inscrit·e·s sur la liste de rappel et des gestionnaires des différents services, elle offre un service rigoureux, professionnel et attentionné, tout en assurant un soutien administratif en formation et en santé et sécurité au travail.
PRINCIPALES RESPONSABILITES :
- Recevoir, valider et mettre à jour les disponibilités des employé·e·s inscrit·e·s sur la liste de rappel en respectant les règles de la convention collective en vigueur ;
- Procéder aux remplacements ponctuels pour tous les titres d’emploi et tous les quarts de travail à partir des demandes reçues des gestionnaires et de l’équipe RH (absences, congés fériés, vacances, formations, etc.), en appliquant les procédures et dispositions de la convention collective ;
- Assurer les suivis auprès des employé·e·s en envoyant une confirmation par message texte ou téléphone lorsqu’un remplacement est accepté ;
- Mettre à jour les horaires des différents services en inscrivant les absences prévues et toute autre information pertinente ;
- Valider le nombre de remplacements requis en fonction des ratios établis et effectuer les suivis nécessaires en lien avec la gestion des absences ;
- Collaborer avec les gestionnaires lors des rencontres hebdomadaires afin de faciliter la gestion quotidienne des effectifs ;
- Anticiper les affectations à venir selon les confirmations reçues et ajuster les horaires en temps réel afin d’assurer la continuité des services ;
- Planifier de façon proactive les congés, vacances et jours fériés à l’aide des outils de planification, tout en respectant les ratios établis et en prévenant les bris de service ;
- Agir à titre de personne-ressource pour toute question relative aux horaires auprès des gestionnaires et des employé·e·s ;
- Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux·elles employé·e·s en collaboration avec les membres de l’équipe RH, notamment en préparant les accès et le matériel nécessaires à leur entrée en poste ;
- Offrir un soutien administratif en santé et sécurité au travail, notamment en matière de gestion des absences liées aux dossiers CNESST et d’invalidité ;
- Participer à l’implantation et à l’optimisation d’outils de gestion des horaires, assurer leur mise à jour et contribuer à la préparation de contenus de formation destinés aux équipes concernées ;
- Participer à la création et à l’amélioration continue des procédures et des processus ;
- Effectuer toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES :
- AEC en gestion des ressources humaines, en soutien administratif, DEC en administration ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente ;
- De 1 à 3 années d’expérience dans un environnement de travail offrant des services 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ;
- Expérience dans un organisme à but non lucratif (atout) ;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office ;
- Aisance avec les outils informatiques, notamment les systèmes de gestion des horaires ;
- Connaissance des dispositions d’une convention collective liées à la gestion de la liste de rappel (atout).
HABILETÉS ET COMPÉTENCES :
- Initiative et autonomie ;
- Excellentes habiletés relationnelles ;
- Tact et orientation service à la clientèle ;
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenants ;
- Sens des relations humaines et approche respectueuse ;
- Rigueur, sens de l’organisation et de la planification ;
- Capacité à gérer le stress et les priorités ;
- Agilité et flexibilité ;
- Jugement et discernement ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution ;
- Leadership.
Rémunération : à partir de 49 000,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- Travail à domicile
Lieu du poste : En présentiel
