Adjoint administratif / Adjointe administrative – Temps partiel (20h/semaine)À propos de nous
Nous sommes une entreprise jeune et dynamique dans le domaine de la cigarette électronique, avec une présence commerciale croissante au Canada, en France, en Espagne, en Allemagne, en Grèce, au Chili, en Suisse et au Royaume-Uni.
Dans le cadre de notre croissance rapide, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) organisé(e), autonome et à l’aise avec les outils technologiques afin de soutenir les opérations administratives et organisationnelles de l’entreprise.
Nous évoluons dans un environnement de type start-up, rapide et stimulant, où la polyvalence, la rigueur et l’efficacité sont essentielles.
Le poste est basé à Montréal et est offert à temps partiel, à raison d’environ 20 heures par semaine.
Le rôle
En tant qu’Adjoint administratif / Adjointe administrative, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Vous serez responsable de plusieurs tâches administratives, organisationnelles et comptables liées aux opérations canadiennes et européennes de la compagnie.
Nous recherchons une personne extrêmement organisée, proactive et débrouillarde, qui possède une excellente maîtrise d’Excel ainsi qu’une grande aisance avec les outils numériques et les systèmes de gestion.
Ce poste est idéal pour une personne qui aime la variété dans ses tâches, qui apprécie travailler dans un environnement structuré mais dynamique, et qui souhaite avoir un impact concret au sein d’une entreprise en croissance.
Responsabilités principales
Organisation des voyages d’affaires internationaux
- Organiser les déplacements professionnels internationaux pour les membres de l’équipe (salons, tournées promotionnelles, rencontres partenaires, etc.)
- Rechercher et comparer les meilleures options de vols, hôtels, transports et locations selon différents critères : prix, horaires, localisation et flexibilité
- Préparer des propositions de voyages détaillées pour approbation
- Effectuer les réservations de vols, hôtels, voitures, trains et autres besoins logistiques
- Préparer les agendas complets des participants avec toutes les informations pertinentes
- Gérer les assurances voyage et médicales des employés
- Effectuer les check-ins en ligne et préparer les cartes d’embarquement lorsque nécessaire
- Organiser et centraliser tous les documents de voyage dans les outils internes
- Préparer et assurer le suivi des rapports de dépenses liés aux déplacements
Administration & comptabilité
- Gérer et classer les factures fournisseurs et reçus provenant de différentes boîtes courriel
- Sauvegarder et organiser les documents administratifs dans Slack et autres systèmes internes
- Transmettre les documents comptables avec les bons codes comptables (GL / projet)
- Effectuer les suivis des comptes à payer et comptes à recevoir
- Effectuer les conciliations de transactions avec les comptes bancaires et cartes de crédit
- Préparer et transmettre différents documents à la comptabilité externe
- Préparer les rapports de dépenses des employés et assurer le suivi des remboursements
- Effectuer la réconciliation mensuelle des cartes de crédit
Gestion de données & rapports Excel
- Mettre à jour différents fichiers de suivi et tableaux de bord sur Excel et Google Sheets
- Compiler et analyser des données de ventes et de production
- Produire certains rapports mensuels et trimestriels pour la direction
- Utiliser des tableaux croisés dynamiques (Pivot Tables) et manipuler des données dans Excel
- Participer au suivi de commissions et à la préparation de rapports de performance
Coordination & soutien opérationnel
- Collecter et compiler les feuilles de temps des employés
- Effectuer le suivi des heures pour la paie
- Assurer certains achats administratifs pour le bureau
- Préparer et organiser les documents liés aux déplacements professionnels
- Offrir un soutien administratif à différents départements selon les besoins
Soutien administratif international
- Participer à certaines déclarations administratives liées aux opérations européennes
- Effectuer différents suivis administratifs avec des partenaires externes
- Maintenir des dossiers et suivis précis pour les opérations internationales
Profil recherché
- Minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire
- Excellente maîtrise d’Excel et aisance avec les outils technologiques
- Très bonne capacité d’organisation et grande attention aux détails
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
- Autonomie, débrouillardise et sens des priorités
- Aisance à travailler dans un environnement rapide et en constante évolution
- Excellentes compétences en communication
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit (obligatoire)
- Expérience en administration, comptabilité administrative ou coordination opérationnelle
- Expérience avec Google Sheets, Slack et outils numériques modernes
- Connaissance de Sage ou logiciels comptables (un atout)
Conditions
- Poste à temps partiel – environ 20 heures par semaine
- Horaire flexible (ex. 4 x 5h ou 2 à 3 journées par semaine)
- Poste en présentiel à Montréal
- Environnement de travail dynamique et flexible
- Équipe jeune et en croissance
- Stationnement sur place
- Tenue décontractée
Pourquoi nous rejoindre
- Rejoignez une entreprise internationale en pleine croissance avec un esprit start-up
- Travaillez dans un environnement stimulant où vos idées et votre autonomie sont valorisées
- Occupez un rôle clé ayant un impact direct sur les opérations de l’entreprise
- Faites partie d’une équipe motivée, dynamique et ambitieuse
Type d’emploi : Temps partiel, Permanent
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Administrative Assistant – Part-Time (20h/week)About Us
We are a young and dynamic company in the electronic cigarette industry, with a growing commercial presence in Canada, France, Spain, Germany, Greece, Chile, Switzerland, and the United Kingdom.
