(English Translation is follows)
BIENVENUE CHEZ SITA
Chez SITA, nous assurons la fluidité du trafic aéroportuaire, le bon déroulement des vols et l’ouverture des frontières. Nos innovations en matière de technologie et de communication sont le moteur du succès de l’industrie mondiale du transport aérien.
Nous sommes présents dans 95 % des aéroports internationaux et travaillons en étroite collaboration avec plus de 2 500 clients issus des secteurs des transports et des administrations publiques. Chaque partenariat comporte des défis uniques, et nous nous épanouissons en proposant des solutions novatrices et des technologies de pointe pour garantir un fonctionnement sans faille. Nous ne nous contentons pas de faire avancer le monde : nous sommes fiers d’être reconnus comme un Great Place to Work® par nos employés et d’avoir obtenu cette certification dans la plupart de nos sites en pleine expansion. Ici, nous nous sentons responsabilisés, soutenus et inspirés pour évoluer.
Êtes-vous prêt à aimer votre travail?
L’aventure commence ici même, avec vous, chez SITA.
LE RÔLE ET L'ÉQUIPE
L’administrateur fournit un soutien administratif et opérationnel complet et de haut niveau au président de GEO et aux principaux membres de la direction de SITA Americas, garantissant ainsi le fonctionnement efficace et harmonieux du bureau de la direction et des activités départementales qui y sont associées.
Ce poste allie une expertise administrative de pointe à un soutien proactif à la direction, servant de point central de coordination au sein de l’organisation. Le titulaire gère un large éventail de tâches, allant de celles modérément complexes à celles hautement sensibles, notamment la collecte et l’analyse d’informations provenant de diverses sources, la préparation de rapports et de correspondance non routiniers, ainsi que la conception et la gestion d’un système d’archivage efficace à l’aide des outils existants.
Dans le cadre du soutien apporté à la direction, ce poste exige une bonne compréhension des enjeux opérationnels courants, ce qui permet d’établir l’ordre de priorité des enjeux, d’identifier les risques clés et de faire remonter en temps opportun les décisions critiques. L’administrateur assure le bon déroulement des tâches opérationnelles (p. ex. l’approbation des déplacements et des dépenses, la création des demandes d’achat et d’autres tâches) en collaborant avec les intervenants internes et externes de tous les services et de toutes les régions, tout en faisant preuve d’un jugement sûr, de professionnalisme et de discrétion.
CE QUE VOUS FAIREZ
- Surveiller les messages dans Outlook et Teams et assurer un suivi efficace.
- Assumer les responsabilités administratives quotidiennes; gérer et assurer le suivi du courrier et des messages entrants et sortants du vice-président principal (SVP) ou du président de la région (GEO); gérer son agenda et veiller à ce que les dispositions prises pour les réunions, les déplacements, l’hébergement et les événements soient appropriées et respectent les délais.
- Filtrer et mettre en évidence les situations et tâches prioritaires nécessitant une action immédiate.
- Préparer des rapports et des présentations en collaboration avec les gestionnaires et les vice-présidents principaux (SVP) ou les présidents régionaux (GEO).
- Organiser des réunions et des conférences, tant à l’interne qu’à l’externe, y compris la préparation des ordres du jour, la coordination de la logistique, la compilation et la distribution de la documentation et des présentations requises; assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
- Gérer les arrangements de voyage ainsi que les demandes de remboursement des dépenses connexes, en collaboration avec le service des voyages interne.
- Rassembler les renseignements requis et assurer le suivi des mesures à prendre découlant des réunions.
- Capacité à traiter les documents sensibles et confidentiels en stricte conformité avec les politiques et les instructions.
- Créer des demandes d’achat pour soutenir les équipes des Amériques.
- Soutenir les équipes en répondant à leurs besoins logistiques pour les événements organisés par le service du marketing.
- Examiner les rapports de dépenses conformément aux politiques et procédures d’entreprise établies, signaler tout cas de non-conformité et, une fois la soumission validée et conforme, les approuver.
- Approuver les demandes, les dépenses et les recommandations au nom des cadres supérieurs en leur absence, conformément aux lignes directrices convenues et politiques.
CE QUE VOUS FAIREZ
- Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire, acquise au sein d’une multinationale au rythme de travail soutenu.
- Baccalauréat ou équivalent.
- Capacité à faire preuve de jugement, dans le respect de paramètres définis, pour appliquer les politiques, procédures, règlements et objectifs de programme pertinents (par exemple, les principes comptables, les exigences du service, les règles et règlements du service et de l’entreprise) et pour examiner les transactions (par exemple, les achats).
- Compétences en communication orale et écrite permettant d’interpréter et d’appliquer les politiques et procédures, ainsi que de résoudre les problèmes.
- Grand souci du détail.
- Très bonne maîtrise de l’informatique et des compétences en informatique.
CE QUE NOUS OFFRONS
Nous misons tout sur la diversité. Nous sommes présents dans 200 pays et parlons 60 langues différentes, issues de cultures variées. Nous sommes très fiers de notre environnement inclusif. Nos bureaux sont des lieux de travail confortables et agréables, et nous veillons à ce que vous puissiez également travailler depuis chez vous. Découvrez ce que signifie rejoindre notre équipe et faites un pas de plus vers la meilleure vie qui soit.
Semaine flexible : travaillez depuis chez vous jusqu'à 2 jours par semaine (en fonction des besoins de votre équipe)
Journée flexible : adaptez votre journée de travail à votre vie et à vos projets.
Flex-Location : travaillez jusqu'à 30 jours par an depuis n'importe quel endroit dans le monde.
