About The JW Corporation:
The JW Corporation is a technical manufacturer’s representative firm bridging the gap between global technology leaders and the North American market. Serving high-tech sectors—including semiconductor fabrication, electronics packaging, commercial baking, battery manufacturing, and life sciences—we provide high-level engineering solutions backed by an uncompromising commitment to service.
Our guiding motto, “One JW. Infinite Solutions,” shapes our company culture. We operate as a lean, collaborative team that values transparency, employee well-being, and a shared commitment to providing great service to our clients.
Job Description
We are seeking a proactive, highly organized Senior Customer Service & Administrative Specialist to anchor our office operations. This is not a passive desk job; it is a dynamic, multi-faceted role that sits at the intersection of customer relations, international logistics, and daily administration.
In this senior support role, you will take ownership of daily administrative tasks, coordinate with our logistics partners, and ensure our clients receive prompt, accurate assistance. If you enjoy a role where no two days are exactly the same and you can manage a variety of tasks independently, you will fit right in.
Key Responsibilities
Customer Support & Order Coordination
- Act as a primary point of contact for our North American clients and global manufacturers via phone and email.
- Manage the order lifecycle from start to finish: handle customer inquiries, process orders, prepare quotes, and issue invoices.
- Maintain organized, accurate records of client accounts, purchase orders, and business documentation.
Logistics, Shipping & Warehouse Support
- Coordinate and track domestic and international shipments to ensure timely delivery.
- Prepare shipping documents and help navigate customs procedures alongside our customs brokers.
- Receive incoming shipments, verify accuracy, and manage warehouse inventory.
- Handle physical order fulfillment: packing and prepping equipment/components for secure transport.
Office Administration
- Manage daily office administrative needs, including updating databases, handling correspondence, and organizing schedules.
- Maintain contact lists and perform accurate data entry using MS Office and QuickBooks.
- Take ownership of the physical office environment, ensuring it remains clean, professional, and organized.
Qualifications
- Experience: 3–5 years of experience in customer service, office administration, or logistics support
- Skills: Strong organizational skills and the ability to manage multiple priorities effectively.
- Software: Proficient with MS Office Suite
- Physical Capability: Ability to meet the physical demands of warehouse organization, including lifting packages up to 45 lbs.
Language Requirements
- Bilingual (English & French) is required.
- English: Clear written and verbal communication is required to support clients and vendors across Canada and the US.
- French: Required for local operations, vendors, and Quebec-based clients.
Compensation & Schedule
- Salary: Up to $50,000 per year (commensurate with experience)
- Type: Full-time, Salaried
- Schedule: Monday – Friday, 9:00 am – 4:00 pm
How to Apply:
At The JW Corporation, we’re dedicated to fostering a workplace that celebrates diversity and inclusivity. We believe in creating an environment where individuals can be their authentic selves and excel in their roles.
Research has shown that while men tend to apply to jobs when they meet an average of 60% of the requirements, women and under-represented groups often only apply if they meet every requirement.
If you don’t necessarily tick every box on this job description, but you have the enthusiasm to learn, we encourage you to reach out and apply anyways. We welcome the chance to connect and have a conversation!
Please submit your CV and a cover letter to [email protected] that briefly describes why you would be a fit for this role.
________________________________________________
À propos de la Corporation JW
La Corporation JW est une entreprise de représentation technique de fabricants. Nous assurons le pont entre les leaders technologiques mondiaux et le marché nord-américain. Présents dans des secteurs de pointe — notamment la fabrication de semi-conducteurs, l'assemblage électronique, la boulangerie commerciale, la fabrication de batteries et les sciences de la vie — nous fournissons des solutions d'ingénierie de haut niveau, soutenues par un engagement indéfectible envers le service.
Notre devise de base, « Une seule JW. Des solutions infinies », façonne notre culture d'entreprise. Nous fonctionnons comme une équipe agile et collaborative qui valorise la transparence, le bien-être des employés et un engagement partagé à offrir un service exceptionnel à nos clients.
