Titre du poste : Spécialiste en comptabilité(Comptes clients/Comptes fournisseurs et Gestion des commandes)
Lieu : Grande région de Montréal (100 % Télétravail)
Entreprise : IsoTech Design
Type d'emploi : Permanent à temps partiel (25 h/semaine)
À propos d'IsoTech Design & Clean Air Essentials Chez IsoTech Design, nous concevons et développons des isolateurs aseptiques et de confinement de précision ainsi que des solutions de salles blanches pour des clients des secteurs biopharmaceutique et de la santé dans le monde entier. Depuis 1994, IsoTech conçoit et fabrique des isolateurs aseptiques et de confinement pour les principales entreprises pharmaceutiques, biotechnologiques, les hôpitaux et les organismes de santé à travers le monde. Clean Air Essentials Canada et États-Unis se concentrent sur les consommables et les PON (procédures opératoires normalisées) utilisés dans les préparations magistrales stériles, les préparations de chimiothérapie, les préparations d'hormones et la surveillance environnementale, pour la conformité aux normes USP 797/800. Rejoignez notre équipe travaillant entièrement à distance et contribuez à des projets ayant un impact sur la santé mondiale.
Le rôle Nous recherchons un(e) spécialiste en comptabilité organisé(e) (comptes clients, fournisseurs et administration) pour gérer la facturation, les paiements des clients, les comptes fournisseurs et la logistique des commandes à distance. Il s'agit d'un rôle idéal pour un(e) professionnel(le) soucieux(se) du détail qui s'épanouit dans des flux de travail indépendants et sans papier.
Principales responsabilités liées aux opérations financières :
Comptes clients :
- Générer/soumettre des factures (CRM → QBO), y compris les factures d'acompte
- Envoyer les factures aux clients par courriel/poste lorsque requis
- Suivi des comptes clients : suivis de paiement (appels/lettres de retard), mises à jour du statut SUSPENDU (informer les représentants)
- Maintenir les calendriers de facturation et le suivi des paiements
- Traiter et enregistrer les paiements par carte de crédit et les dépôts par boîte postale (lockbox) dans NEX et QBO
- Déposer les chèques numériquement (numérisation + registre Excel)
Coordination des commandes :
- Récupérer les numéros de suivi
- Calculer les marges et entrer les frais de transport dans NEX
- Gérer les commandes en souffrance (suivre + expédier à l'arrivée du stock)
- Modifier/corriger les commandes dans NEX pour les représentants
Administration :
- Vérifier les commandes CRM (statut expédié/facturé/payé)
- Réponses par courriel en temps réel (clients/représentants)
- Tâches de saisie électronique de données (EDC)
Comptes fournisseurs :
- Envoi des paiements par chèque, Visa, virement bancaire ou ACH
- Appeler/envoyer des courriels aux fournisseurs pour configurer les paiements
- Prioriser les comptes fournisseurs en fonction des flux de trésorerie
- Surveiller les comptes bancaires et les cartes Visa
- Saisie des factures à payer dans QBO : bons de commande fournisseurs et non-fournisseurs tels que loyer, électricité, assurances, etc.
- Jumeler les factures avec les transactions par carte de crédit et effectuer les conciliations
- Demander les factures manquantes aux fournisseurs/collègues
- Vérifier tous les achats/factures par carte Visa et les saisir dans QB.
Conciliation et taxes :
- Conciliations bancaires et Visa
- Écritures comptables interentreprises
- Préparation des rapports trimestriels de taxes de vente de CAE USA
- Déclaration de la TPS/TVQ pour Isotech (mensuelle)
- Déclaration de la TPS/TVQ pour CAE Canada (trimestrielle)
- Soutien comptable et suivis de fin d'année
Soutien administratif : Gestion et réponse aux courriels
- Classement numérique des documents
- Tri, numérisation et organisation du courrier entrant et des documents
Exigences :
- 3 à 5 ans d'expérience en tenue de livres / comptabilité
- Expérience avec les comptes clients, les comptes fournisseurs, les conciliations, les déclarations de TPS/TVQ et les activités de fin de mois
- Maîtrise de QuickBooks en ligne (QBO)
- Expérience avec les systèmes CRM/ERP.
- Solides compétences avec Excel et Google Sheets
Qualifications souhaitées :
- Expérience dans les secteurs de la fabrication, de la distribution, de la santé ou de l'équipement médical.
- Expérience de la gestion des stocks et des commandes
- Expérience dans les déclarations de TPS/TVQ.
- Expérience en comptabilité multisociétés ou interentreprises
- Excellentes compétences en communication bilingue (anglais et français).
