Sous la responsabilité de : Responsable maintenance / Responsable technique maintenance
Location: Lachine
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le coordinateur de la maintenance des bâtiments est chargé de coordonner la maintenance des infrastructures du site, les réparations des installations, les interventions des prestataires externes et les activités de soutien logistique au sein de l'usine. Ce poste vise à garantir que les bâtiments, les espaces extérieurs, les réseaux de distribution (fluides et énergies) et les infrastructures connexes demeurent sûrs, conformes, fiables et opérationnels afin de soutenir les activités de production quotidiennes.
Le coordinateur de la maintenance des bâtiments agit en tant qu'interlocuteur principal entre l'entreprise et les prestataires externes, les fournisseurs, les consultants et les entrepreneurs. Il est responsable de la coordination des travaux de maintenance, des réparations, de la modernisation des installations, des démarches de conformité et des projets d'amélioration de moindre envergure, tout en veillant au respect des priorités définies par le responsable de la maintenance ou le responsable technique de la maintenance.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Gestion des installations et des infrastructures
- Superviser les infrastructures des bâtiments, les espaces extérieurs, les aires de stationnement, les systèmes de drainage, les clôtures, les toitures, les structures des installations et autres actifs du site nécessaires au soutien des activités de fabrication.
- Évaluer l'état des installations et recommander des mesures d'entretien, de réparation, de remplacement ou d'amélioration en fonction des besoins opérationnels, de la sécurité, de la conformité, de la fiabilité et de la rentabilité.
- Contribuer à la planification de l'entretien des installations, aux initiatives visant la fiabilité des infrastructures et aux améliorations concrètes nécessaires au maintien d'opérations de fabrication sûres et efficaces.
- Coordonner et suivre les activités d'entretien préventif des systèmes du bâtiment — notamment le CVC, la plomberie, les installations électriques et mécaniques, les réseaux de distribution d'énergie et de fluides, ainsi que les autres systèmes liés aux installations — en veillant à ce que les inspections courantes, les révisions et les travaux confiés à des prestataires soient réalisés pour garantir un fonctionnement sûr et efficace.
- Veiller à ce que les activités d'entretien préventif des systèmes et infrastructures du bâtiment soient planifiées, exécutées et consignées avec précision dans le système de gestion de la maintenance et dans la documentation associée.
Coordination de la maintenance et gestion des prestataires
- Coordonner et gérer les réparations du bâtiment, les travaux d'entretien, les aménagements de bureaux, les améliorations des installations et les activités des entrepreneurs, tout en agissant comme interlocuteur principal sur le site et en assurant le suivi des coûts, des délais, de la qualité du travail et de l'exécution globale des prestations.
- Gérer les entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs, consultants et prestataires de services chargés des travaux d'entretien, de réparation, de rénovation, ainsi que des interventions sur les infrastructures, les réseaux techniques et les installations.
- Coordonner les démarches relatives aux permis, aux inspections et aux autorisations réglementaires concernant l'entretien du bâtiment, les réparations, la modernisation des installations et la conformité.
- Apporter un soutien aux opérations de réparation, de remplacement, d'installation et de modernisation des réseaux techniques, des systèmes du bâtiment et des infrastructures nécessaires au maintien des activités de production.
- Veiller à ce que les travaux des entrepreneurs soient planifiés et coordonnés de manière à minimiser les perturbations pour la production, les activités de maintenance, le personnel et le fonctionnement du site.
Sécurité et conformité
- S'assurer que toutes les activités liées aux installations, à la maintenance, aux réparations, aux rénovations, aux sous-traitants et aux infrastructures sont conformes aux codes du bâtiment, aux normes de santé et de sécurité, aux réglementations environnementales, aux politiques de l'entreprise et aux exigences du secteur.
- Mener et coordonner des inspections régulières de la sécurité des installations et des activités de préparation aux situations d'urgence, notamment des exercices d'incendie, des évaluations de conformité du site et le suivi des actions correctives.
- S'assurer que les sous-traitants respectent les règles de sécurité de l'entreprise, les conditions d'accès au site, les permis de travail, les procédures de consignation/déconsignation (le cas échéant) et toutes les autres pratiques de sécurité pertinentes lors de leurs interventions sur le site.
- Identifier et communiquer les risques liés aux installations, les problèmes de maintenance, les conditions dangereuses et les problèmes de conformité au responsable de la maintenance/au responsable technique de la maintenance et aux parties prenantes concernées.
Gestion du budget et des fournisseurs
- Contribuer à l'élaboration du budget annuel de maintenance des installations et participer à la planification des réparations, remplacements, mises à niveau et projets d'investissement de moindre envergure approuvés, selon les besoins. Obtenir des devis, examiner les propositions, évaluer les périmètres d'intervention et participer aux négociations contractuelles afin d'obtenir des solutions de maintenance rentables et pratiques.
- Superviser les travaux confiés à des prestataires externes et veiller à ce qu'ils respectent les exigences établies en matière de sécurité, de qualité, de coûts, de délais et d'exploitation.