Description du poste
Nous sommes à la recherche d'un(e) spécialiste principal(e), service à la clientèle et administration, proactif(ve) et hautement organisé(e), pour être le pilier de nos opérations de bureau. Il ne s'agit pas d'un travail de bureau passif; c'est un rôle dynamique et polyvalent qui se situe à l'intersection des relations clients, de la logistique internationale et de l'administration quotidienne.
Dans ce rôle de soutien de niveau supérieur, vous prendrez en charge les tâches administratives quotidiennes, coordonnerez les activités avec nos partenaires logistiques et veillerez à ce que nos clients reçoivent une assistance rapide et précise. Si vous aimez les postes où les journées ne se ressemblent pas et que vous êtes capable de gérer une variété de tâches de manière autonome, vous êtes la personne idéale pour notre équipe.
Principales responsabilitésSoutien à la clientèle et coordination des commandes
- Agir comme principal point de contact par téléphone et par courriel pour nos clients nord-américains et les fabricants mondiaux.
- Gérer le cycle de vie complet des commandes : répondre aux demandes des clients, traiter les commandes, préparer les soumissions et émettre les factures.
- Tenir des registres organisés et précis des comptes clients, des bons de commande et des documents commerciaux.
Logistique, expédition et soutien à l'entrepôt
- Coordonner et suivre les expéditions nationales et internationales afin de garantir des livraisons en temps voulu.
- Préparer les documents d'expédition et aider à naviguer dans les procédures douanières en collaboration avec nos courtiers en douane.
- Réceptionner les marchandises, vérifier l'exactitude des livraisons et gérer l'inventaire de l'entrepôt.
- Assurer la préparation physique des commandes : emballer et préparer les équipements et composants pour un transport sécuritaire.
Administration de bureau
- Gérer les besoins administratifs quotidiens du bureau, y compris la mise à jour des bases de données, le traitement de la correspondance et la gestion des calendriers.
- Maintenir les listes de contacts et effectuer une saisie de données rigoureuse à l'aide de MS Office et de QuickBooks.
- Prendre en charge l'environnement physique du bureau en veillant à ce qu'il reste propre, professionnel et ordonné.
Qualifications
- Expérience : 3 à 5 ans d'expérience en service à la clientèle, en administration de bureau ou en soutien logistique.
- Compétences : Fortes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer efficacement plusieurs priorités de front.
- Logiciels : Maîtrise de la suite MS Office (la maîtrise de QuickBooks est un atout majeur).
- Capacités physiques : Capacité à répondre aux exigences physiques de l'organisation d'un entrepôt, y compris soulever des colis pesant jusqu'à 45 livres.
Exigences linguistiques
- Le bilinguisme (anglais et français) est requis.
- Anglais : Une communication écrite et verbale claire est essentielle pour soutenir les clients et les fournisseurs à travers le Canada et les États-Unis.
- Français : Requis pour les opérations locales, les fournisseurs et les clients basés au Québec.
Rémunération et horaire
- Salaire : Jusqu'à 50 000 $ par année (selon l'expérience)
- Type de poste : Temps plein, salarié
- Horaire : Lundi au vendredi, de 9 h 00 à 16 h 00
Pour postuler
À la Corporation JW, nous nous engageons à favoriser un milieu de travail qui célèbre la diversité et l'inclusion. Nous croyons en la création d'un environnement où chacun peut être soi-même et exceller dans son rôle.
Des études démontrent que les hommes ont tendance à postuler lorsqu'ils répondent à une moyenne de 60 % des critères, alors que les femmes et les groupes sous-représentés ne postulent souvent que s'ils remplissent toutes les conditions.
Si votre profil ne coche pas toutes les cases de cette description de poste, mais que vous avez la motivation et le désir d'apprendre, nous vous encourageons vivement à nous transmettre votre candidature. Nous serions ravis de discuter avec vous!
Veuillez envoyer votre CV accompagné d'une lettre de présentation expliquant brièvement pourquoi vous seriez un bon candidat pour ce poste à l'adresse suivante : [email protected].
Job Types: Part-time, Permanent
Pay: $40,000.00-$50,000.00 per year
Benefits:
Application question(s):
Experience:
- cutomer service / admintrative assistant: 1 year (preferred)
Language:
- French (preferred)
- English (required)
Licence/Certification:
- Driving Licence (required)
Work Location: In person
