POSTE COMBINÉ/ADJOINTE AUX OPÉRATIONS ET RECEPTION
Titre du poste : Adjointe aux opérations
Service : Administration
Supérieur immédiat : Directrice aux opérations
Statut : Temps complet
1. Sommaire du poste
Sous l’autorité de la Directrice aux opérations, l’Adjointe aux opérations assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la résidence. Elle contribue à l’efficacité des processus administratifs, au soutien des ressources humaines, à la gestion documentaire ainsi qu’aux communications internes et externes, tout en offrant un service à la clientèle professionnel et conforme aux valeurs et aux standards de l’organisation.
2. Responsabilités principales
2.1 Service à la clientèle
- Assurer le service d’accueil et la réponse aux appels téléphoniques.
- Gestion des rendez-vous ( transports, accompagnements)
- Fournir des renseignements généraux et diriger les demandes vers les personnes concernées ;
- Maintenir une approche courtoise, professionnelle et respectueuse en tout temps.
2.2 Administration et gestion documentaire
- Produire mensuellement les tableaux de commande (produits d’incontinence et suppléments alimentaires) et en assurer le suivi ;
- Préparer les formulaires de réclamation relatifs aux frais de transport et d’accompagnement ;
- Compléter, enregistrer et transmettre quotidiennement les rapports AH-223 ;
- Créer les dossiers lors d'admissions (rentrer les données dans le système interne, transmettre les documents aux intervenants internes et externes)
- Créer, mettre à jour et optimiser les outils administratifs destinés à l’équipe de gestion ;
- Assurer le classement, l’archivage et la gestion des documents conformément aux politiques internes ;
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau ;
- Gérer annuellement les archives administratives ;
- Assurer le remplacement de l’adjointe à la direction lors d’absences ;
2.3 Soutien aux ressources humaines
- Participer à l’élaboration des horaires de travail en collaboration avec les directrices ;
- Effectuer la saisie et la mise à jour des horaires dans le logiciel Agendrix ;
- Préparer le fichier de paie aux deux semaines en collaboration avec la Directrice aux opérations et le transmettre à la comptabilité ;
- Assurer la mise à jour des documents de formation liés à la Loi 90 ;
- Acheminer les communications relatives aux évaluations et formations ;
- Produire mensuellement les statistiques liées aux retards et absences du personnel.
2.4 Gestion des systèmes et communications numériques
- Gérer et mettre à jour les plateformes numériques de la résidence (Facebook, Google) conformément aux orientations établies ;
- Utiliser efficacement les logiciels de gestion (Agendrix, SOFI et autres outils internes) ;
- Créer, mettre à jour et fermer les dossiers usagers dans SOFI ;
- Assurer la gestion administrative des dossiers d’hébergement temporaire.
3. Exigences du poste
3.1 Formation et expérience
- Attestation d’études collégiales (AEC ou DEC) en bureautique, DEP en secrétariat ou toute autre formation pertinente ;
- Expérience pertinente de trois (3) à cinq (5) ans dans un poste similaire ;
- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Bonne connaissance de l’anglais (atout).
3.2 Compétences et aptitudes professionnelles
- Excellente capacité d’organisation et gestion efficace des priorités, incluant la coordination simultanée de plusieurs dossiers ;
- Rigueur administrative, souci du détail et respect des échéanciers ;
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale ;
- Autonomie, sens de l’initiative et capacité d’adaptation ;
- Habiletés relationnelles développées : diplomatie, tact, professionnalisme et esprit de collaboration ;
- Discrétion et respect strict de la confidentialité.
Rémunération : 23,00$ par heure
Avantages :
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Formation:
- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)
Expérience:
- secrétariat ou équivalent: 3 ans (Obligatoire)
Langue:
- Français/écrit impécable (Obligatoire)
Permis/certificat:
- permis de travail (Obligatoire)
Lieu du poste : En présentiel