As part of our rapid growth, we are looking for an organized, autonomous, and tech-savvy Administrative Assistant to support the company’s administrative and operational activities.
We operate in a fast-paced start-up environment where versatility, attention to detail, and efficiency are essential.
This position is based in Montréal and is offered on a part-time basis, approximately 20 hours per week.
The Role
As an Administrative Assistant, you will play a key role in the company’s day-to-day operations. You will be responsible for a variety of administrative, organizational, and accounting-related tasks supporting both our Canadian and European operations.
We are looking for someone highly organized, proactive, resourceful, and very comfortable with Excel and digital tools.
This role is ideal for someone who enjoys variety in their work, thrives in a structured yet dynamic environment, and wants to have a direct impact within a growing company.
Key Responsibilities
International Business Travel Coordination
- Organize international business trips for team members (trade shows, promotional tours, partner meetings, etc.)
- Research and compare the best flight, hotel, transportation, and rental options based on pricing, schedules, location, and flexibility
- Prepare detailed travel proposals for approval
- Book flights, hotels, rental cars, trains, and other logistical needs
- Prepare complete travel itineraries for participants
- Manage travel and medical insurance for employees
- Perform online check-ins and prepare boarding passes when required
- Organize and centralize all travel documents within internal systems
- Prepare and follow up on travel expense reports
Administration & Accounting Support
- Manage and organize supplier invoices and receipts from multiple mailboxes
- Save and organize administrative documents in Slack and other internal systems
- Forward accounting documents with the appropriate GL/project codes
- Follow up on accounts payable and receivable
- Reconcile transactions with bank accounts and credit cards
- Prepare and send accounting-related documents to external accountants
- Prepare employee expense reports and follow up on reimbursements
- Perform monthly credit card reconciliations
Data Management & Excel Reporting
- Update tracking files and dashboards using Excel and Google Sheets
- Compile and analyze sales and production data
- Produce monthly and quarterly reports for management
- Use Pivot Tables and manipulate large amounts of data in Excel
- Assist with commission tracking and performance reporting
Operational Coordination & Support
- Collect and compile employee timesheets
- Track employee hours for payroll purposes
- Handle office supply purchases and administrative needs
- Prepare and organize documents related to business travel
- Provide administrative support to various departments as needed
International Administrative Support
- Participate in administrative reporting related to European operations
- Coordinate follow-ups with external partners
- Maintain organized records and accurate operational tracking
What We’re Looking For
- Excellent Excel skills and strong comfort with technology
- Strong organizational skills and attention to detail
- Ability to manage multiple tasks simultaneously
- Autonomous, resourceful, and proactive
- Comfortable working in a fast-paced and evolving environment
- Strong communication skills
- Excellent command of both French and English, spoken and written (mandatory)
- Experience in administration, administrative accounting, or operational coordination
- Experience with Google Sheets, Slack, and modern digital tools
- Knowledge of Sage or accounting software is an asset
Conditions
- Part-time position – approximately 20 hours per week
- Flexible schedule (ex. 4 x 5h or 2–3 days per week)
- In-person position based in Montréal
- Dynamic and flexible work environment
- Young and growing team
- On-site parking
- Casual dress
Why Join Us
- Join a fast-growing international company with a start-up mindset
- Work in a stimulating environment where initiative and autonomy are valued
- Play a key role with direct impact on company operations
- Be part of a motivated, dynamic, and ambitious team
Job Type: Part-time, Permanent
Pay: $25.00-$35.00 per hour
Benefits:
- Casual dress
- Flexible schedule
- On-site parking
Work Location: In person
