Représentant(e) au service à la clientèle et à la gestion des commandes
Lieu : Saint-Laurent, QC
Salaire : 50k / an
Responsabilités principales
Service à la clientèle et gestion des commandes
*
Offrir un service à la clientèle exceptionnel par téléphone, courriel, télécopieur et en personne dans notre salle de montre.
*
Saisir avec précision les commandes des clients dans le système ERP et confirmer les détails des commandes.
*
Répondre rapidement aux demandes des clients et assurer un suivi efficace des questions et des requêtes.
*
Vérifier que les commandes sont saisies selon les prix convenus avec les clients ou conformément aux soumissions de projets.
*
Traiter les demandes de soutien technique avec professionnalisme et les acheminer au besoin.
*
Gérer les demandes de retour de marchandise en recueillant et en validant toute la documentation requise.
*
Transmettre les demandes de codification (keying) aux départements internes concernés.
*
Collaborer avec le service des comptes recevables afin de surveiller les limites de crédit des clients.
*
Informer les représentants ou gestionnaires de comptes lorsque des commandes sont retournées ou refusées à la livraison.
Gestion du comptoir de ramassage
*
Préparer et organiser les commandes destinées au ramassage par les clients.
*
Regrouper les commandes d'un même client et les placer dans les emplacements désignés.
*
Maintenir l'aire de ramassage propre, organisée et à jour.
*
Effectuer le suivi des commandes non récupérées après deux semaines.
Gestion des commandes en attente (Back Orders)
*
Générer et analyser les rapports de commandes en attente afin d'identifier celles prêtes à être expédiées.
*
Allouer l'inventaire disponible et préparer les documents nécessaires à l'expédition.
*
Effectuer le suivi des commandes devant être expédiées en totalité.
Autorisations de retour de marchandise (RMA)
*
Évaluer les demandes de retour et valider les renseignements fournis afin d'émettre un numéro d'autorisation de retour (RMA), lorsque requis.
*
Déterminer et communiquer les frais de réapprovisionnement applicables, s'il y a lieu.
*
Saisir les RMA dans le système ERP et joindre toute la documentation pertinente.
*
Informer les clients des prochaines étapes, qu'il s'agisse d'un retour, d'une réparation, d'un remplacement ou de l'émission d'un crédit.
Qualifications
*
Minimum de 2 ans d'expérience en service à la clientèle, gestion des commandes ou dans un domaine connexe.
*
Grande attention aux détails et excellentes aptitudes organisationnelles.
*
Expérience avec un système ERP.
*
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
*
Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
*
Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
*
Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit.
Atouts
*
Approche axée sur le service à la clientèle.
*
Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes.
*
Esprit d'équipe et capacité à travailler de façon autonome.
*
Sens de l'organisation, fiabilité et souci de la qualité.
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Customer Service & Order Management Representative
Location: Saint-Laurent, QC
Salary : 50k / year
Key Responsibilities
Customer Service & Order Management
*
Provide exceptional customer service by phone, email, fax, and in person at our showroom.
*
Accurately enter customer orders into the ERP system and confirm order details.
*
Respond promptly to customer inquiries and provide timely follow-up.
*
Ensure all orders are entered using the appropriate customer pricing and project quotation terms.
*
Handle technical support requests professionally and escalate when necessary.
*
Process customer return requests by collecting and validating the required documentation.
*
Submit keying requests to the appropriate internal departments.
*
Work closely with the Accounts Receivable team to monitor customer credit limits.
*
Notify Account Managers when customer orders are returned or refused upon delivery.
Pick-Up Counter Management
*
Prepare and organize customer orders for pick-up.
*
Consolidate orders for the same customer and place them in designated pick-up locations.
*
Maintain a clean, organized, and efficient pick-up area.
*
Follow up on orders that remain unclaimed after two weeks.
Back Order Management
*
Generate and review back-order reports to identify orders ready for shipment.
*
Allocate available inventory and prepare shipping documentation.
*
Monitor orders that must be shipped complete.
Return Merchandise Authorization (RMA)
*
Review customer return requests and validate information to issue RMA numbers when required.
*
Determine and communicate applicable restocking fees.
*
Enter RMAs into the ERP system and attach all supporting documentation.
*
Communicate return authorizations and coordinate returns, repairs, replacements, or customer credits.
Qualifications
*
Minimum of 2 years of experience in customer service, order management, or a related field.
*
Strong attention to detail and excellent organizational skills.
*
Experience working with ERP systems.
*
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, and Outlook).
*
Excellent verbal and written communication skills.
*
Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
*
Bilingual in French and English.
Preferred Qualifications
*
Customer-first mindset with a commitment to exceptional service.
*
Strong problem-solving and decision-making skills.
*
Ability to work independently and collaboratively with cross-functional teams.
*
Organized, reliable, and adaptable in a dynamic work environment.
Apply Today!
[email protected]
#QPQC
