Le coordonnateur administratif joue un rôle clé dans le soutien des opérations financières et administratives du Service des loisirs. Il est responsable de la supervision des processus financiers, du respect des politiques, du soutien aux initiatives du service ainsi que de la prestation d’un service à la clientèle de haut niveau. Le titulaire agit également à titre de personne-ressource auprès du Service des finances.Horaire de travailTemps plein – du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30ResponsabilitésAdministration financière et suivi
- Vérifier et assurer le suivi des lots de transactions quotidiennes.
- Vérifier, auditer, autoriser et corriger les transactions financières traitées dans les systèmes de loisirs.
- Examiner, approuver ou refuser les demandes de remboursement conformément aux politiques en vigueur.
- Gérer les comptes clients, incluant l’analyse, le suivi et les recouvrements.
- Superviser les comptes prescrits (crédits et recevables) en collaboration avec le Service des finances.
- Calculer et gérer les remboursements individuels et de masse liés aux annulations de programmes.
- Préparer les rapports de revenus reportés pour les finances (fin d’exercice).
- Assurer le traitement des relevés 24 dans les délais requis.
- Vérifier et auditer les fonds de caisse et la petite caisse, assurer le suivi des mouvements et agir comme personne-ressource pour les finances.
- Maintenir des registres financiers exacts et accessibles.
Systèmes et intégrité des données
- Superviser la saisie des données financières et de programmation dans le système Amilia.
- Résoudre les problèmes liés aux systèmes pouvant affecter l’exactitude des données financières.
- Collaborer avec le Service des finances afin de résoudre les écarts et les problématiques systèmes.
- Assurer l’archivage numérique et physique des documents financiers du service.
Politiques, procédures et rapports
- Rechercher, élaborer et mettre en œuvre des politiques, protocoles et procédures liés aux finances et à l’administration.
- Participer à la préparation des tarifications du service (programmes et installations).
- Assurer le maintien des statistiques administratives et financières du service.
Administration des programmes et des bourses
- Agir à titre de personne-ressource pour le programme de bourses des loisirs et le programme de carte accompagnatrice.
- Assurer le suivi des dons liés aux programmes de bourses.
Service à la clientèle et communications
- Répondre aux demandes des clients, particulièrement celles liées aux questions financières et aux plaintes.
- Soutenir les gestionnaires dans la rédaction de communications comportant des implications financières.
- Maintenir un niveau élevé de service à la clientèle et résoudre les situations de façon proactive.
- Former et soutenir le personnel du service à la clientèle relativement aux processus financiers et aux logiciels de loisirs.
Liaison et collaboration
- Agir comme principal point de contact avec le Service des finances pour les transactions, remboursements, comptes et audits.
- Collaborer avec les services internes, incluant les affaires juridiques et le comité d’audit, au besoin.
Soutien au service
- Participer aux événements du service et de la Ville (p. ex. : Carnaval d’hiver, fête du Canada).
- Apporter un soutien aux différentes initiatives administratives et opérationnelles, selon les besoins.
Qualifications requises
- Solide connaissance des processus financiers, de la tenue de livres et des conciliations.
- Expérience avec Amilia SmartRec (atout).
- Excellentes compétences analytiques, organisationnelles et en résolution de problèmes.
- Capacité à interpréter et appliquer des politiques et des procédures.
- Grande rigueur et souci du détail dans le traitement des données financières.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
- Expérience en supervision (atout).
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word) et des systèmes administratifs.
- Excellente maîtrise du Français et de l’Anglais (oral et écrit).
Note
Les candidats pourraient être appelés à passer un test de compétences en Français et en Anglais.
Renseignements complémentaires
Le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.
La Ville de Côte Saint‑Luc remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, la priorité sera accordée aux candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences du poste.
Accès à l’égalité en emploi
La Ville de Côte Saint‑Luc souscrit aux principes d’équité et d’inclusion dans le cadre de son programme d’accès à l’égalité en emploi. Nous encourageons les candidatures des femmes, des minorités visibles et ethniques, des Autochtones et des personnes en situation de handicap.
Veuillez nous informer, en toute confidentialité, si vous avez besoin de mesures d’adaptation dans le cadre du processus de sélection.
Langue de travail
La Ville est un organisme reconnu en vertu de la Charte de la langue française et est autorisée à utiliser à la fois le Français et une autre langue officielle.
Processus de sélection
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Rémunération : 62 428,00$ par an
Avantages :
- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