- Participer à la sélection des fournisseurs et à l'évaluation de la performance des prestataires en fonction de la qualité du service, de la réactivité, des résultats en matière de sécurité, des compétences techniques et de la rentabilité.
Rapports et documentation
- Tenir à jour des dossiers précis concernant les inspections, les permis, les contrats, les travaux d'entretien, les réparations, les rapports d'intervention, la documentation relative à la conformité et les activités des prestataires.
- Gérer la documentation relative à l'entretien et aux projets, et préparer des rapports sur l'état des installations, l'avancement des réparations, la performance des prestataires, les coûts, les questions de conformité et les améliorations recommandées.
- Communiquer à la direction et aux parties prenantes concernées l'état de l'entretien, les problèmes liés aux installations, l'avancement des travaux des prestataires ainsi que les recommandations concernant les infrastructures.
- Veiller à ce que les informations pertinentes soient correctement consignées dans le système de gestion de la maintenance, les dossiers de projet ou tout autre registre de l'entreprise, selon les besoins.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES:
- Solides compétences en gestion des entrepreneurs et en coordination des fournisseurs.
- Excellentes capacités de planification, d'organisation et de gestion du temps.
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec une capacité à collaborer efficacement avec les entrepreneurs, les prestataires de services, les organismes de réglementation, les équipes de maintenance et de production ainsi que les services internes.
- Capacité à gérer simultanément de multiples activités de maintenance, priorités, coûts, plannings et échéances.
- Solides compétences en résolution de problèmes et en prise de décision, alliées à une approche pragmatique pour soutenir les opérations de fabrication quotidiennes.
- Capacité à évaluer les problèmes liés aux installations, à coordonner les mesures correctives appropriées et à signaler les risques ou préoccupations si nécessaire.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint). Une expérience des systèmes de gestion de la maintenance (GMAO), des outils de suivi de projet et des systèmes de gestion documentaire constitue un atout.
- Capacité à rédiger des rapports, à tenir la documentation à jour et à présenter des recommandations à la direction.
QUALIFICATIONS:
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.
- Un diplôme technique, un titre universitaire ou une certification pertinente en gestion des installations, systèmes du bâtiment, maintenance industrielle, construction ou dans une discipline connexe constitue un atout.
- Cinq ans ou plus d'expérience dans les domaines suivants : maintenance des installations, exploitation de bâtiments, coordination de la maintenance industrielle, gestion de sous-traitants, supervision de travaux de construction ou maintenance des infrastructures.
- Une expérience en milieu manufacturier, industriel ou de production constitue un atout.
- Expérience dans la coordination de sous-traitants, de prestataires de services, de travaux de maintenance, de réparations, de mises à niveau des installations et de projets d'amélioration de petite ou moyenne envergure.
- Connaissance des systèmes du bâtiment, des pratiques de maintenance, des codes du bâtiment, des méthodes de construction, des exigences en matière de santé et de sécurité ainsi que de la conformité réglementaire.
ENVIRONNEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Les tâches s'effectuent aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur, en fonction des besoins de maintenance, des inspections des installations, des activités des entrepreneurs, des réparations et des conditions du site.
- Le coordinateur de la maintenance des bâtiments travaillera régulièrement à proximité des opérations de fabrication, des infrastructures du bâtiment, des entrepreneurs, des réseaux de distribution (services publics), des équipements des installations et des activités de maintenance ; ce rôle exige le strict respect des protocoles de sécurité et des politiques de l'entreprise.
- Le poste peut nécessiter des heures supplémentaires occasionnelles ou une certaine flexibilité horaire pour gérer des réparations urgentes, la coordination d'entrepreneurs, des situations d'urgence liées aux installations, des arrêts planifiés ou des travaux devant être réalisés en dehors des heures de production habituelles.
English version will follow.
Reports To: Maintenance Manager / Maintenance Technical Manager
Location: Lachine
POSITION SUMMARY:
The Building Maintenance Coordinator is responsible for coordinating building infrastructure maintenance, facility repairs, contractor services, and site support activities across the manufacturing facility. This role focuses on ensuring buildings, grounds, utilities, and supporting infrastructure remain safe, compliant, reliable, and operational in order to support daily manufacturing operations.
The Building Maintenance Coordinator serves as the primary liaison between the company and external contractors, service providers, consultants, and vendors. The position is responsible for coordinating maintenance work, repairs, facility upgrades, compliance activities, and smaller-scale improvement projects while supporting the priorities established by the Maintenance Manager / Maintenance Technical Manager.
KEY RESPONSIBILITIES:
Facility & Infrastructure Management
- Oversee building infrastructure, grounds, parking areas, drainage systems, fencing, roofs, facility structures, and other site-related assets required to support manufacturing operations.
- Conduct facility condition assessments and recommend maintenance, repair, replacement, or improvement actions based on operational needs, safety, compliance, reliability, and cost effectiveness.