Bien-être des employés : nous vous accompagnons grâce à notre programme d'aide aux employés (PAE), accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an, pour vous et vos proches. Nous proposons également Champion Health, une plateforme personnalisée qui répond à divers besoins en matière de bien-être.
Développement professionnel : améliorez vos compétences grâce à nos plateformes de formation, notamment LinkedIn Learning !
Avantages sociaux compétitifs : des avantages sociaux compétitifs adaptés à votre marché local et à votre statut professionnel.
SITA est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous valorisons la diversité de notre main-d'œuvre. Dans le cadre de notre programme d'équité en matière d'emploi, nous encourageons les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles et/ou les personnes handicapées à postuler et à s'identifier comme telles dans le processus de candidature.
Vous serez amené(e) à interagir avec des collègues à l’international, d’où la nécessité d’une excellente maîtrise de la langue anglaise.
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WELCOME TO SITA
At SITA, we keep airports moving, airlines flying smoothly, and borders open. Our technology and communication innovations power the success of the global air travel industry.
You’ll find us in 95% of international airports, working closely with over 2,500 transportation and government clients. Each partnership brings unique challenges, and we thrive on delivering fresh solutions and cutting-edge tech to keep operations running like clockwork. We don’t just move the world forward—we’re proud to be recognized as a Great Place to Work® by our employees and certified in most of our growing locations. Here, we feel empowered, supported, and inspired to grow.
Are you ready to love your job?
The adventure begins right here, with you, at SITA.
ABOUT THE ROLE & TEAM
The Administrator provides comprehensive, high-level administrative and operational support to the GEO President and key members of the SITA Americas leadership, ensuring the efficient, seamless functioning of the executive office and its associated departmental activities.
This role blends advanced administrative expertise with proactive executive support, serving as a central point of coordination across the organization. The incumbent manages a broad range of tasks, from moderately complex to highly sensitive, including gathering and analyzing information from diverse sources, preparing non-routine reports and correspondence, and designing and maintaining effective record-keeping within existing tools.
In supporting the executive, the role requires an understanding of ongoing business matters, enabling the prioritization of issues, identification of key risks, and timely escalation of critical decisions. The Administrator ensures smooth operational tasks (e.g., approval of travel and expenses, creating purchase requisitions, and other tasks) through interface with internal and external stakeholders across departments and geographies, exercising strong judgment, professionalism, and discretion.
WHAT YOU’LL DO
- Monitor Outlook and Team messages and ensure efficient follow-up.
- Ensure day-to-day administrative responsibilities; manage and follow up the SVP's/GEO President's incoming and outgoing mail and messages; manage his/her agenda and ensure appropriateness and timeliness of arrangements for meetings, travel, accommodation, and events.
- Filter and highlight priority situations and tasks requiring immediate action.
- Prepare reports and presentations in liaison with managers and SVPs/GEO Presidents.
- Organize meetings and conferences, both in-house and externally, including preparation of agendas, coordination of logistics, compilation and distribution of required documentation and presentations; handle follow-up actions where necessary.
- Handle travel arrangements as well as related expense claims, liaising with the internal travel desk.
- Assemble required information and manage delivery of action items generated during meetings.
- Ability to handle sensitive and confidential material strictly in accordance with policy and instructions.
- Create purchase requisitions to support the teams in the Americas.
- Support the teams with logistics requirements for events organized by Marketing.
- Review of expenses reports following established corporate policies and procedures, and revert in case of non-compliance, and once cleared and compliant submission, approve them.
- Approve requests, expenditure, and recommendations on behalf of senior people in their absence, according to agreed guidelines and policies;
ABOUT YOUR SKILLS
- Minimum 5 years of experience in a similar role acquired in a fast-paced multinational business environment.
- Bachelor's degree or equivalent.
- Ability to exercise judgment, within defined parameters, in applying relevant policies, procedures, regulations, and program objectives (for example, accounting principles, departmental requirements, departmental and company rules and regulations) and in reviewing transactions (for example, purchasing)
- Oral and written communication skills to interpret and apply policies and procedures and to resolve problems
- Strong attention to detail
- High level of PC literacy and computer skills.
WHAT WE OFFER
We’re all about diversity. We operate in 200 countries and speak 60 different languages and cultures. We’re really proud of our inclusive environment. Our offices are comfortable and fun places to work, and we make sure you get to work from home too. Find out what it's like to join our team and take a step closer to your best life ever.
Flex Week: Work from home up to 2 days/week (depending on your team’s needs)
Flex Day: Make your workday suit your life and plans.
Flex Location: Take up to 30 days a year to work from any location in the world.
Employee Wellbeing: We’ve got you covered with our Employee Assistance Program (EAP), for you and your dependents 24/7, 365 days/year. We also offer Champion Health – a personalized platform that supports a range of wellbeing needs.
Professional Development: At SITA, we believe growth fuels innovation. Our learning ecosystem offers access to world-class platforms and programs designed to help you thrive. From LinkedIn Learning, Microsoft's Enterprise Skills Initiative, and Airport Council International—available to all employees—to specialized solutions like Pluralsight for technology upskilling, Harvard Business Publishing for people leadership, Stanford for strategic development and many others, we align learning opportunities with your Development Plan and our business priorities. Your development journey is supported every step of the way.
Competitive Benefits: Competitive benefits that make sense with both your local market and employment status.
SITA is an Equal Opportunity Employer. We value a diverse workforce. In support of our Employment Equity Program, we encourage women, aboriginal people, members of visible minorities, and/or persons with disabilities to apply and self-identify in the application process.
Benefits:
- Casual dress
- Commuter benefits
- Employee assistance program
- Flexible schedule
- Life insurance
- Paid time off
- RRSP match
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H3A 3E8