Précisions sur le télétravail :
- Poste entièrement en télétravail
- Le/la candidat(e) doit résider dans la grande région de Montréal.
- Des visites occasionnelles au bureau peuvent être requises pour des formations, des réunions ou des projets spéciaux.
Rémunération :
- 32 à 34 $/h plus avantages sociaux (assurances collectives et vacances)
- Environnement de travail entièrement à distance
Rejoignez notre équipe Chez IsoTech Design, nous croyons que la précision de notre travail commence par les bonnes personnes. Si vous êtes un(e) professionnel(le) de la finance soucieux(se) du détail qui s'épanouit dans des environnements à distance et qui souhaite contribuer à la protection de la vie grâce aux technologies d'air pur, nous aimerions vous connaître.
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Job Title: Accounting Specialist (AR/AP & Order Management)
Location: Greater Montreal Area (100% Remote)
Company: IsoTech Design
Job Type: Permanent part time ( 25 hrs/ week)
About IsoTech Design & Clean Air Essentials
At IsoTech Design, we design & engineer precision aseptic & containment isolators and cleanroom solutions for biopharmaceutical and healthcare clients worldwide. Since 1994, IsoTech has designed and manufactured aseptic and containement isolators for leading pharmaceuticals, biotech, hospitals and healthcare organizations worldwide. Clean Air Essentials Canada and USA are focused on the consumables and SOPs used in sterile compounding, chemo compounding, hormone compounding, and environmental monitoring, for USP 797/800 compliance. Join our fully remote team and contribute to projects that impact global health.
The Role
We seek an organized Accounting Specialist (account receivable, payable and administration) to manage invoicing, client payments, account payables and order logistics remotely. This is an ideal role for a detail-oriented professional who thrives in independent, paperless workflows.
Financial Operations key responsibilities:
Account Receivable:
· Generate/submit invoices (CRM→ QBO), including deposit invoices
· Send client invoices via email/mail when required
· Track AR: payment follow-ups (calls/past-due letters), HOLD status updates (notify reps)
· Maintain invoice schedules and payment tracking
· Process and record credit card payments & lockbox deposits in NEX and QBO
· Deposit checks digitally (scan + Excel log)
Order Coordination:
· Retrieve tracking numbers
· Calculate markups and enter freight in NEX
· Manage backorders (track + ship when stock arrives)
· Modify/correct orders in NEX for reps
Administration:
· Verify CRM orders (shipping/invoiced/paid status)
· Real-time email responses (clients/reps)
· EDC (Electronic Data Capture) tasks
Accounts Payable:
· Sending payments via cheque, Visa, wire, or ACH
· Calling/emailing vendors to set up payments
· Prioritizing payables according to cash flow
· Monitoring bank accounts and Visa cards
· Entering payable invoices in QBO : suppliers PO and non suppliers PO such as rent, hydro, insurance, etc..
· Matching invoices with credit card transactions & reconcile
· Requesting missing invoices from suppliers/colleagues
· Check all visa card purchases/invoices and entering them in QB.
Reconciliation & Tax
· Bank and Visa reconciliations
· Inter-company accounting entries
· Preparing quarterly CAE USA sales tax reports
· Filing GST/QST for Isotech (monthly)
· Filing GST/QST for CAE Canada (quarterly)
· Year-end accounting support and follow-ups
Administrative Support Managing and replying to emails
· Digital filing of documents
· Sorting, scanning, and organizing incoming mail and paperwork
Requirements
· 3-5 years bookkeeping /accounting experience
· Experience with AR. AP, reconciliations, GST,QST fillings and month end activities
· Proficiency with QuickBooks online (QBO)
· Experience with CRM/ERP systems.
· Strong Excel and Google sheets skills
Preferred Qualifications:
· Experience in manufacturing, distribution, healthcare or medical equipment industries.
· Experience with inventory and order management
· Experience in GST/QST filings.
· Experience with multi-company or intercompany accounting
· Strong bilingual communication skills (English and French).
Remote Work Clarification:
· Fully remote position
· Candidate must reside in the Greater Montreal Area.
· Occasional office visits may be required for training, meetings or special projects.
Remuneration:
· $ 32-34 / hrs plus benefits (group insurance & vacation)
· Fully remote work environment
Join Our Team
At IsoTech Design, we believe precision in our work begins with the right people. If you're a detail-oriented financial professional who thrives in remote environments and wants to contribute to protecting life with clean air technologies, we'd love to hear from you.
Pay: $32.00-$34.00 per hour
Benefits:
Work Location: Remote