- Support facility maintenance planning, infrastructure reliability initiatives, and practical improvements required to maintain safe and efficient manufacturing operations.
- Coordinate and monitor preventive maintenance activities for building systems, including HVAC, plumbing, electrical, mechanical infrastructure, utilities, and other facility-related systems, ensuring routine inspections, servicing, and contractor-performed maintenance are completed to maintain safe and efficient operation.
- Ensure preventive maintenance (PM) activities for building systems and infrastructure are scheduled, completed, and accurately recorded within the maintenance management system and associated documentation records.
Maintenance Coordination & Contractor Management
- Coordinate and manage building repairs, maintenance work, office modifications, facility improvements, and contractor activities, serving as the primary site contact while monitoring contractor costs, schedules, work quality, and overall execution.
- Manage contractors, subcontractors, vendors, consultants, and service providers performing maintenance, repair, renovation, infrastructure, utility, and facility-related work.
- Coordinate permits, inspections, and regulatory approvals related to building maintenance, repairs, facility upgrades, and compliance-related activities.
- Support the repair, replacement, installation, and upgrade of utilities, building systems, and facility infrastructure required to maintain manufacturing operations.
- Ensure contractor work is planned and coordinated to minimize disruption to production, maintenance activities, employees, and site operations.
Safety & Compliance
- Ensure all facility, maintenance, repair, renovation, contractor, and infrastructure activities comply with applicable building codes, health and safety standards, environmental regulations, company policies, and industry requirements.
- Conduct and coordinate regular facility safety inspections and emergency preparedness activities, including fire safety drills, site compliance assessments, and follow-up on corrective actions.
- Ensure contractors follow company safety rules, site access requirements, work permits, lockout/tagout procedures where applicable, and all other relevant safety practices while working on site.
- Identify and communicate facility-related risks, maintenance concerns, unsafe conditions, and compliance issues to the Maintenance Manager / Maintenance Technical Manager, and relevant stakeholders.
Budget & Vendor Management
- Assist in creating the annual facility maintenance budget and support planning for approved repairs, replacements, upgrades, and smaller capital-related initiatives as required.
- Obtain quotations, review proposals, evaluate scopes of work, and support contract negotiations to secure cost-effective and practical maintenance solutions.
- Monitor and ensure all contracted and outsourced work meets established safety, quality, cost, schedule, and operational requirements.
- Support vendor selection and contractor performance reviews based on service quality, responsiveness, safety performance, technical capability, and cost effectiveness.
Reporting & Documentation
- Maintain accurate records of inspections, permits, contracts, maintenance work, repairs, service reports, compliance documentation, and contractor activities.
- Maintain maintenance and project documentation and prepare reports on facility conditions, repair status, contractor performance, costs, compliance items, and recommended improvements.
- Communicate maintenance status, facility concerns, contractor progress, and infrastructure recommendations to management and relevant stakeholders.
- Ensure relevant information is properly documented in the maintenance management system, project files, or other company records as required.
REQUIRED SKILLS & COMPETENCIES:
- Strong contractor management and vendor coordination skills.
- Excellent planning, organization, and time management skills.
- Strong communication and interpersonal skills with the ability to collaborate effectively with contractors, service providers, regulatory agencies, maintenance teams, production teams, and internal departments.
- Ability to manage multiple maintenance activities, priorities, costs, schedules, and deadlines simultaneously.
- Strong problem-solving and decision-making skills, with a practical approach to supporting daily manufacturing operations.
- Ability to assess facility issues, coordinate appropriate corrective actions, and escalate risks or concerns when required.
- Proficiency in Microsoft Office applications, including Excel, Word, Outlook, and PowerPoint.
- Experience using maintenance management systems, CMMS, project tracking tools, and document control systems is considered an asset.
- Ability to prepare reports, maintain documentation, and present recommendations to management.
QUALIFICATIONS:
- High school diploma or equivalent required.
- A technical diploma, degree, or relevant certification in facilities management, building systems, industrial maintenance, construction, or a related discipline is considered an asset.
- Five years or more of experience in facility maintenance, building operations, industrial maintenance coordination, contractor management, construction supervision, or infrastructure maintenance.
- Experience working in a manufacturing, industrial, or production environment is considered an asset.
- Experience coordinating contractors, service providers, maintenance work, repairs, facility upgrades, and small to medium-sized improvement projects.
- Understanding of building systems, maintenance practices, building codes, construction practices, health and safety requirements, and regulatory compliance.
WORK ENVIRONMENT & CONDITIONS:
- The role is performed both indoors and outdoors, depending on maintenance requirements, facility inspections, contractor activities, repairs, and site conditions.
- The Building Maintenance Coordinator will regularly work around manufacturing operations, building infrastructure, contractors, utilities, facility equipment, and maintenance activities, requiring strict adherence to safety protocols and company policies.
- The position may require occasional overtime or schedule flexibility to support urgent repairs, contractor coordination, facility emergencies, planned shutdowns, or work that must be completed outside regular production hours.
Pay: From $70,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care
Work Location: In person
